Conseils pour accroître la fréquentation lors des événements commerciaux

Lors de la planification d'une réunion d'entreprise, d'une conférence ou d'un autre événement professionnel, la fréquentation est une référence clé du succès. Vous voulez attirer suffisamment d'invités pour remplir des sièges, satisfaire les attentes et faire de l'événement un succès financier. Les participants veulent apprendre de nouvelles informations et interagir avec les pairs et les dirigeants dans leur domaine.

Augmenter la fréquentation et attirer les bonnes personnes à un événement ne se produit pas par accident. Les réunions les plus réussies vont au-delà. Ce processus commence dans les premières étapes de la planification.

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Créer un agenda fort

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L'ordre du jour de votre événement est la première chose que les participants examineront lorsqu'ils décident de participer ou non. Choisissez un thème central fort pour ancrer votre événement, puis structurez des ateliers, des panneaux, des keynotes et d'autres parties de l'ordre du jour pour fournir un contenu précieux et varié dans ce thème.

Lorsque vous définissez votre agenda, considérez les besoins des participants et des présentateurs. Laissez beaucoup de temps pour les pauses et les repas et organiser la journée autour des grands événements auxquels vous voulez que tout le monde assiste.

Si vous disposez de plusieurs ateliers ou tables rondes à la fois, des événements de l'espace qui sont dirigées par vos principaux haut-parleurs afin que tout le monde ait une chance de les entendre.

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Considérons la logistique

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Même avec le meilleur programme et les haut-parleurs les plus intéressants, la logistique aura un impact sur votre fréquentation. Gardez à l'esprit les besoins de vos participants et de votre industrie lors de la planification des dates, des heures et des emplacements pour votre événement.

• Combien de temps dure votre événement et à quel point les participants sont locaux? De courts événements peuvent se produire pendant la journée de travail ou immédiatement après. Des événements de plusieurs jours peuvent devoir être planifiés pendant un week-end.
• Y a-t-il des saisons occupées dans votre industrie ou des événements populaires qui ont déjà été établis? Planifiez votre événement pendant une période qui aura moins de concurrence pour la fréquentation.
• Les participants doivent-ils voyager ou passer la nuit? Choisissez un emplacement pratique pour l'hébergement, les aéroports ou d'autres moyens de voyage. Cherchez à négocier un tarif hôtelier réduit pour les participants, soit où l'événement est organisé ou à proximité.
• Où organisez-vous l'événement? Si c'est dans votre entreprise, vous devrez planifier des sièges, de la nourriture et du stationnement. Si c'est dans un hôtel ou un centre de congrès, choisissez un emplacement avec une expérience en planifiant des événements similaires.

Si vous espérez établir un événement annuel ou répété, soyez sensible aux besoins des participants lorsque vous planifiez votre logistique. Rendre l'événement facile à assister et à établir une réputation pour le démarrage et la finition à temps.

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Utiliser des techniques de marketing

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Traitez votre événement comme toute autre partie de votre entreprise et développez un mix marketing à utiliser pour la publicité et la promotion.

1. Identifiez votre public cible. Qui sont les participants idéaux pour votre événement? Qu'est-ce qu'ils se soucient? Quelqu'un dans l'industrie peut-il y assister, ou seulement ceux que vous invitez personnellement? Essayez-vous de relier les individus de rang et d'expérience similaires, ou d'attirer des participants à différents moments de leur carrière?
2. Établir des références en béton. Quelle sera la taille de votre événement? Combien de participants voulez-vous? Quels objectifs essayez-vous de atteindre?
3. Développer un mix marketing. Créez un plan pour promouvoir votre événement en fonction de votre public cible et des objectifs de l'événement. Allez-vous faire de la publicité ouvertement, en ligne ou dans des magazines commerciaux? Utilisez l'optimisation des moteurs de recherche pour conduire les gens vers le site Web de l'événement? Envoyez uniquement des invitations personnelles à une liste sélectionnée d'invités?

