Conseils pour écrire des communications d'inscription ouverte

Chaque année, les inscriptions ouvertes permettent aux employeurs d'offrir des avantages de groupe à leurs employés pendant une brève période, généralement environ 30 à 45 jours. Au cours de cette fenêtre critique, les employés doivent être informés des avantages sociaux des employés auxquels ils peuvent s'inscrire, quand le faire et où s'inscrire. Malheureusement, de nombreuses équipes de ressources humaines ont du mal à communiquer les informations nécessaires aux employés afin qu'ils puissent manquer.

Le courrier électronique peut être un puissant outil de communication pour éduquer les employés pendant les périodes d'inscription ouvertes lorsqu'elles sont utilisées correctement. Parce qu'il est largement accepté et accessible en tant qu'outil de communication, cela peut être un bon moyen d'atteindre tous les employés. Apprenez des conseils d'experts pour communiquer les avantages sociaux pendant l'inscription ouverte, afin que vos employés profitent pleinement de vos offres de prestations de groupe cette année.

Communiquer des avantages avant, pendant et après l'inscription ouverte

Des mois avant la date d'inscription ouverte, il est important d'avoir un solide plan de communication pour fournir les informations pertinentes aux employés avant l'inscription, lors de l'inscription active, et une fois l'inscription en termes. Cela peut être une série de courriels qui encouragent les employés à prendre des mesures spécifiques, avec des liens vers le site d'inscription et des informations sur les avantages sociaux.

Affecter un représentant de la communication des avantages centraux

La réactivité est essentielle lors de l'inscription ouverte car les employés auront d'innombrables questions pendant cette période. Assurez-vous d'attribuer au moins une personne qui servira de point de contact pour tous les courriels entrants d'employés qui ont des questions et des préoccupations. Ce devrait être quelqu'un qui connaît très bien les détails du plan, les taux et les délais.

Utilisez un système interne pour collecter des informations et analyses liées aux avantages

Votre entreprise suit-elle activement les inscriptions, les inscriptions partielles et d'autres aspects du processus d'inscription? Sinon, alors un système interne peut être utile pour rester au courant de la gestion des inscriptions dans toute l'organisation. Utilisez un serveur de messagerie gratuit comme Outlook pour configurer les alertes de messagerie pour les modifications de données.

Créez une série de messages pour les points de contact hebdomadaires avec les employés

L'inscription ouverte peut être facilitée et plus productive lorsqu'il y a un échange constant entre l'équipe RH et les employés. Dans le cadre de votre stratégie de communication par e-mail, créez une série de messages qui parlent de sujets de santé et de bien-être, les fonctionnalités des programmes d'avantages sociaux et d'autres questions connexes. Envoyer des e-mails hebdomadaires à tous.

Donnez aux gestionnaires un compte rendu hebdomadaire des efforts d'inscription des avantages

C'est toujours une bonne chose d'obtenir l'adhésion complète des gestionnaires pendant les efforts d'inscription des avantages. Pourquoi? Les managers peuvent aider les employés à hiérarchiser leur inscription à leurs avantages pour la prochaine année du plan, et ils peuvent expliquer comment les avantages sociaux soutiennent les objectifs des employés. Utilisez une campagne de messagerie ciblée pour les gestionnaires pendant les périodes d'OE pour les tenir au courant des tâches et dates importantes.

Rendre les e-mails avantageux amusants

La période d'inscription ouverte ne doit pas être stressante. En fait, cela peut être l'occasion de s'amuser un peu. Développer des e-mails qui incluent des jeux amusants comme des questions de trivia, des faits intéressants sur l'entreprise et des cadeaux de collation sains gratuits.

Assurer une grammaire et une orthographe correctes dans les e-mails

Avant d'envoyer des e-mails d'avantages sociaux, assurez-vous que la grammaire et l'orthographe sont soigneusement vérifiées. Il peut s'assurer qu'aucune fausse. Les fautes de frappe peuvent confondre les employés, et ils ont l'air non professionnels.

Utilisez un modèle de messagerie standard et omettez le HTML

Lorsque vous développez des e-mails pour la communication des avantages sociaux, les experts disent qu'il est préférable de s'en tenir au modèle de messagerie standard et de rester simple. Erray HTML peut interférer avec certains programmes de lecture par e-mail, en particulier sur les appareils mobiles.

Écrire des lignes d'objet puissantes

Les e-mails ne seront lus qu'une fois qu'ils seront ouverts. Et cela ne se produira pas si la ligne d'objet n'oblige pas les destinataires. Lorsque vous rédigez des e-mails, gardez l'accent sur la création d'une ligne d'objet de messagerie qui intriguera les destinataires pour ouvrir l'e-mail avec des mots de puissance comme «urgent», «sensible au temps» et «l'attention» peut aider à atteindre cet objectif.

Utilisez des déclarations de récompense totale dans les e-mails saisonniers

Pour aider les employés à comprendre la pleine valeur de leurs avantages sociaux, utilisez des déclarations de récompenses totales au moins une fois au cours de ce trimestre. Il peut être joint en PDF aux e-mails individuels, ou un hyperlien peut être inclus dans l'e-mail pour exécuter une déclaration de récompenses totale à la commodité des employés.