Utilisez cet exemple de lettre de collecte pour être payé plus efficacement

Envoie des lettres de collecte un défi dans votre petite entreprise? Tu n'es pas seul. De nombreux propriétaires d'entreprise ne savent pas comment rédiger une lettre de collecte efficace ou avoir un échantillon qu'ils peuvent utiliser comme référence.

Les lettres de collecte doivent faire deux choses: 1) conserver la bonne volonté du client et 2) vous aider à être payé.

Une lettre de collecte fonctionne lorsqu'elle entraîne des dispositions de paiement ou de paiement de vos clients. Si vous envoyez des lettres de collecte et qu'il n'y a pas de réponse, il est temps de retravailler votre modèle de lettre de collecte.

Afin de comprendre les meilleures pratiques de création de lettres, une lettre de collecte d'échantillons est disponible ci-dessous. 

Quand utiliser une lettre de collecte

La collection commence lorsque vous envoyez la facture, qui devrait avoir une date d'échéance pour le paiement. Lorsque cette date passe, il est temps de commencer à penser à suivre une lettre de collecte. N'attendez pas trop longtemps. Il vaut mieux envoyer un avis de rappel le plus tôt possible. Rappelez-vous, c'est de l'argent qui vous est dû. Plus vous reportez-vous longtemps, plus il peut soumettre votre entreprise.

Si vous ne savez pas quoi écrire, utilisez le modèle d'échantillon ci-dessous.

Exemple de lettre de collecte

Jan. 8, 2021

Franks Plumbing
123 rue principale
Partout, NH 05000

Compte # ou facture #: 123
Solde dû ou passé le solde dû: 100 $.00

cher Jim,

Ceci est un rappel que le solde de votre compte de 100 $.00 était en retard à partir de novembre. 28, 2020.

Veuillez payer ce montant aujourd'hui, j'ai joint une enveloppe de paiement tamponnée pour votre commodité.

Merci pour votre paiement.

Sincèrement,

Frank Smith
Franks Plumbing

Comme vous pouvez le voir dans l'échantillon de lettre de collecte ci-dessus, les lettres de collecte les plus efficaces sont courtes, au point et faciles à lire. Essayez d'éviter les mots et les phrases longues ou déroutantes. La lettre la plus directe conduit à moins de malentendus.

Conseils de lettre de collecte

Votre lettre de collecte devrait:

• Dites la raison de votre lettre dans la première phrase
• Expliquez plus sur la première phrase de votre deuxième phrase
• Suggérer une solution
• Remerciez le destinataire

Votre lettre de collecte est le reflet de votre entreprise, alors gardez-le professionnel et assurez-vous de signer chaque lettre personnellement. N'oubliez pas que votre lettre est de persuader quelqu'un de vous envoyer de l'argent. Votre libellé et votre ton sont essentiels, surtout s'il s'agit d'un client avec lequel vous souhaitez continuer à faire affaire. Supposons toujours que le client paiera.

Enfermer une enveloppe pour le paiement est également une bonne idée. Si vous pouvez inclure des frais de port sur l'enveloppe de paiement, c'est mieux. Plus vous vous facilitez pour le client pour effectuer le paiement, meilleure est vos chances d'être payé.