Conseils et outils pour l'enregistrement des événements

Les progrès technologiques ont eu un impact significatif sur la planification des événements et l'enregistrement des événements en particulier. Il est passé depuis longtemps les jours des invitations papier qui arrivent dans une enveloppe avec un tampon. L'inscription en ligne est de plus en plus courante pour chaque type d'événement, des séminaires commerciaux et des conférences annuelles aux fêtes d'anniversaire et aux fonctions de vacances de l'entreprise. Bien que ce processus en ligne puisse sembler simple, il faut toujours du travail.

Heureusement pour les planificateurs d'événements, de nombreux outils sont disponibles pour aider à l'enregistrement des événements. Les choix incluent des plateformes simples qui s'attaquent aux bases de l'enregistrement des événements et à celles qui sont plus avancées, offrant des applications multifonctionnelles. Certains programmes d'inscription d'événements traitent les paiements d'événements. Certains fournissent également des remboursements automatiques si l'enregistrement est annulé. D'autres packages créent des étiquettes de noms d'inscrit. Les outils d'enregistrement des événements peuvent également permettre l'intégration avec une conférence ou un site Web de l'entreprise ainsi que se connecter à leurs plateformes de médias sociaux.

Malheureusement, avec autant d'options, le processus de sélection de l'outil d'enregistrement des événements pour votre entreprise peut être écrasant. Voici un guide simple à suivre pour sélectionner les outils d'inscription des événements qui servent le mieux votre entreprise de planification d'événements.

Choisir le logiciel d'enregistrement des événements: par où commencer?

Lors de la sélection des outils d'enregistrement des événements, il est préférable de commencer par déterminer vos besoins et vos désirs. Réfléchissez à vos priorités d'inscription et à votre entreprise de planification d'événements. Posez-vous ces questions:

• Vos besoins sont-ils simples et nécessitent uniquement le traitement des inscriptions et des paiements? 
• Offrez-vous plusieurs sessions dans l'événement principal qui nécessitent des inscriptions supplémentaires?
• Avez-vous besoin de gérer les réservations d'hôtels ou les arrangements de voyage?
• Soutenez-vous un site Web de conférence?
• Fourrez-vous des étiquettes de nom, coordination des exigences audiovisuelles ou hébergeant des séances de retrait spéciales?
• Gérez-vous plus d'un événement simultanément?
• Votre événement est-il un événement annuel ou un événement unique?

Les réponses à ces questions vous aideront à trouver le logiciel d'enregistrement des événements qui convient le mieux à vos besoins.

Outils

Avec autant de choix dans le logiciel d'enregistrement des événements, il est facile de se faire prendre dans des fonctionnalités flashy et les derniers outils, qu'ils travaillent pour votre événement ou s'ils seront même utilisés du tout. Ne soyez pas attiré par le dernier et le meilleur. Au lieu de cela, faites une liste de ces fonctionnalités que vous utilisez actuellement dans votre processus d'enregistrement d'événements et ajoutez celles que vous souhaitez inclure pour rationaliser le processus. Certaines fonctionnalités disponibles comprennent les éléments suivants:

• Inscription en ligne d'événement
• Événement Inscription sur place
• Inscription au groupe des participants
• Auto-enregistrement des participants
• Traitement des paiements d'événements
• Gestion et rapports des participants
• Création et gestion des insignes des participants
• Enregistrement pour les séances individuelles
• Forme de développement
• Gestion de la chambre d'hôtel
• Gestion commerciale
• Réseaux sociaux
• Enquêtes et rétroaction des événements

Prix

De nombreux outils d'enregistrement d'événements offrent des fonctions standard à un prix raisonnable, qui convient bien lors de la gestion des événements simples. Ces programmes comprennent des formulaires d'inscription de base qui peuvent être liés à votre site Web. Ils peuvent recueillir les informations d'enregistrement, y compris les informations sur les cartes de crédit, pour enregistrer et traiter les paiements par carte de crédit. De plus, les listes d'enregistrement des participants peuvent être compilées ou exportées. Selon le type d'événements que vous planifiez et la fréquence des événements, ces outils simples peuvent être un bon ajustement en fournissant exactement ce dont vous avez besoin sans être enlisé avec toutes sortes de fonctionnalités supplémentaires qui ne vous sont pas utiles.

Capacités supplémentaires

Si votre travail de planification d'événements vous fait planifier de grandes conférences, alors les outils d'enregistrement des événements qui offrent des fonctionnalités supplémentaires au-delà des bases peuvent être exactement ce dont vous avez besoin. Les solutions incluent celles qui traitent l'enregistrement des événements et combinent cette fonctionnalité avec la possibilité de suivre et de signaler divers détails d'un événement plus grand et plus complexe. Si les participants à l'événement s'inscrivent à la conférence, puis s'inscrivent à des ateliers spécifiques dans une session donnée, il existe des outils pour permettre cette fonction.

Certains logiciels permettront le traitement de plusieurs participants d'une seule organisation avec une seule source de paiement et offriront des structures de tarification différentes en fonction des remises de groupe ou des frais d'enregistrement précoce. Si vous avez besoin de rapports personnalisés, recherchez un package d'enregistrement d'événements qui générera automatiquement des rapports en compilant des listes de présence en fonction des ateliers individuels ou d'autres paramètres que vous sélectionnez. Les conférences appellent généralement à des Nametags imprimés, alors mettez cela sur votre liste «Must Have» afin que ceux-ci puissent être créés automatiquement dans le cadre du processus d'enregistrement des événements et rechercher la personnalisation pour refléter si le participant est inscrit pour toute la conférence, une partie de la semaine ou seulement une journée spécifique.

L'intégration

Pour les planificateurs d'événements qui organisent de nombreux événements, l'intégration des données d'enregistrement dans votre base de données existante peut être une fonction critique pour votre organisation. Considérez les méthodes actuelles pour ajouter des inscrits dans votre base de données et identifier les domaines d'amélioration. Il est important de réfléchir à diverses façons que ces informations peuvent être intégrées aux informations existantes, telles que les personnes qui ont fait du bénévolat ou un don. La plupart des applications d'enregistrement d'événements offrent la possibilité d'exporter manuellement les données. Cependant, cette méthode prend du temps car elle nécessite à nouveau l'importation manuelle des informations dans votre base de données. Explorez des forfaits qui peuvent satisfaire non seulement les demandes d'enregistrement de vos événements et mais également soutenir vos besoins de gestion constitutifs.

Test Drive avant d'acheter

Une fois que vous avez réduit votre choix de logiciel d'enregistrement des événements, déterminez s'ils offrent une période d'essai gratuite. Cela vous donnera l'occasion non seulement de tester les fonctionnalités, mais de voir s'il a la fonctionnalité dont vous avez besoin et si c'est un bon choix pour votre événement. C'est aussi l'occasion de découvrir son niveau de service à la clientèle lorsque vous répondez à vos questions ou à travailler pour résoudre un problème que vous rencontrez.