Top 10 des questions d'entrevue de réceptionniste et les meilleures réponses

Dans de nombreuses organisations, les réceptionnistes sont le visage de l'entreprise. Chaque nouveau client, demandeur d'emploi, employé ou fournisseur tiers passera ou s'enregistrera avec une réceptionniste, donc les employeurs sont impatients de trouver quelqu'un qui sera responsable, amical et calme.

Prenez le temps de revoir les questions qui vous seront très probablement posées lors de l'entretien, des exemples de comment réagir et des conseils pour faire la meilleure impression lors de vos entretiens d'embauche.

10 questions typiques posées dans une interview réceptionniste

Ici, vous trouverez des questions fréquemment posées aux réceptionnistes, à des exemples de réponses et à des conseils pour quoi dire lors de votre entretien.

1. Que faites-vous pour suivre dans un environnement de travail au rythme rapide?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Votre intervieweur veut être sûr que vous pouvez suivre. Comment vous le faites est probablement sans rapport.

La première chose que je fais est de rester calme, car une attitude frénétique et stressée n'est pas utile et n'est pas un bon look devant un personnel ou des clients. J'essaie de triage des tâches, afin que je travaille toujours sur la tâche la plus importante d'abord. Habituellement, c'est tout ce qui implique l'un des clients de l'entreprise. De plus, je garde une liste de course de tout ce que je dois faire, afin de ne négliger aucune responsabilité importante. 

2. Comment gardez-vous votre horaire quotidien organisé?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Comment vous organisez votre journée n'est pas vraiment le point. Le but est de démontrer que vous êtes bien organisé et que vous compléterez toutes vos tâches de manière compétente et opportune.

Je commence chaque jour en faisant une liste de tout ce dont j'ai besoin pour accomplir. Je vérifie mon calendrier pour toutes les réunions ou rendez-vous, donc je peux en être conscient et obtenir une couverture sur la réception si nécessaire. Dans mon travail, la communication est essentielle, donc je réponds constamment au téléphone et je vérifie mon e-mail pour de nouvelles demandes, puis je mets à jour ma liste de tâches avec les tâches de suivi en conséquence. 

3. Quel rôle joue une réceptionniste dans la première impression d'un client d'une organisation?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Votre intervieweur doit être sûr que vous comprenez le poste pour lequel vous postulez, mais cette question peut également être culturelle, abordant votre philosophie de travail.

Une réceptionniste peut faire des clients importants positifs ou négatifs. Puisque je suis l'une des premières personnes que les clients voient, une interaction frustrante ou mauvaise peut vraiment ouvrir leur opinion sur l'entreprise ou l'expérience globale qu'ils avaient. Pour moi, c'est similaire à ce que l'hôte vous salue dans un restaurant. S'ils semblent effrénés ou agissent grossièrement, alors cela peut ressembler plus tard à votre nourriture n'a pas un goût aussi délicieux. C'est pourquoi je m'assure toujours de saluer les gens avec un sourire sur mon visage et de m'assurer que tous les clients ont l'impression d'avoir toute mon attention.

4. Parlez-moi d'un moment où vous avez dû faire face à un client en colère ou à un invité, soit au téléphone, soit en personne. Comment avez-vous géré la situation?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Ceci est l'une des nombreuses questions à laquelle vous pourriez être posé de la façon dont vous gérez des conditions stressantes et difficiles. On pourrait également vous demander comment vous avez répondu à des activités criminelles ou contraires à l'éthique. Être honnête. N'exagérez pas et ne vous vendez pas à court.

En tant que réceptionniste du bureau d'un médecin, j'ai souvent traité de patients frustrés au téléphone. Une fois, une femme était si furieuse que le service de facturation ne l'avait pas rappelée le même jour, qu'elle a commencé à me crier dessus au téléphone. C'était désagréable! Ce que j'essaie de faire dans ces situations, c'est de réfléchir à la stress que la personne doit se sentir stressée de cette façon. Après une minute de son hurlement, j'ai dit: "Tu dois être vraiment frustré. Pouvez-vous m'en dire plus sur ce qui se passe?"Cela a aidé à ralentir la conversation et à réduire son volume. Elle a expliqué toute la situation et je l'ai rassurée que notre personne de facturation était juste sortie pour la journée et serait en contact. Je lui ai aussi dit que je placerais une note sur le bureau de la personne de facturation, lui demandant de rappeler la femme comme sa première tâche. À la fin de l'appel, elle était beaucoup plus calme et s'est excusée pour ses mots durs antérieurs. 

