Merci lettres que les donateurs adoreront

La gratitude est puissante, et une lettre de remerciement par la poste continue d'être l'un des moyens les plus utiles pour l'exprimer aux donateurs.

Une lettre de remerciement exprime l'appréciation, sert de reçu et aide à établir une relation plus forte avec le donneur. L'envoi d'une lettre de remerciement efficace pourrait donner à votre organisation un avantage dans un monde de concours de charité.

Pourquoi une lettre de remerciement est importante

Les lettres de remerciement doivent être prises en compte dans le contexte d'un plan de rétention des donateurs. Ce plan devrait couvrir au minimum:

• Comment un organisme de bienfaisance sollicite les dons
• Envoi de donateurs en ligne à une page de destination post-donation appropriée
• Envoi d'un e-mail merci immédiatement aux donateurs en ligne
• Obtenir une lettre de remerciement par la porte dans les 72 heures, que les donateurs aient envoyé un chèque par courrier ou que vous avez fait un don en ligne

Selon le rapport de l'enquête sur l'efficacité des collectes de fonds de l'organisation de collecte de fonds de l'organisation de collecte de fonds, le taux de rétention global moyen des donateurs en 2018 n'était que de 43%, ce qui signifie que moins de la moitié des donateurs 2017 sont revenus pour remettre en 2018.Il peut y avoir de nombreuses raisons à cela, mais le manque de stratégies de rétention efficaces joue un rôle important.

Les organismes de bienfaisance perdent de l'argent lorsque les donateurs ne reviennent pas. Ils gagnent des fonds quand ils peuvent faire revenir les donateurs. Il est moins cher de garder un donateur que d'en recruter un.

Dans une étude menée par le chercheur de philanthropie Adrian Sargeant, les donateurs ont rapporté que l'une des principales raisons pour lesquelles ils avaient cessé de donner est qu'ils n'ont pas été remerciés. Dans une autre étude de DonorVoice, l'une des principales raisons pour lesquelles les donateurs donnent pour continuer à faire un don est de recevoir un merci en temps opportun. 

Que inclure dans une lettre de remerciement aux donateurs

Les lettres de remerciement sont une grande partie des stratégies de rétention efficaces. Même dans un monde en ligne, les gens apprécient toujours une lettre envoyée par la poste. Voici les incontournables pour une lettre de remerciement qui fonctionne.

Ça doit être opportun

Les experts de la collecte de fonds recommandent d'envoyer une lettre de remerciement sans faute si ce sont des donateurs pour la première fois ou de longue date avec 48 à 72 heures après avoir reçu le don. Le timing peut varier, mais le donateur devrait encore se souvenir de ce don lorsqu'il reçoit le remerciement. Un remerciement trois mois plus tard ne fera que peu de bien.

Il doit être précis

Le nom et l'adresse du donateur sont-ils corrects? Avez-vous utilisé le bon honorifique, comme MS, MRS ou M? L'orthographe et la grammaire sont-elles correctes? Le formatage rend-il la lettre facile à lire? Le cas échéant, utilisez le prénom du donateur dans la salutation pour plus de personnalisation.

Il doit permettre au donneur de visualiser l'effet du don

Avez-vous inclus une histoire sur quelqu'un ou un animal qui bénéficiera du cadeau? Ou avez-vous utilisé un témoignage de cette personne? Les gens se sentent plus généreux lorsqu'ils peuvent visualiser des personnes ou un animal particulier qu'ils ont aidés.

Cela doit montrer à quel point vos programmes fonctionnent

Incluez un paragraphe sur votre mission et certaines statistiques sur vos résultats. Gardez-le court, cependant. La lettre devrait tenter d'atteindre le cœur du donateur plus que la tête. Incluez juste assez de données numériques pour prouver que vous suivez et faites ce que vous promettez.

Il doit utiliser "vous" plus souvent que "nous" ou "je."

Faire du donateur le héros. Utilisez l'expression "à cause de vous" fréquemment. Faites la lettre sur le donateur et les personnes qu'ils aident plutôt que sur l'organisation. Ce n'est pas le moment de se vanter de l'argent que vous collectez ou des prix que vous avez gagnés. Il s'agit du donateur et de ce qu'ils ont rendu possible.

Incluez le montant du cadeau et les informations sur les taxes

Le montant total est-il déductible ou seulement une partie? L'IRS stipule quelles déclarations juridiques doivent être incluses.Ces informations peuvent être à la fin de la lettre, bien que, dans le corps, le montant doit être mentionné. Par exemple, "Merci pour votre don de 200 $."La mention du montant est initialement une confirmation du montant et un rappel pour le donateur.

