Quand utiliser les services de traitement de la paie

Quelles sont les raisons d'externaliser le traitement de la paie?

Même si vous n'avez que quelques employés, vous pouvez décider d'externaliser votre masse salariale, c'est-à-dire, retournez le traitement de la paie et d'autres responsabilités de paie à quelqu'un d'autre. Vous trouverez ci-dessous quelques considérations pour vous aider à décider d'externaliser.

Nous examinerons d'abord les situations dans lesquelles vous voudrez peut-être envisager d'externaliser votre paie, puis des options d'externalisation.

L'externalisation de la paie abaisse les coûts de travail

Si vous payez simplement les employés de bureau, vous pouvez calculer la rémunération en multipliant les heures par taux et déterminer si des heures supplémentaires sont dues.

Mais si vous produisez un produit, vous devez connaître le coût de la main-d'œuvre sur chaque produit, vous pouvez donc déterminer le coût des marchandises vendues.

Laissez le service s'occuper des multiples États, localités

Si vous avez des employés dans plus d'un État, vous devez vous conformer aux exigences pour payer et signaler les impôts sur le revenu de l'État. Si votre entreprise opère dans différentes villes, vous pouvez également avoir des impôts sur le revenu local pour retenir, payer et signaler.

Les calculs de retenue sont difficiles

Le calcul des montants de retenue aux employés est compliqué. En bref, vous devez:

• Déterminer la retenue à l'impôt sur le revenu fédéral en fonction du formulaire W-4 de l'employé (qui peut être modifié aussi souvent que l'employé le souhaite).
• Déterminer la retenue de l'État pour les États ayant des impôts sur le revenu, en fonction de l'État W-4.
• Déterminer les taxes FICA sur les salaires à 7.65% (et vous devez regarder des employés très rémunérés pour vous assurer que leur retenue de sécurité sociale est plafonnée au maximum de l'année et pour commencer à retenir la taxe Medicare supplémentaire.

Même faire la paie pour un seul employé peut prendre du temps, car vous devez effectuer des paiements et déposer des rapports requis de la même manière que si vous aviez de nombreux employés.

Évitez d'essayer de suivre les délais

Le paiement et le rapport sur les taxes sur la paie (fédéral et étatique, retenue, taxes FICA, chômage et indemnisation des travailleurs et options de paie individuelles) peuvent être intimidantes.

N'oubliez pas, cependant, qu'une échéance manquée pour le paiement ou les rapports peut vous coûter de l'argent dans les amendes et les pénalités. L'externalisation de la paie, même avec seulement quelques employés, est une option que de nombreux employeurs considèrent au début de leur entreprise. Ce pourrait être la bonne option pour votre entreprise, selon votre situation.

Comment les services de traitement de la paie facturent-ils?

De nombreux services de traitement de la paie facturent des frais de base afin que même si vous n'avez qu'un seul employé, vous payez plus parce que le service doit tous les mêmes dépôts pour un employé que pour 10. Par exemple, ils devraient toujours déposer un formulaire 941 chaque trimestre, même si vous n'avez qu'un seul employé.

Le coût incrémentiel pour chaque employé supplémentaire est assez petit. Dans cet esprit, ci-dessous quelques informations sur les services de traitement de la paie, avec leurs coûts et ce qu'ils fournissent.

Services de paie aidés 

Certains services font tout votre dépôt pour vous. Par exemple, des sociétés comme Paychex et ADP frais par chèque par période de salaire, y compris le dépôt, le dépôt direct et les chèques réduits. Vous pouvez saisir des informations en ligne et ils affectent un spécialiste de la paie pour vous aider. Par exemple, vous pouvez voir la gamme complète de services d'ADP sur leur site Web.

Payrol en libre-service en ligne

D'autres services vous aident à faire votre propre dossier. Par exemple, le service de paie en ligne d'Intuit vous permet de remplir les formulaires de paie en ligne. Avant de sélectionner ces services, vérifiez qu'ils sont compatibles avec votre système d'exploitation et votre matériel. (Certains ne fonctionnent pas sur les systèmes Macintosh.)

Certaines entreprises vous permettent de faire votre propre paie en ligne. Ils facturent le nombre d'employés et le nombre d'États.

Certaines peuvent avoir des fonctionnalités supplémentaires dont vous pourriez avoir besoin pour une situation spécifique (entrée de carte horaire, par exemple). Lisez les informations sur les sites Web et contactez les représentants des entreprises. C'est toujours un bon moyen de dire à quel point ils seront amicaux. Je n'ai présenté que quelques-uns des nombreux services que vous pouvez trouver en ligne, mais l'IRS contient plus d'informations sur les services de paie et les fournisseurs que vous voudrez peut-être examiner.

L'externalisation de la paie vaut-elle le coût?

Même si vous n'avez qu'un seul employé, vous voudrez peut-être envisager sérieusement un service de paie pour vous aider à préparer les chèques de paie et à payer et à signaler les taxes sur la paie. N'oubliez pas qu'une amende ou une pénalité pour un paiement ou un rapport manqué pourrait être plus qu'une année entière de service. La mise en place d'un système de paie pour votre entreprise n'est pas votre première priorité, mais si vous avez un service, c'est une chose de moins à penser.

Pour plus d'informations sur les services de paie, consultez cet article de l'IRS avec une liste de partenaires de paie et de praticiens. Par exemple, consultez le site Web de l'Association nationale des agents inscrits pour un agent inscrit pour vous aider aux tâches de paie.

Avertissement! La paie est toujours votre responsabilité

Même si vous embauchez un service de paie, vous, en tant qu'employeur, êtes toujours responsable des dépôts d'impôt sur la paie et des obligations fiscales fédérales. Si le service de paie ne fait pas de paiements d'impôts fédéraux, par exemple, l'IRS peut vous évaluer - pas le service de paie - pour les pénalités et les intérêts dus.

De plus, la partie responsable (peut-être que vous, en tant que propriétaire) de votre entreprise, pouvez également être tenue personnellement responsable de certaines taxes fédérales impayées.