Ce que les employeurs ne devraient pas conserver dans les dossiers du personnel des employés

Les employeurs ne devraient jamais placer d'articles particuliers dans votre dossier de personnel général. Le contenu de vos dossiers et dossiers de votre personnel est généralement accessible au personnel des ressources humaines, à l'employé et au directeur ou au superviseur de l'employé, dans certaines entreprises.

Dans d'autres, l'accès est limité au personnel RH et les employés peuvent demander l'accès à leurs dossiers. Les avocats peuvent également assigner le contenu des dossiers du personnel pour les poursuites et les plaintes de la Commission des chances d'emploi à l'égalité d'emploi (EEOC). Un ancien employé peut également demander une copie de ses dossiers de personnel.

La meilleure pratique rend le dossier du personnel uniquement accessible par les membres du personnel des ressources humaines. Vous devez conserver les fichiers du personnel sous verrouillage et clé dans une zone de stockage qui les rend inaccessibles aux autres employés.

Avec toutes ces utilisations potentielles et les téléspectateurs potentiels de vos dossiers de personnel d'employé, un employeur doit prendre soin de maintenir une documentation factuelle impartiale des antécédents d'emploi d'un employé dans les dossiers du personnel de vos employés.

Par conséquent, vous voudrez appliquer ces directives générales à la documentation que vous conservez dans les dossiers du personnel de votre organisation.

Lignes directrices pour le contenu du dossier du personnel des employés

Les informations dans les enregistrements du personnel doivent être factuelles.

Les opinions du personnel du manager ou des ressources humaines; notes aléatoires; potins; des rumeurs non fondées; questions, rapports ou allégations de Tattletale d'autres employés inexplorés; Les allégations non poursuivies, enquêtées et conclues; et toute autre information, commentaire ou note non factuel doit être exclu du dossier du personnel d'un employé.

L'un des pires exemples de commentaires offensants qu'un gestionnaire de ressources humaines a trouvés déposés dans un dossier de personnel des employés, impliquait un entretien d'embauche de billets d'entrevue. L'un a déclaré: «Peut-être trop gros pour monter et descendre les escaliers au besoin.«Imaginez l'employé, un avocat et même les futurs employés et superviseurs lisant des commentaires comme ceux-ci.

Dans une autre entreprise, le gestionnaire a trouvé des notes non fondées que les managers et d'autres avaient placés dans les dossiers de l'employé tels que "Mary's en colère parce qu'elle n'a pas obtenu de relance. Elle a ralenti son travail délibérément pour se rendre avec son manager."Voir le problème?

Les enregistrements du personnel doivent être soignés de manière réfléchie à leurs emplacements de fichiers appropriés.

Déterminez un protocole pour les dossiers du personnel de votre entreprise en fonction des lois étatiques et fédérales, des lois sur l'emploi telles que la loi de 1996 sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (HIPAA) et les meilleures pratiques de l'employeur.

Ensuite, restez avec le protocole. Vous ne voulez pas trouver des excuses de médecin aléatoire dans le dossier du personnel lorsqu'ils appartiennent à un dossier médical. Vous ne voulez pas non plus la justification et la justification de la promotion d'un employé dans le dossier de la paie.

Vous ne voulez pas non plus que les dossiers d'une décision d'embauche qui implique des vérifications ou des notes des antécédents des discussions avec les anciens employeurs dans le dossier du personnel.

Les superviseurs, les gestionnaires et les autres employés qui placent la documentation dans les dossiers du personnel ont besoin d'une formation.

Toute personne qui a accès et peut placer des documents dans un dossier de personnel d'employé a besoin d'une formation pour rédiger de manière appropriée la documentation.

Indiquant une réprimande dans un employé que l'employé était un Deadbeat complet ne gagnera pas vos enregistrements de personnel. Mais, les superviseurs non formés sont connus pour écrire des déclarations similaires et les placer dans des dossiers du personnel des employés.

Mieux encore, limitez l'accès aux fichiers à votre personnel RH qui est responsable des dossiers et sait ce qui devrait et ne devrait pas être placé dans un dossier personnel. Votre personne du personnel RH peut vérifier toute la documentation avant de la classer pour s'assurer qu'elle est factuelle et correctement écrite. Le processus d'examen et de commentaires aidera vos gestionnaires à découvrir comment rédiger une documentation appropriée.

Équilibrez les informations que vous placez dans les dossiers du personnel.

Inclure à la fois les aspects positifs et négatifs des antécédents d'emploi d'un employé. Trop souvent, les dossiers du personnel mettent l'accent sur chaque occurrence négative et manquent les composantes positives que chaque employé éprouve. Pensez à économiser des preuves des augmentations, des promotions, des récompenses pour une excellente performance et des copies de louanges, et de notes de remerciement.

Reconnaissez la différence entre les notes personnelles d'un superviseur sur son personnel de déclaration et les dossiers officiels du personnel de l'entreprise.

