Transformez ces 5 types de réunions commerciales courantes en événements productifs

Vous n'avez pas à chercher très loin pour trouver des articles d'experts sur la gestion du temps. Les gourous accomplis et autres experts divisent les réunions et vous suggèrent d'éviter, de rétrécir ou de se dispenser de ces lasters de temps d'entreprise souvent laborieux.

Néanmoins, parfois nous devons juste nous rencontrer. Lors des réunions, il existe des méthodes bien définies pour mener une réunion productive. Certaines techniques que vous pouvez utiliser lors de l'utilisation de ces méthodes aideront vos réunions à devenir plus productives et lisses.

Éliminez les mises à jour «Glow Around the Table»

Tu connais cette réunion. Cram dix-huit personnes dans une pièce et exigent ensuite que chaque personne partage une mise à jour qui ressemble généralement à des tentatives pour justifier l'existence.

Les PDG et les hauts dirigeants sont connus pour avoir organisé ces réunions, croyant naïvement que c'est un excellent moyen pour tout le monde d'entendre ce qui se passe à travers l'entreprise. En réalité, les gens se déshabillent surtout et se concentrent sur la planification de leur propre mise à jour que personne n'écoutera. 

Vous pouvez plutôt partager des nouvelles pertinentes, y compris les résultats financiers, les grands clients des clients ou les mises à jour sur les initiatives à l'échelle de l'organisation. Étendez également l'offre aux individus pour soulever des problèmes importants.

Si quelque chose notable et pas largement connu s'est produit, quelqu'un devrait le partager. Si un groupe a besoin d'aide d'un autre groupe, soulevez la demande. Sinon, n'obligez pas tous les participants à partager.

Mises à jour via la technologie

Il n'est pas nécessaire d'appeler une réunion pour quelque chose que vous pouvez rechercher. Tirez parti des outils technologiques de la journée pour vous assurer que vos équipes de travail maintiennent une mise à jour de statut actuelle et visible où tout le monde peut le voir en un clic de souris.

Si vous devez vous rencontrer, coupez le temps de réunion prévu en deux ou utilisez des approches agiles et exécutez de courtes séances de «stand-up». Soyez draconien sur les digressions et les distractions qui allongent ces séances. Concentrez-vous sur le partage du statut »et oblige les gens à s'attaquer aux problèmes en dehors de ce forum.

Réunions de brainstorming non structurées

Travaillez pour définir le sujet du brainstorming et le partager avec les invités avant la session. Collectez leurs commentaires et consolidez et postez-le ou partagez-le sans attribution aux idées. Utilisez la session en direct pour sauter et construire sur les idées soumises, en ajoutant à la liste.

Résistez à l'envie d'évaluer les idées de cette session. Incorporer d'autres techniques qui minimisent les pressions de socialisation, telles que l'écriture cérébrale. Et surtout, consolidez les idées et créez un processus de type non de réunion pour les évaluer. Une fois qu'ils sont dûment évalués, archisez-les pour une référence de groupe facile dans les séances et les situations futures.

Revues des opérations approfondies

Gardez les plongées profondes et les examens d'entreprise privés et concentrez-vous sur le partage des indicateurs de fonctionnement, des problèmes et des opportunités clés. La réunion de groupe n'est pas le temps ou le lieu de séparation d'une zone ou d'une personne sous-performante.

Organisez une réunion de suivi sur place, mais ne soumet pas tout le monde à votre contre-interrogatoire visible sur cette question. Ne reculez pas sur la responsabilité de l'amélioration, mais éliminez la honte publique de vos réunions. 

Supprimer la prise de décision spontanée

Étrangement, la salle de réunion est l'un des pires endroits pour des décisions rapides. Soulever un problème pour la première fois et appeler à une décision met les gens sur le coup. Les décisions nécessitent généralement des informations et une préparation. Ils peuvent ne pas avoir les informations appropriées devant eux, ou ont été mises en évidence sur la question.

Vous pourriez plutôt travailler avant les réunions de groupe pour engager les principales parties prenantes sur les questions et les options. Solliciter leur contribution, offrir vos perspectives et travailler aux intérêts partagés du courtier. Utilisez le forum de la réunion pour valider les intérêts des parties prenantes et identifier leurs recommandations.

Bien que vous ne puissiez toujours pas obtenir la décision immédiate sans une autre étape ou deux, vous aurez renforcé vos relations de travail avec votre travail de pré-session et vous avez gagné du temps dans le processus.

Dernières pensées

Les humains sont des créatures communautaires par nature. Bien qu'une variété d'outils technologiques existent qui nous permettent de nous connecter sans être au même endroit, il aide parfois à être en face à face.

Tirez parti de cette fois judicieusement et montrez votre respect pour les participants en produisant des réunions qui minimisent le temps investi et maximisent le partage d'informations de haute qualité dans un environnement non menaçant.