Qu'est-ce qu'un gestionnaire de services administratifs?

Un responsable des services administratifs supervise les services administratifs d'une organisation. Cela peut inclure la supervision du personnel administratif et la coordination des installations de distribution de courrier, de tenue de dossiers et de surveillance.

En savoir plus sur le travail d'un gestionnaire de services administratifs.

Qu'est-ce qu'un gestionnaire de services administratifs?

Pour être productif, une organisation doit fonctionner en douceur. Un gestionnaire de services administratifs est la personne qui s'assure que cela se produit en coordonnant ses services de soutien.

Leurs fonctions peuvent inclure:

• Coordination de la distribution de courrier
• Maintien des installations
• Tenue de dossiers
• Planification budgétaire ministérielle
• Attribution des fournitures.

Dans une organisation plus petite, le responsable des services administratifs peut tout faire, tandis que dans un plus grand, il peut y avoir plusieurs managers responsables de différentes tâches.

• Noms alternatifs: Gestionnaire de bureau, gestionnaire des installations, gestionnaire de contrat

Comment fonctionne un gestionnaire de services administratifs

Les gestionnaires de services administratifs travaillent généralement à temps plein. Ils peuvent également avoir à faire des heures supplémentaires. Certains gestionnaires des installations sont en appel pendant les heures non du travail pour faire face aux problèmes qui surviennent.

Les fonctions quotidiennes d'un gestionnaire de services administratives varient en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure:

• Participer à la planification à long terme et au développement d'objectifs ministériels et de division, de plans stratégiques et d'objectifs
• Superviser le développement du personnel, les programmes de formation, l'élaboration des politiques et les projets spéciaux
• Aider les hauts dirigeants et participer et / ou diriger de petits projets administratifs
• Créer, maintenir et superviser la coordination et la documentation des programmes de formation pour les employés
• Analyse des documents liés aux contrats pour garantir la conformité aux réglementations et directives 
• Représentant l'organisation lors de réunions pour des conférences
• Rédaction et modification des communications pour l'équipe de direction

Les gestionnaires de services administratifs sont employés dans les services éducatifs, les soins de santé, les services professionnels, scientifiques et techniques, les finances et l'assurance, et les gouvernements des États et locaux.

En 2018, il y avait 300 200 personnes employées dans cette occupation aux États-Unis. Le Bureau of Labor Statistics (BLS) prédit que l'emploi dans cette profession augmentera plus rapidement que la moyenne jusqu'en 2028.

Les gestionnaires de services administratifs ont obtenu un salaire annuel médian de 96 940 $ en 2019 et un salaire horaire médian de 46 $.61.

Le domaine offre des opportunités d'avancement, surtout si vous travaillez pour une grande organisation. Ces organisations ont plus d'occasions de progresser car il existe généralement plusieurs couches et types de gestionnaires de services administratifs. L'expérience et l'éducation augmentent vos chances de progresser dans ce domaine.

Exigences pour un gestionnaire de services administratifs

Bien que les exigences varient selon l'organisation, les candidats devraient généralement avoir un baccalauréat. Certains employeurs embaucheront ceux qui ont un diplôme d'études secondaires ou un GED qui ont une vaste expérience de travail connexe. Pour se démarquer en tant que candidat, vos antécédents professionnels devraient refléter votre expérience administrative et vos compétences en gestion.

Les compétences générales, ou compétences non quantifiables, sont également un élément essentiel de la gestion des services administratifs. Des compétences fortes de parole, d'écoute et d'écriture sont essentielles, car ils ont souvent besoin de communiquer avec les autres.

Ils ont également besoin de réflexion critique et de compétences de résolution de problèmes. Les gestionnaires de services administratifs sont souvent chargés d'identifier les problèmes et de trouver des solutions possibles. La gestion du temps est également essentielle, car ils jonglent souvent avec plusieurs tâches et établissent des délais pour les autres.

Certification

Les gestionnaires de services administratifs ne sont pas tenus d'être certifiés ou agréés. La certification volontaire est disponible pour ceux qui se spécialisent dans les installations ou la gestion des contrats. L'International Facility Management Association offre les informations d'identification Certified Facilités Manager (CFM), qui indique à un employeur qu'ils ont terminé les exigences du cours et adopté des évaluations démontrant leurs connaissances.

Les gestionnaires des contrats peuvent poursuivre l'une des nombreuses certifications offertes par la National Contrac Management Association (NCMA), y compris un gestionnaire de contrats professionnels certifié (CPCM). Les titres de compétences de ces organisations peuvent aider à augmenter l'opportunité d'un candidat.

Points clés à retenir

• Un responsable des services administratifs supervise les services administratifs d'une organisation. Cela peut inclure la supervision du personnel administratif et la coordination des installations de distribution de courrier, de tenue de dossiers et de surveillance.
• Ils exercent un large éventail de tâches liées à la maintenance d'une organisation en douceur. 
• Ils travaillent généralement à plein temps dans une variété de domaines, y compris les services éducatifs, les soins de santé et le gouvernement. 
• Un baccalauréat est préféré, mais certaines organisations embaucheront un candidat avec un diplôme d'études secondaires et une vaste expérience. 
• La certification est facultative, mais elle peut faire de vous un candidat d'emploi plus attrayant.