Il devrait être signé par une personne remarquable

Cette personne pourrait être membre du conseil d'administration, directeur exécutif, bénévole ou bénéficiaire du don. Une personne à haut statut est logique pour la plupart des lettres de remerciement. Mais certaines lettres de remerciement pourraient provenir d'une personne qui utilise les services de votre organisation, comme un étudiant qui reçoit une bourse ou la mère d'un enfant qui profite.

Il comprend un post-scriptum

Lorsque les gens scannent une lettre, ils lisent le PS. Alors faites ce dernier compte de message. Répétez une information vitale et réitérez votre gratitude. Le cas échéant, demandez à la personne de signer la lettre ajouter un PS rédigé à la main disant merci encore ou référençant quelque chose de personnel.

Ce ne devrait pas être une lettre de formulaire générique

Idéalement, les lettres de remerciement ne devraient pas être des lettres génériques, installées, puis oubliées. Ne laissez pas vos remerciements devenir routine et terne. À moins que vous ayez un grand nombre de donateurs, votre organisme de bienfaisance devrait essayer de rendre chaque lettre de remerciement unique afin que le donateur sache que la lettre était spécifiquement destinée à elle.

Exemple de lettre de remerciement

Si vous voulez que les donateurs donnent, encore et encore, montrez-leur votre gratitude en prenant le temps de dire merci de manière créative et en personnalisant ces lettres de remerciement et ces notes. 

Vous pouvez utiliser cet échantillon comme modèle pour écrire des lettres de remerciement pour les donateurs. Téléchargez le modèle (compatible avec Google Docs et Word en ligne), ou lisez la version texte ci-dessous.

3 Les lettres de merci les donateurs adoreront

Merci la lettre n ° 1 (version texte)

Chère Deborah, 

Merci à vous, Michael et sa sœur, Janet, ont célébré le 9e anniversaire de Michael avec des gâteaux et des ballons dans un endroit sûr et aimant. Ils n'ont plus peur et aiment avoir leurs propres chambres.

Merci pour votre récent cadeau généreux de 100 $ aux services résidentiels pour enfants du Grand Boston. Votre volonté d'aider les enfants déplacés dans notre communauté météorologiques, les crises de leur vie font toute la différence pour les enfants, tout comme Michael et Janet.

Grâce à vous, nous avons fourni 250 enfants cette année avec un endroit où vivre, apprendre et nous sentir en sécurité.

Votre don aidera à acheter de nouveaux ordinateurs pour nos enfants au cours des six prochains mois. Les enfants sont impatients que les nouveaux ordinateurs fassent leurs devoirs et communiquent avec des amis et la famille.

Les ordinateurs font partie de notre campagne d'excellence dans le service qui rendra notre maison encore plus agréable pour Michael, Janet et leurs nouveaux amis. Vous et d'autres personnes comme vous nous avez rapprochés de notre objectif de 50 000 $ pour cette campagne.

Nous serions ravis de vous faire une tournée pour rencontrer certains des 15 employés et 50 enfants avec nous. Nous aimons montrer notre maison confortable et les enfants aiment rencontrer des visiteurs. Un ou deux pourraient même vous montrer ce qu'ils peuvent faire avec leurs nouveaux ordinateurs.

Janet Teebs, notre directeur du développement, est toujours disponible pour organiser une visite pour vous ou pour répondre à toutes les questions que vous pourriez avoir. N'hésitez pas à l'appeler au 520-446-0912 ou à lui envoyer un courriel à Janetteebs @ CRS.com.

Nous serions ravis de vous garder dans la boucle avec nos e-mails et nos newsletter. Vous pouvez vous inscrire à ceux de notre site, www.CRC.org.

Encore une fois, merci pour tout ce que vous faites pour nos enfants. Tu fais aussi partie de leur vie.

Sincèrement,

Malcolm Wexter
Directeur exécutif

P.S. Nous dépendons des bénévoles pour nous aider. Si vous souhaitez partager votre temps, informez Janet, et elle demandera à notre coordinateur de bénévoles de contacter. Nous avons des présentations fréquentes à notre travail pour les bénévoles. Nous serions ravis de vous voir là-bas.

Merci la lettre n ° 2 (version texte)

Cher James,

Tout d'abord, laissez-moi dire, merci!

