Que fait un employé de fichiers?

Les commis de fichiers utilisent un système, généralement numérique ou alphabétique, pour maintenir des enregistrements papier ou électroniques, y compris la correspondance, les reçus, les contrats et les factures, pour s'assurer que les informations sont faciles à localiser lorsqu'elles sont nécessaires. Ils organisent et déposent des documents, récupèrent les données et téléchargent des fichiers électroniques.

Selon le u.S. Mise à jour du Bureau of Labor Statistics 2018, environ 110 020 commis de fichiers ont été employés dans le U.S. Ils travaillent dans les soins de santé, les services sociaux, le monde universitaire et divers types de bureaux professionnels tels que les cabinets d'avocats. Toute organisation qui génère un grand volume de documents ou de documents électroniques engage.

Tâches et responsabilités des commis de dossiers

Les entreprises, grandes et petites, ont des serveurs, des armoires, des tiroirs, des chambres et des entrepôts désignés où les fichiers de cas, documents et autres types d'informations sont stockés. Les commis de fichiers sont responsables de l'entretien de ces espaces. Ce travail nécessite généralement la capacité de faire le travail suivant:

• Développer des systèmes de classement organisés.
• Créer, traiter et maintenir les enregistrements de fichiers.
• Déposer et récupérer des documents pour un autre personnel.
• Préparer des enregistrements pour le stockage hors site.
• Maintenez les journaux de la salle des fichiers pour suivre l'emplacement des fichiers.
• Éliminer les dossiers en fonction des horaires de rétention de documents établis.

En plus de gérer les dossiers d'une organisation, les commis de dossier peuvent être appelés à aider dans un certain nombre d'autres domaines, notamment en saluant les visiteurs; répondre aux téléphones et diriger les appels; taper des mémos, des e-mails et d'autres types de documents; transcription des enregistrements; concevoir des formulaires; équipement de bureau d'opération; et gérer des matériaux confidentiels.

Salaire du commis de dossier

Le salaire d'un greffier de fichiers varie en fonction de l'expérience, de l'emplacement et de la possibilité de transmettre des tâches dans d'autres rôles:

• Salaire annuel médian: 31 700 $ (15 $.24 heures)
• Top 10% salaire annuel:Plus de 50 230 $ (24 $.15 / heure)
• Bottom 10% salaire annuel: Moins de 21 390 $ (10 $.28 / heure)

Source: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2018

Éducation, formation et certification

Les normes éducatives sont fondamentales pour cette profession, et la plupart des formations ont lieu au travail.

• Éducation: Un diplôme d'études secondaires ou un équivalent est généralement nécessaire, bien que certaines personnes travaillant comme commis de dos. Environ 11% ont des certificats postsecondaires.
• Entraînement: Une expérience de travail dans un domaine similaire est utile. La formation en cours d'emploi implique souvent de travailler sous un employé plus expérimenté pendant quelques semaines à quelques mois.

Compétences et compétences des commis de fichiers

Travailler en tant que commis de fichiers nécessite des compétences solides d'organisation et de communication ainsi que une attention méticuleuse aux détails. Les commis de fichiers peuvent également être tenus d'effectuer des travaux lourds occasionnels des boîtes de fichiers et similaires. Les autres compétences et capacités vitales comprennent:

• Compétences informatiques et logicielles: Vous devez vous sentir à l'aise en utilisant Internet et le traitement de texte, la feuille de calcul et les applications de messagerie. Vous devrez peut-être également être familier avec les logiciels de gestion de documents, tels que EFileCabinet, ou le stockage de fichiers dans le cloud.
• Compétence de compréhension en lecture: Une partie importante de cette position consiste à dériver la nature d'un document de son contenu et à la placer dans un endroit logique où d'autres s'attendent à le trouver.
• La capacité d'écoute:L'écoute est importante pour comprendre les besoins des collègues et mettre en œuvre leurs demandes et suggestions.
• Compétences à la pensée critique: La logique et les compétences de prise de décision sont essentielles pour trier rapidement divers documents et déterminer quoi en faire.

Perspectives de travail

L'emploi du commis de dossier devrait diminuer d'environ 10% entre 2016 et 2026, les organisations combiner des fonctions administratives, telles que la réception et le dépôt, et la capacité et la facilité d'utilisation du stockage technologique continuent de croître.

Environnement de travail

Les commis de fichiers sont employés dans un environnement de bureau, où ils passent une grande partie de leur temps à récupérer et à livrer des fichiers à d'autres employés ou à s'asseoir devant un ordinateur. Les commis de dossiers qui travaillent dans un plus grand bureau ont la possibilité de se rencontrer et d'interagir avec le personnel de l'entreprise à plusieurs niveaux.

Horaire de travail

Les commis de fichiers fonctionnent pendant les heures normales de bureau en règle générale. Lorsqu'un bureau est ouvert aux clients et que les autres employés sont au travail, un employé de dossier devrait également être là. Étant donné que le volume des documents produits peut être significatif, en fonction de la taille et de la nature de l'organisation, un commis de fichiers pourrait devoir travailler à plein temps pour suivre le flux. Mais cela ne signifie pas que les opportunités d'emploi ou les postes à temps partiel ne sont pas disponibles. Les heures supplémentaires ne sont généralement pas requises.

Comment obtenir le travail

Rafraîchissez votre CV

Avant d'envoyer un curriculum vitae aux employeurs potentiels, examinez-le et mettez-le pour vous assurer qu'il est actuel et gratuit des fautes de frappe et des inexactitudes. Si vous n'avez pas de CV ni aucune expérience de travail à énumérer, utilisez des conseils d'experts et un exemple solide pour créer un premier CV gagnant.

Préparez-vous à l'entretien

Avant l'entretien, recherchez l'entreprise et demandez à un ami de vous aider à vous entraîner à répondre à certaines des questions d'entrevue les plus courantes. Plus vous vous entraînez, plus vous vous sentirez à l'aise lorsque vous êtes assis en face du responsable du recrutement.

Comparaison des emplois similaires

Les personnes intéressées à travailler dans un scénario de bureau considèrent également d'autres types d'emplois de bureau. Certains de ces emplois peuvent nécessiter une éducation et une formation supplémentaires. Voici une liste d'emplois similaires, ainsi que leurs salaires annuels médians:

• adjointe administrative: 38 880 $
• Comptable: 40 240 $
• Transcripteur médical: 34 770 $

Source: u.S. Bureau of Labor Statistics Occupational Outlook Handbook, 2018