Les notes du superviseur qui sont utilisées pour l'amélioration des performances, pour suivre les projets et l'achèvement des objectifs, et pour déterminer équitablement les augmentations et les plans de développement des performances, par exemple, appartiennent au dossier privé d'un superviseur, et non dans le dossier officiel de la société.

Reconnaissez également la nécessité de former des superviseurs sur la façon de prendre des notes et de maintenir la documentation dans leur dossier de gestion. Les mêmes critères de faits, pas d'opinions et d'exemples spécifiques, pas de ouï-dire, s'appliquent aux notes privées.

Les notes privées du superviseur peuvent être assimilées dans le cas d'un procès, donc la prudence est recommandée même pour les notes privées. De plus, la pratique de certains superviseurs ou gestionnaires pour conserver des copies des dossiers qui existent dans le dossier officiel du personnel des employés dans leur dossier de gestion ne sont pas recommandés.

Les notes de documentation et d'entrevue d'embauche présentent un peu de dilemme.

La meilleure pratique consiste à maintenir un fichier distinct pour chaque poste que vous remplissez qui comprend toute la documentation liée à la commission de ce poste à partir de la publication de travail aux vérifications de référence. Les curriculum vitae, les lettres de motivation et les applications des demandeurs appartiennent à ce fichier, sauf que vous devez déplacer la demande de l'employé embauché au dossier du personnel des employés.

Selon la Society for Human Resource Management (SHRM). "Un fichier d'embauche comprend les documents et les mesures prises pour l'embauche de chaque poste. Sont les publicités d'emploi, les curriculum vitae, les demandes d'emploi, les commandes d'emploi soumises à toute agence, les évaluations des entretiens, les vérifications de référence, les résultats des examens physiques, les résultats des tests d'emploi, les rapports de crédit, la documentation de validité des tests utilisés dans le processus de sélection, les données du demandeur pour les candidats non Informations embauchées et connexes."

Ce fichier a également les listes de contrôle et les formulaires officiels que vous utilisez pour rechercher une représentation impartiale des qualifications d'un employé potentiel et soutenir votre décision d'embaucher le candidat le plus qualifié. Les opinions et les notes du gestionnaire d'embauche qui ont été prises pendant le processus d'embauche n'appartiennent pas à ce fichier.

Les ressources humaines peuvent recueillir ces notes pour maintenir une documentation complète sur une décision d'emploi, mais elles n'appartiennent pas aux dossiers du personnel.

Documentation factuelle sur les décisions d'emploi.

Cette documentation comprend des décisions telles que la promotion, le transfert vers une opportunité latérale et l'augmentation du salaire et ils appartiennent aux dossiers du personnel. Les opinions du superviseur ou des RH sur l'employé ne. La documentation officielle de l'action disciplinaire telle qu'un avertissement écrit appartient également au dossier du personnel de l'employé.

Exemples spécifiques de documentation qui ne devraient pas être dans le dossier du personnel

Les informations suivantes ne doivent pas être placées dans les dossiers du personnel. La documentation peut nécessiter un fichier distinct, peut être classé comme des notes de surveillance ou de gestion, ou ne doit pas être conservée par un employeur.

• Toute information médicale appartient au dossier médical.
• Les informations sur la paie appartiennent au fichier de paie.
• Les documents qui incluent les numéros de sécurité sociale des employés ou les informations sur les classifications protégées d'un employé telles que l'âge, la race, le sexe, l'origine nationale, le handicap, l'état matrimonial, les croyances religieuses, la composition génétique, le poids, etc.
• La documentation de supervision dans le but de gérer le travail d'un employé, la fixation d'objectifs, les commentaires fournis, etc.
• Le matériel d'enquête, notamment la plainte des employés, les entretiens de témoins, les entretiens avec les employés, les conclusions, les recommandations d'avocat et la résolution, ainsi que le suivi pour assurer aucune représailles, devrait résider dans un dossier d'enquête distinct du dossier du personnel.
• Déposer les formulaires I-9 des employés dans un fichier ou un emplacement I-9, loin du dossier du personnel des employés. (En cas d'examen fédéral de votre I-9, vous ne souhaitez pas exposer d'autres informations relatives à vos employés.)
• Placez les vérifications des antécédents, y compris les antécédents criminels, les rapports de crédit, etc., et les résultats des tests de dépistage de drogue dans un dossier confidentiel distinct que les superviseurs, les gestionnaires et l'employé ne peuvent pas accéder. SHRM recommande ce fichier confidentiel distinct ou alternativement, que ces informations peuvent également être déposées dans le dossier médical confidentiel de l'employé.
• Les dossiers d'égalité des chances des employés tels que les formulaires d'auto-identification et les rapports gouvernementaux ne doivent pas être conservés dans le dossier du personnel ni partout où le superviseur a accès.

La ligne de fond

Si vous suivez ces lignes directrices, votre organisation stockait efficacement les antécédents de l'emploi factuels et soutenables dans les endroits appropriés dans les endroits appropriés.

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