Top 10 des façons de rendre une réunion à distance efficace

Avant la crise du coronavirus, les entreprises ont décidé d'elles-mêmes s'ils voulaient que les employés travaillent à distance ou aient une exigence de fréquentation de bureau à temps plein. Soudain, le monde s'est renversé et une majorité d'entreprises devaient changer et s'adapter à un modèle de travail à distance.

Cependant, même lorsque les ordres au foyer fini par se terminer, savoir comment organiser une réunion à distance sera toujours une grande compétence à posséder. Il est également probable que cette expérience de travail à distance - au moins, sinon la totalité du temps, a recueilli certains supporters. Voici 10 façons de vous aider à rendre vos réunions à distance les plus efficaces.

Vous avez besoin d'excellents outils technologiques

Lorsque vous travaillez dans une culture d'apport avec des appareils (BYOD), les gens auront une variété de systèmes et de capacités. Vos employés, cependant, n'ont peut-être pas ce dont ils ont besoin pour participer à une conférence vidéo réussie. Envisagez de normaliser les ordinateurs portables, ou du moins de fixer une norme minimale afin que la conférence vidéo soit claire et efficace.

Vous voudrez avoir plusieurs types de technologies qui sont convenus pour les réunions à distance afin que les employés deviennent efficaces et expérimentés. Cela peut également signifier investir dans des casques de qualité, ce qui peut aider à bloquer le bruit de fond et à prévenir les commentaires des autres sur l'appel vidéo.

Restez à des bases de réunions réussies pour les réunions à distance

Les conversations secondaires et le bavard. Les experts de rencontre Bob Frisch et Cary Greene suggèrent d'avoir une structure formelle, un facilitateur assigné, un agenda et fixer des délais pour que votre réunion virtuelle fonctionne en douceur.

Comme pour toute réunion réussie, vous devrez également être franc sur la raison pour laquelle vous vous convoquez, l'objectif et ce que vous attendez que la décision, la sortie ou les résultats ressemblent par la suite.

Ne sous-estimez pas le facteur de socialisation

Il existe diverses raisons pour lesquelles les employés éloignés peuvent vouloir organiser des réunions: partager des informations, brainstorming solutions, coordination des activités et construire généralement l'équipe. Mais une raison importante pour tenir une réunion à distance est la socialisation. Les équipes situées à distance doivent construire des liens sociaux afin de mieux travailler ensemble. En ce moment, vous devrez peut-être tenir plus de réunions que dans les temps "normaux" parce que tant de gens se sentent isolés et déconnectés les uns des autres.

"Plus vous pouvez créer un sens de la communauté en ce moment, mieux c'est pour la santé émotionnelle et les performances du travail de chacun", a déclaré Howard Tiersky, auteur et responsable de l'agence numérique, Howard Tiersky. "Une réunion bien gérée peut être un point lumineux dans une journée autrement morne et déprimante."

Un brise-glace virtuel ou une activité vous aidera également à démarrer la réunion à distance sur une note positive et encouragera une réduction sensée dans le sujet principal mieux que le bavardage inactif. Même un brise-glace amusant aide à réchauffer la conversation du groupe.

Muet si nécessaire

Les bruits de fond, tels que les personnes prenant des notes sur leurs ordinateurs portables, ajoutent un bruit énorme à une réunion virtuelle. Rappelez aux participants de frapper des muets s'ils tapent (sauf s'ils parlent) ou s'ils ont d'autres bruit en arrière-plan, comme les enfants, les téléviseurs, la circulation et les animaux de compagnie.

Partagez vos réactions

Même si vous pouvez voir les membres de votre équipe, plus il y a de personnes dans la réunion à distance, moins vous pouvez voir les indices faciaux de l'autre et lire des composantes de communication essentielles dans un langage corporel dans un tel environnement. Cela peut conduire à une expérience inconfortable.

Avec des gens en muette, en tandem avec un manque de langage corporel et la maladresse générale de la situation de la réunion à distance, vous pouvez avoir du mal à dire comment les gens réagissent. 

Si quelqu'un fait une blague, dites à haute voix, "c'est drôle" parce qu'il peut ne pas voir votre sourire ou entendre votre rire.

Avoir un code vestimentaire pour les réunions distantes

Travailler à la maison fait généralement une journée de travail plus détendue, mais certaines personnes prennent une modération trop loin. Par exemple, un juge en Floride a dû rappeler aux avocats de sortir du lit pour des audiences de juridiction virtuelles et de mettre des vêtements réguliers.Assurez-vous que vos employés connaissent les attentes de l'entreprise pour leur tenue commerciale.

Donnez à tous les participants une chance de parler

Lors d'une réunion régulière, vous pouvez vous attendre à ce que les gens parlent en cas de besoin. En raison d'un manque d'indices sociaux et de la mutation recommandée, les gens peuvent éprouver des difficultés à dire ce dont ils ont besoin pour dire. Le facilitateur ou le chef de réunion devrait demander aux gens spécifiquement de parler ou de donner à tous les participants une chance de fournir des commentaires ou de partager des idées.

Lors d'une réunion à distance, certains employés sont plus à l'aise de parler et vous ne voulez permettre à quiconque de dominer. Par conséquent, le facilitateur peut vouloir appeler les personnes par leur nom pour permettre à chaque membre de l'équipe de communiquer. 

Utilisez la fonction de chat et les capacités vidéo de l'outil

Si votre outil de réunion virtuel a une fonction de chat, dites aux gens de l'utiliser. La fenêtre de chat est un endroit précieux pour noter des idées importantes et poser des questions sans interrompre le présentateur.

Vous pouvez également demander à vos participants à vos réunions à distance d'allumer le composant vidéo de l'outil ou de l'ordinateur portable. C'est un moyen utile d'aider les gens à rester sur la tâche et à participer efficacement à une réunion à distance. 

Si vous pouvez vous voir, vous savez si votre collègue est engagé ou non dans la réunion. Si vous utilisez un contact visuel, demandez aux participants de s'asseoir dans une zone de leur maison qui est serein et non distrayant visuellement.

N'ayez pas peur de s'attaquer aux problèmes difficiles lors d'une réunion à distance

Alors que Frisch et Greene de la revue des affaires de Harvard en font allusion, il peut être tentant de suggérer que tout le monde attend jusqu'à ce qu'ils soient de retour au bureau pour résoudre certains problèmes urgents.Mais vous devez aborder les sujets de préoccupation d'aujourd'hui maintenant. Repousser les problèmes leur permet d'accélérer, ce qui est contre-productif pour le succès de l'entreprise.

Traitez les personnes avec gentillesse et respect

Alors que les gens ont tendance à être plus conscients de la caméra que dans des conversations en face à face, montrer la courtoisie est toujours un bon conseil pour toute forme de réunion. Ne critiquez pas les gens pour leur éclairage, leur placement de caméra ou un autre problème visuel pendant la réunion. Le temps pour corriger ces choses est avant la réunion, un sur un.

La ligne de fond

Espérons que ces conseils aideront vos réunions à distance à devenir plus efficaces et valables. Ils devraient non seulement servir d'outil pour aider vos employés à se sentir plus à l'aise de s'asseoir devant une caméra et de participer, mais de renforcer votre capacité à mener et à gérer le flux de conversation. Et, comme de nombreux défis de travail avant, vos réunions virtuelles s'amélioreront avec le temps, la pratique, la persévérance et la patience.