5. Etes-vous prêt à faire des heures suplémentaires?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: Si vous n'êtes pas disposé à faire des heures supplémentaires, dites-le. Si vous êtes prêt à faire des heures supplémentaires mais uniquement dans certaines limites, dites que aussi. Oui, il y a des entreprises où le fait de ne pas travailler les heures supplémentaires vous coûtera le travail. Mais prendre un engagement que vous ne pouvez pas garder, ou vous mettre dans un poste où vous devez sacrifier votre bien-être ou celui de votre famille pour votre travail, n'est pas une option acceptable. Vous avez besoin d'un travail qui correspond à votre disponibilité.

Je suis à l'aise de faire des heures supplémentaires plusieurs fois par mois, tant que j'ai un préavis d'une journée à l'avance. Avoir un tête-à-tête me permet de réorganiser mes plans. Dans une pincée, je peux très probablement faire des heures supplémentaires le jour même, mais je préférerais vraiment avoir un préavis d'une journée.  

6. Combien d'employés ont travaillé dans votre dernier bureau?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut savoir quel type d'environnement dans lequel vous avez travaillé, comment il se compare à l'entreprise avec laquelle vous interviewez et si vous êtes à l'aise de travailler dans les petits et / ou les grands lieux de travail.

Dans mon dernier bureau, il y avait cinq employés. C'est assez petit pour que nous commencions à nous sentir un peu comme une famille. Vous savez, tout le monde savait que Martha dans le service de facturation avait besoin de deux tasses de café avant de pouvoir poser des questions compliquées. Avant cela, cependant, mon bureau était des employés assez importants. Je me sentais à l'aise dans les deux environnements, bien que le premier mois dans le grand bureau ait été un peu difficile car j'ai dû comprendre qui a fait quoi et où diriger les appels avec beaucoup d'options disponibles.

7. Décrivez vos tâches précédentes en tant qu'assistante administrative, secrétaire ou réceptionniste.

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut passer en revue les responsabilités que vous avez énumérées sur votre CV, et confirmer qu'il s'adapte au poste qui est offert. C'est également une bonne occasion de développer les points mis en évidence dans votre expérience de travail.

En tant que réceptionniste chez ABC Financials, j'étais la première personne pour les clients. J'ai répondu à la ligne téléphonique générale, ainsi que pour répondre aux téléphones pour les cinq VP de l'entreprise. J'étais également chargé de recevoir des forfaits et de distribuer du courrier, de saluer et d'escorter des clients et des vendeurs dans des salles de réunion, et de suivre l'adresse e-mail des informations générales de l'entreprise. J'ai également eu beaucoup de responsabilités administratives: j'ai géré les calendriers de ces VP, organisé leurs voyages d'affaires et aidé à créer et affiner les présentations PowerPoint et d'autres matériaux à distribuer lors d'événements.

8. Comment priorisez-vous les appels, les clients, les livraisons et autres problèmes qui doivent être traités immédiatement?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut savoir à quel point vous êtes bon dans le multitâche, l'organisation du temps et la hiérarchisation des tâches. C'est aussi une bonne occasion de souligner comment vous avez fait face à plusieurs priorités et expliquer comment vous les avez tous gérés.

Le multitâche est essentiel lorsque le bureau est occupé. Chaque fois que ce n'est pas impoli, j'essaie d'effectuer quelques tâches en même temps. Par exemple, je peux facilement répondre à un appel téléphonique lors de la signature d'un colis auprès du livreur. Lorsque le multitâche n'est pas possible, je me concentre sur les clients et les clients comme priorité numéro un. Si nécessaire, je vais demander s'ils peuvent me donner une minute pour faire une autre tâche en premier et, si les choses sont vraiment occupées, j'essaie d'appeler un collègue pour me fournir une couverture.

9. Quelle est la force de vos compétences informatiques?

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut que vous confirmiez les compétences informatiques dont vous disposez, que votre niveau de compétence soit compatible avec les attentes de l'entreprise et quels programmes vous êtes le plus à l'aise d'utiliser. Si possible, c'est une bonne idée de rechercher les programmes que l'entreprise utilise avant l'entretien. 

