Top de compétences d'assistant de bureau avec des exemples

Les postes d'assistant de bureau peuvent être trouvés dans toutes les industries et partager un large ensemble de compétences. Les assistants de bureau sont parfois appelés secrétaires ou assistants administratifs, mais ce qu'ils font est d'aider au fonctionnement d'un bureau.

Que le bureau appartienne à un cabinet d'avocats, à une pratique médicale, à un établissement d'enseignement ou à une société, les besoins sont similaires: quelqu'un doit déposer des dossiers, maintenir des horaires et prendre soin de la communication de routine au nom des personnes qui utilisent le bureau.

Certains assistants de bureau travaillent à distance. Les assistants virtuels travaillent généralement à domicile, effectuant des tâches qu'un assistant administratif ou un secrétaire ferait normalement.

Responsabilités professionnelles d'assistant de bureau

Bien que les postes d'assistant de bureau soient généralement similaires les uns aux autres, le travail est toujours variable - il varie du jour à l'autre, plutôt que d'un bureau à l'autre. Aujourd'hui, vous pourriez agir en tant que réceptionniste, demain pourrait nécessiter de réparer l'imprimante, et le lendemain, vous devrez transférer l'intégralité du classeur dans le cloud. Vous aurez besoin d'un ensemble de compétences très large pour réussir.

Les assistants de bureau sont parmi les grands héros méconnus du monde des affaires, car lorsque vous faites votre travail correctement, personne ne remarque - le bureau semble se présenter. Mais certaines personnes aiment le travail rapide mais flexible, le sentiment d'être au cœur de tout. Un bon secrétaire peut trouver du travail presque n'importe où, dans n'importe quel type d'organisation.

Top de compétences d'assistant de bureau

Voici quelques-unes des meilleures compétences que les employeurs recherchent lors de l'embauche du personnel de bureau.

Compétences en communication verbale

La communication est une compétence en douceur critique pour un assistant de bureau. Vous devrez interagir avec votre superviseur, votre collègue de bureau, les professionnels que vous aidez et éventuellement les clients ou les personnes dans d'autres bureaux de la même organisation. Vous travaillez tous en équipe, et vous êtes son principal centre de communication.

Vous devrez être gai, serviable, bien informé, articulé et un bon auditeur tous les jours.

• Répondre aux téléphones
• Relations avec les clients
• Communication
• Transférer les appels téléphoniques
• Prise de messages
• Routage des appels téléphoniques
• Tableau électrique
• Téléphone
• Communication verbale

Compétences en communication écrite

La plupart des assistants de bureau écrivent beaucoup. Ils pourraient écrire des mémos, remplir des formulaires ou rédiger des lettres ou des e-mails. Certains créent du contenu pour le site Web de l'entreprise ou modifiez le texte pour d'autres. La communication écrite claire et professionnelle est un must.

• Correspondance
• E-mail
• Poster
• Courrier électronique
• Dactylographie
• Traitement de texte
• Communication écrite

La convivialité

Un assistant de bureau pourrait être la première personne qu'un client voit en entrant au bureau. Si le principal occupant du bureau se trouve en ce moment, l'assistant de bureau pourrait être la seule personne avec laquelle le visiteur interagit. Vous devez être prêt à saluer chaque visiteur avec un sourire et un mot aimable et de les aider avec tout ce dont ils ont besoin pour autant que vous soyez capable. Donc, les bonnes compétences interpersonnelles sont une nécessité.

• Service Clients
• Diriger les visiteurs
• Flexible
• Amical
• Saluer les invités
• Interpersonnel
• Attitude positive
• Fiabilité
• Bienvenue aux visiteurs

Compétences technologiques

Autrefois, les secrétaires ont fait beaucoup de frappe. Les temps ont changé, tout comme la technologie, mais les assistants de bureau peuvent toujours s'attendre à passer beaucoup de temps devant un clavier. Au lieu d'une machine à écrire, vous devrez connaître votre chemin autour d'une variété d'applications logicielles. Savoir faire un support technologique léger et comment réparer une imprimante récalcitrante ne fait pas de mal non plus.

• Ordinateur
• Google Docs
• Google Drive
• Formulaires Google
• Feuilles Google
• Glissements Google
• Gmail
• l'Internet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft Powerpint
• Fusée
• Mou
• Technologie
• Vidéo conférence
• Zoom

Organisation

Les assistants de bureau doivent être extrêmement organisés pour jongler efficacement avec leurs nombreuses tâches. Vous devrez également aider à garder les autres organisés, de maintenir les calendriers pour maintenir le bureau ordonné.

• Soutien administratif
• Nominations
• Facturation
• Calendriers
• Clérical
• La saisie des données
• Livrer du courrier
• Dépôt électronique
• Rapports de dépenses
• Dépôt
• Opérations de réception
• Manipulation de l'argent
• Fonctions de bureau
• Matériel de bureau
• Inventaire de l'offre de bureau
• Fournitures de bureau
• Soutien au bureau
• Organisation
• Formalités administratives
• Expédition

Des talents pour la résolution des problèmes

Les compétences de résolution de problèmes ou de pensée critique sont importantes pour tout assistant de bureau, car vous serez souvent la personne que les autres arrivent avec des questions ou des problèmes.

• Coordonner les activités de bureau
• Réunions
• Des talents pour la résolution des problèmes
• Répondre aux demandes
• Planification
• Prise des appels de dépistage et de réalisation
• Feuilles de calcul
• Travail en équipe
• Gestion du temps
• PREPARATIFS DE VOYAGE

Exemples de curriculum vitae et de lettre de motivation

Passez en revue les exemples de curriculum vitae et de lettre de motivation, et obtenir des modèles à télécharger, pour une variété de postes de bureau:

• CV aux assistants administratifs
• Lettre de motivation adjointe administrative
• Curriculum vitae d'assistant personnel
• CV réceptionniste
• Lettre de motivation de la réceptionniste
• Exemples de CV d'entreprise

Comment présenter vos compétences

• Les noms de ces compétences fonctionnent comme des mots clés, alors en utilisez autant que vous le pouvez lorsque vous écrivez votre CV.
• Vous pouvez utiliser ces mêmes mots clés dans votre lettre de motivation. Concentrez-vous spécifiquement sur ceux dont votre futur employeur se soucie le plus.
• Assurez-vous d'avoir au moins un exemple de temps que vous avez démontré les compétences de chaque catégorie prête à partager avec les intervieweurs.