Votre récent don de 150 $ signifie que vous comprenez à quel point la conduite d'un cheval peut être précieuse à un enfant avec des défis cognitifs ou physiques.

Mais permettez-moi de vous dire ce que nos services à l'équitation thérapeutique d'Atlanta signifient pour certains des enfants qui viennent à nos cours.

• Un petit garçon avec une paralysie cérébrale sévère a appris à s'asseoir haut sur son cheval. Sa mère était si fier et a dit: "Je n'ai jamais pensé qu'il pourrait faire si bien. S'il peut faire ça, que peut-il faire d'autre?"
• Une jeune fille qui n'avait jamais dit un mot a soudainement dit "aller" à son cheval.
• Parce qu'elle a construit sa confiance en roulant, une petite fille n'a plus peur d'être sur les balançoires de l'aire de jeux.
• Un enfant qui avait du mal à marcher seul a commencé à le faire après seulement quelques fois sur un cheval.
• Une jeune fille a pu parler plus fort dans sa classe parce qu'elle était devenue plus forte et que sa respiration est mieux de l'écouter son cheval.

Bien que ces victoires puissent sembler petites à la personne moyenne, vous savez qu'ils ne sont pas. C'est pourquoi vous avez donné et pourquoi les enfants que nous servons et nous sommes pleins de gratitude pour votre générosité.

Les donateurs comme vous aident à rendre notre conduite thérapeutique possible, à nous assurer que nos chevaux sont bien nourris, hébergés et formés et garantir que nous pouvons offrir des bourses aux enfants et à leurs familles qui ne pourraient pas, sinon, nous offrir à ces activités améliorant la vie.

Nous voulons que vous soyez aussi un membre actif de notre communauté. Veuillez visiter notre site Web sur www.trame.org pour vous inscrire à nos e-mails et newsletters. Et surveillez les invitations à nos événements tels que Horsin 'Around, Hearts & Horses, et les visites spéciales que nous proposons toute l'année.

Nous sommes volontaires intenses et nous aimerions que vous ressentiez la joie d'aider un enfant à monter un cheval. Indiquez simplement votre intérêt sur notre site Web ou appelez le coordinateur de bénévoles, Sandy Converse, à xxx-xxxx. Les bénévoles peuvent également porter de super t-shirts!

Encore merci! Nous aimons votre soutien.

Le meilleur toujours,

Lilly Anderson
Directeur exécutif

P.S. En tant que remerciement spécial, nous vous ajouterons à notre cercle exclusif d'amis et énumérant votre nom dans notre rapport annuel et notre newsletter. S'il vous plaît, arrêtez-vous bientôt à notre ranch pour que nous puissions dire merci en personne.

Merci la lettre n ° 3 (version texte)

Cher Frank et Louise,

Cette semaine, grâce à votre aide, nous avons déplacé Tom et Francis, un couple senior, dans un appartement brillant et bien meurlé dans une communauté consacrée à leur santé et à leur bonheur.

Pas plus isolé dans une visite difficile à utiliser dans un immeuble de grande hauteur, Tom et Francis ont désormais un accès facile aux services dont ils ont besoin. De plus, ils recevront deux repas par jour et participeront à des activités saines et amusantes allant des cours d'exercice aux sorties de la communauté.

Merci pour votre don réfléchi de 250 $ à l'agence du comté de Wildthorne sur le vieillissement. Votre don s'assurera que les personnes âgées de notre comté, comme Tom et Francis, prospèrent.

Comme vous le savez, plus de 30% des aînés de nos comtés vivent avec de petits revenus fixes. L'agence sur le vieillissement fournit des repas, des subventions au loyer, des conseils, des loisirs et des soins de santé pour beaucoup d'entre eux.

À cause de vous, nous pouvons continuer à aider les seniors en détresse. Les dons de personnes attentionnées comme vous nous aident à compenser les coupes dans notre financement d'État et de gouvernement local.

À vrai dire, nous ne pouvions pas faire ça sans toi. Nous, et ceux que nous servons, apprécions sincèrement votre générosité.

Sincèrement,

Joyeux boulanger
Directeur du développement

P.S. Veuillez m'appeler à tout moment chez xxxxx si vous avez des questions, vous souhaitez une mise à jour sur ce que nous faisons ou que nous souhaitons faire du bénévolat sur l'un de nos sites. Nous serions ravis de vous rencontrer en personne pour que nous puissions dire merci face à face.