Erreurs de comptabilité supérieures à éviter

Des erreurs comptables se produisent de temps à autre, mais de nombreuses erreurs de comptabilité courantes peuvent être évitées avec une planification et une préparation appropriées. Nous savons tous qu'il faut généralement plus de temps pour corriger une erreur que de bien faire les choses la première fois. Fait intéressant, il est également moins cher d'identifier et de corriger les erreurs au début d'un projet plutôt que d'attendre pour corriger le problème plus tard.

Si vous traitez votre entreprise comme un projet à long terme, vous voudrez être proactif en prenant conscience des erreurs courantes que d'autres font et les corrigeront tôt, ce qui fera non seulement économiser du temps, de l'argent et des maux de tête, mais aussi vous donner un avantage concurrentiel sur le marché avec des opérations plus rationalisées et une meilleure satisfaction du client. Voici les erreurs comptables courantes que chaque CPA a vues les propriétaires de petites entreprises faire.

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Ne pas suivre les procédures comptables

Même les propriétaires de petites entreprises, les travailleurs indépendants et les pigistes devraient mettre en place des procédures formelles, documentées et détaillées pour gérer les procédures de comptabilité et de comptabilité ainsi que pour effectuer d'autres tâches de routine.

Une étape utile consiste à développer des formulaires et des listes de contrôle standardisés pour assurer la cohérence et la précision. Par exemple, vous voudrez documenter un processus pour configurer de nouveaux fournisseurs.

Vous aurez besoin du nom, de l'adresse, du numéro de téléphone et du numéro d'identification de l'employeur du vendeur (EIN), entre autres documents tels que les certificats d'assurance, les lettres de recommandation ou les contrats signés. Ensuite, vous devrez saisir ces informations dans votre logiciel de comptabilité afin que vous puissiez traiter les paiements.

Vous voudrez prendre le temps nécessaire pour prendre en compte les informations que vous devez recueillir auprès de vos fournisseurs, développer un formulaire ou une liste de contrôle standardisée pour vous assurer d'obtenir ces informations, puis avoir une politique écrite que vos employés peuvent suivre.

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Travailler sans budget

Créez un budget afin que vous ayez une référence pour juger les résultats d'exploitation de votre entreprise. Les budgets sont non seulement utiles pour freiner les dépenses de trop, mais peuvent être utilisées pour établir des objectifs financiers réalistes et écrits. Les budgets doivent toujours être fondés sur la réalité, mais vous pouvez certainement utiliser votre budget pour fixer des objectifs financiers raisonnables, qu'il s'agisse d'augmenter les revenus ou de réduire les dépenses d'exploitation.

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Faire des erreurs de saisie de données

Les erreurs de saisie des données se produisent de temps à autre. Bien que vous ne puissiez pas empêcher toutes les erreurs de saisie des données, vous pouvez avoir une politique pour effectuer divers rapprochement en temps opportun pour vous assurer que les entrées de données sont détectées rapidement et peuvent être corrigées.

Par exemple, vous voudrez effectuer des rapprochements bancaires mensuels, ainsi que des rapports de comptes débiteurs et payables. Vous pouvez également exécuter les écarts budgétaires à actuel pour identifier les erreurs possibles dans la classification des revenus ou les dépenses ou exécuter périodiquement des reçus des clients ou des rapports de paiement des fournisseurs pour vous assurer que tous les reçus et débourses semblent raisonnables.

Les transactions inhabituelles doivent être examinées pour s'assurer qu'aucune erreur de saisie de données n'a été commise et que les transactions sont exactes.

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Ne pas sauvegarder le logiciel comptable

Vous devez sauvegarder régulièrement le logiciel comptable de votre entreprise et d'autres données. De nombreux programmes de logiciels de comptabilité des petites entreprises ont une fonctionnalité qui vous permet de configurer une sauvegarde automatique de votre programme de comptabilité.

Utilise le. Vous devriez également prendre le temps de revérifier vos fichiers de sauvegarde, même en allant jusqu'à utiliser le fichier de sauvegarde pour voir si vous pouvez exécuter votre entreprise comme d'habitude avec.

Parfois, les fichiers corrompent; Parfois, vous ne sauvegardez pas toutes les données dont vous avez besoin. Une vérification rapide peut identifier des problèmes avec votre processus de sauvegarde afin que vous puissiez vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour continuer à opérer votre entreprise si le besoin doit survenir.

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Faire trop toi-même

Externalisation Les tâches administratives qui n'ajoutent pas de valeur à votre entreprise peuvent être un avantage.

Par exemple, un comptable fiscal est probablement mieux versé en droit fiscal que vous, donc l'externalisation de la planification fiscale et de la préparation à votre comptable vous permettra de réduire votre obligation fiscale, d'augmenter la conformité fiscale et de vous laisser plus de temps à consacrer à la génération des revenus activités.

De nombreux propriétaires de petites entreprises ne veulent pas déléguer la responsabilité à d'autres professionnels capables, mais l'externalisation de la comptabilité, du juridique, de l'informatique et d'autres fonctions administratives peut réduire les erreurs et augmenter la rentabilité si vous utilisez le temps nouveau sage.

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Ne pas catégoriser correctement les revenus et les dépenses

La méthode de comptabilité de la boîte à chaussures n'est probablement pas un bon choix pour les petites entreprises avec plus de quelques transactions par an. Tout l'argent qui arrive et sort de votre entreprise doit être affecté à la catégorie appropriée.

Les propriétaires d'entreprise qui restent au top de leurs dossiers comptables ne rencontrent pas d'erreurs. Ils sauront qui a été facturé, combien et si le client a payé ou non.

Vous constaterez également que votre préparation de revenus de fin d'année sera beaucoup plus fluide que d'essayer de réassembler les dossiers dont vous avez besoin pour préparer la déclaration de revenus de votre entreprise juste avant la déclaration.