J'ai des compétences informatiques très fortes. En plus d'être familier avec Microsoft Office, j'avais également l'habitude de faire des mises à jour sur le site Web de l'entreprise dans mon dernier rôle, donc je suis à l'aise d'utiliser WordPress également. Lorsque je commence à utiliser un nouveau programme ou une nouvelle application, je trouve généralement que la plupart de mes questions peuvent être répondues par une recherche en ligne, bien que j'apprécie également d'obtenir un tutoriel d'un collègue aussi. 

dix. Parlez-moi de votre expérience de service client.

Qu'est-ce qu'ils veulent connaître: L'intervieweur veut un aperçu de votre expérience du service client, comment de nombreuses années, des exemples spécifiques et quelles compétences vous êtes à l'aise pour résoudre les problèmes.

Je travaille dans le service client depuis que je suis adolescent. Mon premier emploi a été de travailler dans une librairie, où j'ai aidé les clients à trouver des livres et parfois couvert la caisse enregistreuse. Pendant le collège, j'avais également un travail de vente au détail à temps partiel, cette fois, la vente de vêtements. Ensuite, bien sûr, en tant que réceptionniste chez ABC Company, j'ai également traité avec les clients, bien que dans ce rôle, je ne faisais pas de vente directement. Je me sens vraiment à l'aise d'interagir avec les clients et de résoudre leurs problèmes, qu'il s'agisse de trouver le livre qu'ils recherchent ou de changer leur temps de rencontre avec un cadre.

Regardez maintenant: comment répondre à 4 questions d'entrevue réceptionnistes courantes

Conseils pour répondre aux questions de réceptionniste

Les meilleurs réceptionnistes sont les communicateurs orientés vers le détail, organisé et excellent. Par conséquent, les candidats devraient se présenter prêts à répondre aux questions d'entrevue ouvertes qui évalueront l'expérience, la familiarité avec les outils de travail, les processus et les compétences, y compris le travail avec le service client, le multitâche et la possibilité de passer des appels de jugement rapide.

Dans ce cas, les enquêteurs ne recherchent pas nécessairement des réponses oui ou non. Au lieu de cela, ils s'attendent à ce que les candidats répondent avec des exemples spécifiques qui décrivent comment ils ont géré les situations de travail passées et posent des questions soigneusement recherchées sur les priorités de l'entreprise, les attentes, les objectifs et les défis. 

En raison des progrès technologiques toujours croissants sur le lieu de travail, les réceptionnistes doivent également avoir de solides compétences techniques. Vous devriez avoir de l'expérience en utilisant des systèmes téléphoniques et des machines de bureau comme les imprimantes, les copieurs, les scanners et les télécopies (oui, quand même), en plus d'applications informatiques comme MS Office et un logiciel spécifique à l'industrie.

7 questions à poser à l'intervieweur

Les intervieweurs s'attendront à ce que vous posiez des questions. Voici une liste de questions que vous pouvez poser pendant ou à la fin de votre entretien:

1. Pouvez-vous m'en dire plus sur les responsabilités quotidiennes de ce poste?
2. Quelles qualités recherchez-vous chez une personne que vous souhaitez embaucher pour l'entreprise?
3. Quelles sont vos attentes pour ce travail et comment mesurer le succès?
4. Pourquoi la dernière personne qui a occupé ce poste a-t-elle connu?
5. Qui fait ce poste rapporter à?
6. Quelles sont les opportunités d'avancement professionnel avec l'entreprise?
7. L'entreprise offre-t-elle des possibilités de formation aux employés?

Comment faire la meilleure impression

Un poste de réceptionniste peut être considéré comme un niveau d'entrée, mais il peut également s'agir de la première étape de l'échelle de l'entreprise. Un employeur potentiel sera attiré par une personne confiante et sûre de soi. Souvent, vous serez la première personne que leurs clients ou patients rencontreront lorsque vous entrerez au bureau pour la première fois.

Assurez-vous que votre première impression est la meilleure possible. Voici comment se préparer à une interview. Avec un curriculum vitae hors concours, prenez le temps d'habiller la partie lorsque vous interviewez. Si vous obtenez l'emploi, vous allez être la personne de première ligne et il est important de montrer à l'employeur votre image professionnelle.

Si vous n'êtes pas sûr de savoir quoi porter à votre interview, consultez ces conseils sur la façon de vous habiller pour une interview. Si votre CV et votre tenue professionnelle sont sur le point et que vous êtes prêt à répondre à des questions probables, vous réussirez à obtenir le poste pour lequel vous interrogez.