Stratégies pour optimiser les comptes payables

Pour de nombreuses entreprises, le département des comptes payables n'obtient pas beaucoup d'attention à moins que quelque chose ne soit mal. Cependant, il y a beaucoup à gagner dans le département des comptes payables qui est bien géré. Inversement, il y a beaucoup de problèmes qui peuvent provenir de celui qui boitait simplement. Ce département a souvent un effet énorme sur les flux de trésorerie d'une entreprise, et il existe des opportunités qui peuvent être acquises ou perdues en profitant des accords de paiement avec les fournisseurs.

Un service bien géré par les comptes payables devrait être en mesure de profiter des remises en volume et des réductions de paiement anticipé ainsi que de déterminer la meilleure façon de conserver le plus d'argent disponible pour une entreprise pour d'autres dépenses et investissements. Ce département devrait également être en mesure de s'assurer que les fournisseurs respectent leurs obligations en fonction des accords et des contrats, donc si le volume ou les normes de qualité ne sont pas respectés, les problèmes sont résolus et que des mesures correctives appropriées sont prises.

Problèmes de comptes communs communs

Bien qu'il existe de nombreuses opportunités pour réduire les coûts et libérer de l'argent, il existe également un certain nombre d'obstacles auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'ils tentent d'atteindre ces objectifs. L'étude d'optimisation des comptes à payer de Canon 2014 a révélé que le traitement du papier était l'une des plus grandes sources de problèmes pour de nombreuses organisations, le temps nécessaire pour faire face à la facturation de papier étant le plus gros problème. D'autres sources importantes de préoccupation étaient:

• S'assurer que les paiements sont effectués à temps
• Rationaliser le processus d'approbation de la facture
• Obtenir les meilleures conditions de paiement avec les fournisseurs et s'assurer que les obligations sont remplies des deux côtés
• Traitant d'une variété de systèmes de comptabilité et de facturation des fournisseurs
• Enregistrement et vérification de la sécurité des données et des transactions

De nombreux problèmes énumérés sont aggravés ou créés par une dépendance à la facturation papier. Les documents perdus sont un problème fréquent dans de nombreuses organisations, conduisant à des paiements tardifs ou manqués. De plus, alors qu'un certain nombre d'entreprises sont intéressées à numériser leurs documents, la majorité des fournisseurs envoient toujours des factures de papier ou les envoient par fax.

La plupart des petites entreprises gèrent leurs propres documents à la réception des comptes. Étant donné que peu de fournisseurs sont passés à la facturation électronique, la plupart des organisations dépensent de grandes quantités de main-d'œuvre entrant manuellement les données et créent des copies numériques de la documentation.

L'utilisation de la documentation papier ralentit fréquemment le processus d'approbation de la facture, car les copies doivent être faites et livrées aux membres appropriés de la direction pour examen. Lorsque les documents ne sont pas facilement accessibles ou disponibles dans un format numérique, il est difficile d'analyser les données et de s'assurer que les meilleurs accords de paiement sont obtenus et que les obligations sont remplies. Les accords de réduction à temps et à paiement anticipé peuvent facilement être perdus si les entreprises ne sont pas en mesure de faire des paiements lorsqu'ils sont nécessaires, donc les problèmes liés aux documents peuvent être coûteux.

Améliorations et optimisation

En raison du fait qu'un certain nombre de problèmes liés à la bonne gestion des départements de comptes payables découlent des mêmes causes profondes, il y a aussi quelques ajustements que les organisations peuvent faire en charge de nombreuses préoccupations en même temps. Trois des façons les plus efficaces pour lesquelles les entreprises peuvent rationaliser leurs processus de service à la réception des comptes à la place:

• Utilisez la reconnaissance des caractères de l'objet pour numériser les documents
• Profitez des portails en ligne accessibles aux fournisseurs
• Créer des workflows de gestion

OCR

Alors que de nombreuses entreprises profitent régulièrement des scanners pour créer des copies numériques de la paperasse, cela ne concerne généralement que la création d'une image d'un document enregistré sur un ordinateur. Cela signifie que les informations doivent encore être saisies manuellement dans une base de données, donc bien que la perte d'enregistrements soit moins un problème, elle prend toujours du temps.

La reconnaissance des caractères d'objet, ou OCR, implique de scanner un document et de récupérer des données à partir de celui-ci. Ces données peuvent être automatiquement ajoutées à une base de données ou une feuille de calcul. Le processus OCR contribue à réduire le problème des erreurs de saisie de données manuelles et permet la saisie d'informations dès que les documents sont reçus. OCR prend à peu près le même temps pour un employé que la numérisation d'un document pour créer un fichier image, et il ne nécessite généralement aucune étape supplémentaire. Selon Gartner, il existe des organisations qui peuvent afficher 80% ou plus de leurs factures sans qu'un employé doit être directement impliqué.

