Conseils pour choisir un logiciel de comptabilité des petites entreprises

L'utilisation du logiciel comptable permet d'économiser des heures par rapport à la gestion des livres manuellement ou à l'utilisation d'une feuille de calcul. Le logiciel comptable réduit ou élimine la saisie de données redondantes, telle entrant l'adresse du client sur le devis, puis ajoutant le bon de travail et la facture. C'est une industrie en plein essor, avec une étude projetée que le marché mondial des logiciels comptables atteindra 11 $.8 milliards d'ici 2026.

Si vous êtes un propriétaire unique avec un revenu modeste, vous n'avez peut-être pas besoin de logiciels comptables, mais les propriétaires de petites entreprises qui portent des stocks et jonglent avec un grand nombre de clients et d'employés gagneront du temps et auront des enregistrements plus précis s'ils utilisent des logiciels comptables.

Voici quelques conseils sur la façon de choisir le bon logiciel de comptabilité pour votre entreprise.

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Recherchez certaines fonctionnalités

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Répartir les choix de logiciels comptables en faisant une liste des fonctionnalités de comptabilité des petites entreprises dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise. Consultez d'abord votre équipe pour vous assurer de couvrir tout ce que votre entreprise a besoin, car vous pouvez constater qu'il y a des fonctionnalités dont vous avez besoin auparavant. Et une fois que vous avez choisi et implémenté le logiciel, il peut être coûteux à bord de votre équipe sur une autre solution logicielle après avoir découvert que la solution précédente n'avait pas les outils nécessaires.

La plupart des fonctionnalités de comptabilité des petites entreprises comprennent:

• Gestion de l'inventaire
• Suivi des ventes
• Gérer les contacts des clients
• Prise en charge du compte marchand
• Budgétisation
• Estimations
• Paie
• Représentation fiscale des entreprises

Certains logiciels comptables sont conçus spécifiquement pour des industries telles que la construction, la fabrication et les distributeurs en gros. Si votre petite entreprise se trouve dans une industrie avec des exigences comptables spécifiques, il peut y avoir des logiciels comptables avec des fonctionnalités pour répondre à ces exigences. N'oubliez pas de demander à d'autres personnes dans votre ligne de travail pour des opinions sur leur logiciel de comptabilité pour guider votre sélection.

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Déterminez si cela correspond à votre entreprise

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Maintenant que vous avez réduit vos choix de logiciels comptables, posez des questions pendant que vous achetez un logiciel de comptabilité des petites entreprises pour déterminer si elle convient à votre entreprise.

Le logiciel grandira-t-il avec vous?

Découvrez si le logiciel dispose de modules que vous pouvez ajouter plus tard si nécessaire. Un exemple de module commun que vous pouvez ajouter plus tard est la comptabilité de paie.

Si les modules ne peuvent pas être ajoutés, le logiciel se passe facilement vers une version plus performante du même logiciel comptable? Ou, le logiciel exporte-t-il un format de données tel que CSV afin que vous puissiez le télécharger si vous passez à un autre titre de logiciel comptable ultérieurement?

Votre banque le soutient-il? 

Pouvoir télécharger les transactions de votre banque fait gagner beaucoup de temps, alors découvrez d'abord si votre banque prendra en charge le logiciel.

Si elle est en ligne ou installée?

Le logiciel de comptabilité en ligne est un logiciel Web qui s'exécute en toute sécurité via un navigateur Internet. Le logiciel de comptabilité en ligne est particulièrement pratique pour accéder aux données comptables et aux enregistrements à partir de plusieurs ordinateurs.

L'accès peut-il être restreint pour certains utilisateurs?

Si plus d'une personne utilise le logiciel comptable, une personne peut avoir besoin d'un accès complet à toutes les fonctions, mais d'autres peuvent avoir besoin d'accès qu'aux zones d'entrée de données et non à des rapports.

Le logiciel comptable est-il livré avec un essai gratuit?

Il est toujours préférable de l'essayer du logiciel avant de l'acheter. Pour voir à quel point la documentation logicielle est utile, téléchargez l'essai gratuit et essayez-le pendant quelques jours pour voir si c'est un ajustement.

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Facteur des coûts de soutien

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N'oubliez pas de comprendre les coûts de support dans votre budget de logiciel comptable. Certains logiciels comptables fournissent une prise en charge basée sur les frais par e-mail ou par téléphone à partir du moment où vous commencez à utiliser le logiciel. Cependant, il est courant que le coût du logiciel de comptabilité des petites entreprises fournisse un support sans frais pour une période de temps définie afin que vous puissiez poser des questions lorsque vous commencez à utiliser le logiciel sans encourir de dépenses supplémentaires. Après cette période, vous payez un soutien annuellement, trimestriel ou sur une base par utilisation.

Le logiciel comptable peut avoir un forum utilisateur en ligne gratuit où vous pouvez également poser des questions. Cela peut être une bonne alternative au support basé sur les frais lorsque votre question concerne quelque chose de simple, comme comment utiliser une fonctionnalité.

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Ne payez pas pour les fonctionnalités inutiles

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Une entreprise plus petite et moins complexe a besoin de moins de fonctionnalités qu'une entreprise plus grande. Peu importe à quel point les "sifflets et cloches" supplémentaires irrésistibles semblent, résistez à la tentation d'acheter plus de logiciels comptables que vous avez besoin.

Généralement, vous payez plus pour des fonctionnalités supplémentaires dans les logiciels comptables. Si votre entreprise grandit suffisamment pour avoir besoin de fonctionnalités financières plus robustes, le coût est justifié, mais jusque-là, vous devez vous en tenir aux bases. Pour les petites entreprises, il y a désormais suffisamment d'options de logiciels comptables disponibles pour que la sur-achat soit inutile.

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Consultez votre comptable

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Le logiciel de comptabilité ne remplace pas AnAccountant pour s'assurer que votre entreprise adhère aux pratiques comptables et fiscales légales et acceptées. Mais lorsque vous utilisez un logiciel comptable, votre comptable n'aura pas à passer du temps à faire certaines tâches, ce qui permet d'économiser de l'argent pour une petite entreprise.

Tout bon logiciel de comptabilité aura les rapports que vous devez remettre à votre comptable sur une base mensuelle, trimestrielle et annuelle. Demandez à votre comptable quels rapports sont nécessaires et assurez-vous de les générer avec le logiciel de comptabilité que vous envisagez.