Quelle est la différence entre les projets et les affaires comme d'habitude?

Travaillez-vous sur un projet? Ou c'est ce que vous faites une partie des opérations quotidiennes de votre entreprise? Les deux sont nécessaires dans une organisation et sont également valables, mais cela aide à comprendre ce sur quoi vous travaillez afin que vous puissiez mieux voir où il s'intègre dans la stratégie globale.

Il existe cinq principales différences entre le travail de projet et les affaires comme d'habitude (souvent abrégé comme BAU). Avec ces directives à l'esprit, il devrait être facile de voir si vous travaillez sur des projets ou des travaux de BAU, ou les deux.

Limoné de temps vs. En cours

Les projets ont une date de départ, de milieu et de fin, et sont un événement unique. Ceci est le cycle de vie du projet. En fait, la caractéristique la plus déterminante d'un projet est qu'elle a une fin. Le chef de projet et l'équipe travaillent sur le projet pendant cette période. À la fin, l'équipe est généralement dissoute.

Bau est en cours. Vous pouvez, bien sûr, clôturer une fonction ou arrêter un processus s'il n'est plus nécessaire pour l'entreprise mais même cela est généralement fait en tant que projet. Une fonction BAU produit un travail continu sans date de fin prévisible.

ChangeMakers vs. Changer les identifiants

Il y a une différence dans la façon dont le changement est géré dans le travail du projet et du BAU. Les équipes BAU identifient le besoin de changement et les équipes de projet mettent en œuvre ce changement.

Parce que les équipes BAU gèrent l'entreprise, ils sont également les premiers à savoir quand les processus existants ne fonctionnent pas et ne sont plus utiles. Lorsque cela se produit, ils identifient le besoin de changement.

Un gestionnaire, dans le cadre d'un examen stratégique, peut suggérer les changements à apporter à une unité pour atteindre ses objectifs. Ou, un membre de l'équipe peut faire une suggestion de changement. À l'autre extrémité du spectre, vous pouvez avoir une analyse de rentabilisation complète produite par un cadre supérieur pour fournir des modifications nécessaires pour aider sa division à atteindre ses objectifs annuels. Ceux qui travaillent dans des rôles de BAU peuvent également réaliser que le changement est essentiel en raison de changements dans le cadre réglementaire ou dans le cadre du paysage concurrentiel de l'organisation.

Les équipes de projet aident à mettre en œuvre tous ces changements nécessaires. Les projets fournissent un changement à et via les fonctions BAU en utilisant la gestion de projet. Cela se produit généralement une fois que le projet est passé par une analyse de rentabilisation et un processus d'approbation de la haute direction.

Gérer vs. Risque atténuant

Pour que les fonctions comme d'habitude sont efficaces, vous trouverez que les équipes BAU cherchent à atténuer tous les risques pour les opérations. Ils s'efforcent de retirer l'incertitude des affaires pour une meilleure stabilité organisationnelle et des processus reproductibles.

Par leur nature même d'être unique et incertaine, les projets nécessitent un élément de risque. L'entreprise fait un peu de saut dans l'inconnu simplement en faisant un projet car il introduit le changement et livre quelque chose qui n'était pas là auparavant.

Les équipes de projet approchent donc le risque d'une manière différente de celle des équipes BAU. Les chefs de projet cherchent à gérer le risque-deux positifs et négatifs pour obtenir les meilleurs résultats. Cela pourrait inclure l'atténuation des risques pour essayer de limiter la probabilité que cela se produise, mais cela comprend également d'autres stratégies de gestion des risques.

Capitaliser vs. Ne pas capitaliser les coûts

Les projets peuvent généralement être capitalisés, et souvent BAU ne peut pas l'être, car vous comptez sur les dépenses d'exploitation pour votre entreprise en cours comme d'habitude. En d'autres termes, les traitements comptables des projets et d'autres tâches sont différents.

Le financement du projet est souvent lié à l'apporter un actif à la mise en service des services, les coûts peuvent être capitalisés. Dans certains cas, selon l'endroit où vous êtes dans le monde et vos réglementations comptables locales, vous pouvez même prendre des coûts de projet en dessous de la ligne.

Les coûts BAU sont normalement considérés.

Le financement du projet et le financement des entreprises, en général, sont un domaine très spécialisé, il est donc toujours préférable de prendre des conseils de vos experts en finance avant de porter des jugements sur ce qui devrait et ne devrait pas être capitalisé dans votre organisation. Les règles comptables varient selon le pays, et même selon l'organisation où les entreprises individuelles ont des processus et des façons de faire particuliers.

Cross-fonctionnels vs. Équipes fonctionnelles

Enfin, il y a une grande différence dans la composition des équipes de projet et de BAU. Les projets ont tendance à impliquer des équipes d'experts multidisciplinaires réunies pour fournir une production particulière.

Les équipes de projet sont faites de personnes qui remplissent des rôles particuliers. Ce ne sont pas des titres d'emploi, mais des postes dans le projet avec des responsabilités distinctes. Les principaux rôles d'une équipe de projet sont:

• Commanditaire de projet
• Chef de projet
• Fournisseur principal (l'organisation chargée de faire le travail, qui pourrait être une équipe interne comme elle ou un entrepreneur ou un fournisseur externe)
• Client (cela pourrait être un client interne comme un directeur de département différent ou, dans une organisation de services à la clientèle, le client pour qui vous livrez le projet)
• Experts en la matière (les gens ont apporté à l'équipe soit pendant la durée du projet, soit une partie de celle qui utilise leur expertise pour contribuer au succès du projet).

BAU Work, en revanche, est géré par des équipes fonctionnelles. Ils sont des experts à part entière mais regroupés en tant que division. Il y a normalement moins de chevauchement interfonctionnel avec d'autres départements, et ils auront des cibles définies et une vision du rôle que joue le département dans l'entreprise. Un exemple serait une équipe de service client qui fonctionne dans le cadre d'une plus grande division de service de la clientèle, les appels et les e-mails des clients sur votre produit.

Il peut y avoir un certain chevauchement car des gens des équipes BAU sont appelés pour participer à des équipes de projet.

BAU et conflits de projet

Le travail de projet et le travail de BAU peuvent être bien entre eux, mais il peut souvent y avoir des tensions. Cela se produit parce que les projets essaient de modifier le statu quo.

Deuxièmement, lorsque vous demandez aux gens de rejoindre votre équipe de projet, ils peuvent souffrir d'un conflit de loyauté. Est leur première responsabilité à leur travail de jour ou au projet? Des objectifs clairs et un engagement fort envers le projet de la direction peuvent aider ici, ainsi que la maintenance de communication ouverte afin qu'ils sachent quelles devraient être les priorités.

Troisièmement, garder l'entreprise en marche est toujours la priorité. Cela a une implication pour les équipes de projet qui pourraient voir leur coupe de financement, les ressources clés retirées des rôles et des délais de BAU sont retardés parce que le maintien des opérations quotidiennes de l'organisation tire la mise au point.