La façon dont vous générez des intérêts dépendra de la taille et de la portée de votre événement. Mais peu importe sa taille ou votre public cible, en utilisant des techniques de marketing et de vente traditionnelles peut vous aider à augmenter la fréquentation.

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Inviter tôt

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L'une des clés pour atteindre une grande participation à votre événement est d'inviter les gens tôt et de suivre. Un calendrier d'invitation pourrait inclure:

1. Invitez et confirmez tous les présentateurs ou haut-parleurs du panneau le plus tôt possible dans le processus de planification.
2. Mentionnez l'événement aux invités que vous (ou votre équipe) connaissez personnellement avant d'envoyer des invitations.
3. Envoyez un papier ou une sauvegarde électronique à la date des individus ou des organisations que vous espérez assister.
4. Envoyer du papier ou des invitations électroniques, y compris les moments forts de l'ordre du jour et les invités spéciaux, avec une demande RSVP.
5. Transférer à nouveau l'invitation détaillée avec une note personnalisée aux collègues ou aux connaissances que vous connaissez.
6. Suivi avec des invités qui n'ont pas encore envoyé un RSVP un mois avant l'événement.
7. Envoyez une confirmation d'événement aux participants une semaine avant l'événement prévu (électronique ou par téléphone, selon le nombre de participants).
8. Suivi après l'événement par e-mail pour inviter les commentaires ou annoncer les événements à venir qui pourraient également être intéressés par.

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Envoyer des invitations personnelles

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Peu importe qui est votre public cible, étendre les invitations personnelles peut être un moyen précieux de sécuriser les participants et de générer de l'excitation à propos de votre événement. Les clients qui reçoivent des invitations personnelles sont plus susceptibles de RSVP oui, même s'ils ne connaissent pas encore vous ou votre organisation.

Envoyez une invitation physique accompagnée d'une note personnelle ou d'un appel téléphonique à des amis, des collègues et des connaissances, ainsi que des invités de haut niveau que vous ne connaissez pas mais espérez.

Pour certains événements, il peut aider à partager cette responsabilité. La liste des invités d'un événement est souvent compilée à partir de listes de contacts qui sont maintenues par une variété de personnes, et les personnes ayant des relations les plus étroites avec les invités devraient prolonger une invitation directe à leurs propres invités.

Si vous planifiez un grand symposium ou une convention avec des centaines de participants, inviter tout le monde personnellement ne sera pas possible. Mais lors de la planification d'événements plus importants, même quelques invitations personnelles peuvent aller très loin. Identifiez les principaux acteurs de votre industrie avec qui vous souhaitez réseauter ou qui pourrait rehausser le profil de votre événement, puis contacter par téléphone ou par e-mail.

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Suivi et remercier les participants

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De nombreux participants apprécient la réception de documents supplémentaires, les diapositives de présentation, la lecture recommandée ou d'autres documents qui peuvent avoir été référencés par les présentateurs. Le suivi est une excellente occasion de partager ces informations, d'étendre les messages de remerciement à ceux qui ont assisté et de commencer à faire connaître les événements supplémentaires que vous avez prévus pour l'avenir.

Les e-mails de suivi et les envois sont également un excellent moment pour solliciter des commentaires sur votre événement via une enquête en ligne, un formulaire envoyé par la poste ou des commentaires par e-mail. Par exemple:

• Les participants ont-ils estimé que le matériel couvert dans les présentations et les keynotes correspondait à leurs attentes?
• L'événement a-t-il offert des opportunités précieuses pour le réseautage ou l'apprentissage?
• L'événement a-t-il répondu aux attentes des clients?
• Où était là de la place pour l'amélioration?
• Ce que les participants pensaient être le point à retenir le plus important de l'événement?
• Assisteraient-ils à un événement similaire à l'avenir?

Ce type de rétroaction peut vous aider à comprendre où votre événement a réussi et où il a échoué, ce qui vous permet d'améliorer votre processus de planification pour toute réunion ou conférences futures.