Portails fournisseurs

La rationalisation du processus de saisie des factures et des données dans un système centralisé peut permettre aux entreprises de créer ou de profiter d'un portail en ligne qui permet à une entreprise et à ses fournisseurs de suivre les commandes, de regarder les factures et de voir quand les paiements sont effectués. La mise à la disposition de ces données pour un certain nombre de personnes d'une organisation peut aider à s'assurer que le service des comptes payables a une surveillance appropriée, et il peut aider à accélérer le temps nécessaire pour approuver les factures. Permettre aux fournisseurs d'accéder au portail permet à ces entreprises de soumettre des factures et de suivre les paiements ainsi que de faire connaître tout problème avec les fournitures reçues ou les problèmes de facturation.

Établir des workflows et des processus

Cependant, une organisation décide de gérer ses efforts de gestion des données, il est important qu'il y ait un processus établi en place pour gérer les comptes et les paiements. Cela permet aux entreprises de s'assurer que les opérations fonctionnent et déterminent les alternatives si elles sont lourdes ou entraînent des erreurs ou des retards. Selon Deloitte, ces processus devraient détailler ce que fait le département des comptes payables lorsqu'il reçoit une facture, comment les données sont les entrées et partagées et quel est le processus pour obtenir des factures approuvées. Il devrait également y avoir des lignes directrices pour déterminer les meilleures façons de traiter les différents types de fournisseurs.

Alors que de nombreux fournisseurs offrent des réductions pour le paiement dans les 30 ou 90 jours, cela ne vaut peut-être pas la réduction si cela inhibe les flux de trésorerie d'une organisation. Il est également essentiel qu'il existe un moyen de vérifier que la société et les fournisseurs respectent les prescriptions d'un contrat ou d'un accord. L'établissement de workflows pour traiter ces problèmes peut aider les organisations à faire les bons choix.

Lorsque les fournisseurs ne livrent pas à temps, en montants suffisants ou en quantités appropriées de stock, les entreprises peuvent ne pas vouloir payer des factures tant que ces questions n'auraient pas été résolues. Un flux de travail peut être essentiel pour établir ce qui doit être fait lorsque ces problèmes surviennent. De plus, les paiements aux fournisseurs doivent également être effectués à temps pour empêcher la perte de rabais ou encourir des pénalités pour des paiements en retard. Chaque accord de fournisseur doit être documenté et mis à jour à mesure que les choses changent, et les processus devraient s'assurer que chaque compte est géré de manière appropriée.

La création de workflows peut également aider une entreprise:

Externalisation

Numériser les enregistrements, la mise en œuvre de l'OCR et l'utilisation d'un portail auquel les fournisseurs ont accès peut ne pas être quelque chose qui est nécessaire pour les petites entreprises, mais les organisations ne devraient pas supposer que le coût empêchera une entreprise de pouvoir en profiter d'eux. Bien que le coût de l'installation et du maintien de systèmes électroniques puisse être prohibitif pour de nombreuses petites et moyennes organisations, le faire en interne n'est souvent pas nécessaire. Il existe une variété de fournisseurs tiers que les organisations peuvent externaliser ces tâches à. Les organisations peuvent obtenir une assistance externalisée pour tout, de la création d'un processus OCR à aider une entreprise à créer des workflows pour analyser les contrats des fournisseurs.

Alors que les organisations peuvent ne pas être en mesure de verser les coûts de mise en œuvre d'une variété de systèmes informatiques par eux-mêmes, avoir un tiers les manipuler est souvent très abordable. Les entreprises devront comparer les coûts de l'utilisation de parties externes pour développer ces systèmes avec les économies et la valeur potentielles de la libération de l'argent, mais l'externalisation permet aux organisations de profiter de la technologie et des systèmes qui seraient normalement trop chers.

• Assurez-vous que les bons de commande sont créés pour chaque nouvelle commande
• Vérifiez que les factures correspondent aux produits reçus et respectez les accords contractuels
• Vérifiez les enregistrements pour vous assurer que les paiements sont effectués, qu'ils sont effectués à temps et qu'ils ne sont pas dupliqués
• Déterminez la meilleure méthode de paiement des factures, par exemple par le biais d'EFT ou de cartes de crédit, pour réduire les frais