Que fait une réceptionniste?

Par définition, une réceptionniste est la première personne à être vue par un visiteur à toute entreprise. Ils sont la première ligne de défense d'une entreprise. L'entrée avant d'un complexe de bureaux ou d'un établissement médical aura généralement une réceptionniste stationnée pour diriger les visiteurs vers le bon bureau dans l'installation. Les bureaux individuels de l'entreprise pourraient également avoir leurs propres réceptionnistes.

RÉPONDANCES ET RÉCONNATIONS

Les réceptionnistes effectuent une variété de tâches administratives et de bureau:

• Répondre aux appels téléphoniques: Cela peut impliquer de prendre des messages ou de diriger les appels vers le personnel approprié, et même de répondre directement aux questions générales des clients, des clients et d'autres.
• Planifiez les clients et les clients: La plupart des réceptionnistes sont responsables de la planification des clients et des clients pour rencontrer du personnel, ou ils planifieront le personnel pour des tâches hors site, telles que les comparutions de justice et les réunions.
• Recevez les visiteurs: Une réceptionniste peut être en mesure de répondre aux besoins d'un client lui-même, mais les dirige souvent vers le personnel ou le lieu approprié.
• Recueillir des informations: Ceci est le plus courant pour ceux qui travaillent dans des installations médicales. Ils pourraient être accusés de recueillir des informations personnelles de nouveaux patients et de confirmer la couverture d'assurance.
• Répondez au courrier entrant: Cela inclut à la fois le courrier électronique et le courrier papier, en train de diriger chacun vers le personnel approprié.

Certains réceptionnistes assument également des tâches de secrétariat, telles que la saisie, le dépôt et la copie de la correspondance et des documents.

Salaire de réceptionniste

Le salaire peut varier quelque peu selon l'industrie, mais c'est souvent un poste d'entrée de gamme et paie en conséquence. Les réceptionnistes sont généralement compensés par l'heure, mais certains peuvent gagner des salaires.

• Salaire annuel médian: 28 392 $ (13 $.65 / heure)
• Top 10% salaire annuel: Plus de 40 872 $ (19 $.65 / heure)
• Bottom 10% salaire annuel: Moins de 20 072 $ (9 $.65 / heure)

Source: u.S. Bureau of Labor Statistics, 2017

Éducation, formation et certification

Ce n'est pas une position qui nécessite beaucoup d'éducation ou de formation.

• Éducation: Les réceptionnistes sont généralement tenus d'avoir un diplôme d'études secondaires ou équivalent.
• Entraînement: La formation est souvent au travail et spécifique aux besoins de l'industrie ou de l'entreprise en particulier.
• Expérience: La connaissance des programmes informatiques et des logiciels peut être utile car de nombreuses tâches d'une réceptionniste sont accélérées par la technologie.

Compétences et compétences réceptionnistes

Les compétences requises pour un emploi de réceptionniste peuvent varier en fonction de l'industrie, mais certains sont communs à la plupart des entreprises.

• Professionnalisme: Vous êtes la première personne qu'un client ou un autre visiteur voit en arrivant. Vous êtes leur première impression de votre employeur. Vous devez incarner les idéaux de votre entreprise, à la fois dans votre comportement et dans votre apparence.
• Compétences en communication: Votre travail principal est de saluer les gens. Découvrez ce dont ils ont besoin et aidez-les à l'obtenir. La plupart de cette communication sera verbale, en personne ou par téléphone.
• Compétences personnelles: Vous travaillerez en étroite collaboration avec diverses personnes. Si une réunion importante tombe, vous devrez peut-être expliquer pourquoi. Si quelqu'un passe une mauvaise journée, vous pourriez en supporter le poids et répondre de manière appropriée peut être critique.
• Nerfs d'acier: Si une urgence se développe dans ou en face de votre lieu d'affaires, vous pourriez être la première personne qui doit répondre et décider quoi faire.
• Compétences technologiques: Vous utiliserez un système téléphonique complexe, probablement celui avec plusieurs lignes internes et externes que vous devez continuer à fonctionner en douceur. Vous devrez peut-être également vous familiariser avec les feuilles de calcul, les logiciels de traitement des mots, les systèmes de partage de e-mail et de fichiers de votre entreprise et peut-être plusieurs plateformes de médias sociaux.
• Organisation: Vous serez le lien d'une grande partie de la communication interne de votre employeur, vous devrez donc non seulement vous organiser, mais vous devrez garder tout le monde organisé aussi. Vous pourriez être responsable du stockage et du redressement du matériel de lecture ou des ressources d'information dans votre zone d'attente.
• Capacité multitâche: Un appel téléphonique entrera inévitablement pendant que vous êtes toujours en jeu avec quelqu'un d'autre. Vous devrez saluer le nouvel appelant, puis revenir en arrière. Pendant ce temps, trois personnes pourraient attendre en personne pour vous parler. Vous devrez garder les besoins de chaque personne séparés dans votre esprit, ne pas négliger personne, et ne pas vous laisser dépasser ou frustrer.

Perspectives de travail

Dans l'ensemble, la croissance de l'emploi pour les réceptionnistes dans les industries de la santé devrait être d'environ 9% de 2016 à 2026, ce qui est à peu près moyen. D'autres industries pourraient devenir plus dépendantes de la technologie et moins besoin de gardiens humains.

L'avancement est commun en interne. De nombreux réceptionnistes passent à d'autres postes au sein de leurs entreprises.

Environnement de travail

Les réceptionnistes peuvent être trouvés dans pratiquement toutes les industries. C'est leur travail de protéger la porte et de maintenir l'ordre sur les clients, les téléphones et les courriers entrants. Cela signifie qu'ils n'ont pas beaucoup de confidentialité personnelle. Leurs lieux de travail sont généralement situés dans des zones à fort trafic, et ils pourraient avoir à faire face à des clients, des clients ou des situations désagréables.

Horaire de travail

C'est généralement un poste à temps plein pendant les heures régulières de bureau. Cela peut varier selon les entreprises qui restent ouvertes le week-end, les vacances ou les soirées, comme les installations médicales. Environ 25% des réceptionnistes travaillent à temps partiel.

Comment obtenir le travail

Écrivez la lettre de motivation parfaite

Votre CV n'a pas à rester seul. Une bonne lettre de motivation attirera l'attention de votre lecteur dès le début, l'obligeant à retourner la page et à lire.

Recherche des questions d'entrevue couramment posées

On vous posera certainement des questions courantes lorsque vous vous asseyez pour une interview. Découvrez ce qu'ils sont, apprenez les meilleures réponses et pratiquez vos réponses à l'avance.

Comparaison des emplois similaires

Ceux qui envisagent le rôle de la réceptionniste pourraient également être intéressés par ces carrières:

• Représentant du service à la clientèle: 32 890 $
• Clerks d'information: 33 680 $
• Techniciens et assistants de la bibliothèque: 29 050 $

Source: u.S. Bureau des statistiques du travail

Exemple de CV réceptionniste

Ceci est un exemple de CV pour une position de réceptionniste. Téléchargez le modèle de curriculum vitae réceptionniste (compatible avec Google Docs et Word en ligne) ou voir ci-dessous pour plus d'exemples.

Exemple de CV réceptionniste (version texte)

Demandeur de Jonathan
123 Moore Avenue
Albany, NY 12201
(111) 222-3333
Jonathan.demandeur @ e-mail.com

RÉCEPTIONNISTE

Gérer un bureau occupé et rapide avec professionnalisme et efficacité

Expérimentés dans des milieux juridiques et médicaux et être fier d'être le premier visage que les clients voient au bureau ou la première voix qu'ils entendent au téléphone.

Les compétences clés comprennent:

• Microsoft Office
• Téléphones multilignes
• Résolution de conflit
• Service Clients
• Très organisé
• Multitâche

Expérience professionnelle et bénévole

Bureaux juridiques de Smith et Reilly, Colonie, NY
Réceptionniste / assistant administratif (Février 2015-présent)

Première personne de contact pour les clients. Organiser des documents en préparation des dates judiciaires. Planifier et assister aux réunions et prendre des minutes. Autres tâches générales de bureau.

Office dentaire de Dr. FORGERON, Albany, NY
RÉCEPTIONNISTE (Novembre 2012-janvier 2015)

Accueilli les patients à leur arrivée. Rendez-vous prévus en personne et par téléphone. Fichiers médicaux gérés (effectuant des notations, tri et dépôt). Réclamations déposées auprès des compagnies d'assurance dentaire.

National Power and Gas Company, Albany, NY
REPRÉSENTANT DU SERVICE À LA CLIENTÈLE (Mai 2011-octobre 2012)

Répondu aux appels du service à la clientèle et résolu les problèmes et préoccupations. A dirigé les clients vers des ressources appropriées si nécessaire. Système de service à la clientèle sur ordinateur d'occasion confortable.

Camp Happiness, Albany, NY
Conseiller bénévole (Juin 2009-présent)

Passez une semaine chaque été à travailler au camp pour les enfants d'âge scolaire. Organiser les activités et servir de mentor pour assister aux jeunes.

Éducation et références

COLLÈGE DE LA VILLE, Albany, NY
Baccalauréat ès arts en administration des affaires, 2011