Pourquoi vous avez besoin d'une liste de contrôle de planification des événements

Que vous débutiez dans le secteur de la planification des événements ou que vous soyez un planificateur d'événements assaisonné, il y a de fortes chances que vous soyez familier avec une liste de contrôle de planification d'événements ou que vous l'avez au moins entendu référencé lors d'un cours de planification d'événements ou de rassemblement de l'industrie. Il y a une raison pour ça. Une liste de contrôle de planification des événements est le meilleur ami d'un planificateur, un outil inestimable pour gérer avec succès vos événements.

Remarque: Une liste de contrôle de planification des événements est également connue comme un calendrier de travail ou un chemin critique.

La planification des événements est une question de planification. Même l'idée de l'événement la plus créative va flop si elle n'est pas bien planifiée et exécutée. Voici où se trouve une liste de contrôle des événements. C'est votre guide pour rester organisé et sur - ou à l'avance - de l’horaire lorsque vous jonglez avec une myriade de responsabilités et de détails assortis dans la planification d'un événement réussi. Et il est particulièrement utile lors de la gestion de plusieurs événements. Oublier une petite tâche ou prendre du retard sur une date limite peut entraîner un effet domino: d'autres aspects apparemment non liés de votre événement peuvent commencer à s'effondrer, un par un.

Alors ne comptez pas sur votre mémoire, vos notes collantes ou vos gribouillis sur votre pad pour que votre entreprise de planification d'événements fonctionne en douceur. Apprenez à créer une liste de contrôle de planification d'événements efficace, et il deviendra bientôt votre nouveau meilleur ami.

Avant que tu commences

Pour commencer, effacez le temps de votre horaire pour vous concentrer sur l'événement que vous planifiez. Ensuite, visez votre esprit. Sérieusement. Pas de regard sur le téléphone ou de répondre à un e-mail. Vous devez envisager cet événement du début à la fin sans interruption ni distraction afin que vous puissiez planifier efficacement toutes les tâches qui doivent être effectuées.

Sois prêt

Pensez à l'événement que vous planifiez et notez tous les détails confirmés: nom du client et coordonnées, date de l'événement, emplacement, nombre de participants, etc. Sortez un calendrier et marquez la date de l'événement sur ce calendrier en lettres audacieuses. Rassemblez tout autre matériel pertinent - Photos du lieu, liste des traiteurs à contacter - qui font partie de cet événement.

Reculer

La façon de commencer à écrire une liste de contrôle de planification d'événements est de travailler en arrière.

Les clients vivent un événement en tant que rassemblement d'une journée ou de plusieurs jours avec tout ce qui se passe à la fois. Comme une performance en direct qui apparaît sur scène et est exécutée magnifiquement. Les planificateurs d'événements considèrent les événements comme une série d'événements plus petits qui s'assemblent comme des pièces d'un puzzle à culminer dans l'événement final. Donc, en tant que planificateurs, nous commençons au début. Qui est plusieurs semaines ou mois avant qu'un événement réel ne se déroule.

Commencer par le début

Lorsque vous décidez par où commencer à écrire votre liste de contrôle de planification des événements, pensez à poser une base solide pour votre événement. Avant de sélectionner des schémas de couleurs et de commander des fleurs, vous devez vous attaquer aux bases. De la signature de contrats à la négociation d'un bloc de chambres, tout doit être écrit sur votre liste de contrôle, quelle que soit la taille. La clé est de prendre en charge d'abord toutes les tâches qui peuvent être effectuées à l'avance pour accorder plus de temps dans votre horaire pour les articles à faire qui se produisent plus près de la date de l'événement.

Quelques exemples d'articles à inclure dans la liste de contrôle de votre planificateur d'événements:

• Signer des contrats (avec le client, le lieu, les vendeurs, etc.).
• Confirmer la date et l'heure avec le lieu
• Embaucher des divertissements (groupe, conférencier, etc.)
• Bloc d'hôtel sécurisé
• Invitations par courrier
• Sélectionner le menu
• Embaucher des serveurs
• Confirmer le nombre d'invités
• Procédure pas à pas sur le site
• Confirmer la configuration de la chambre

Permettre du temps supplémentaire

Avec chaque article de votre liste de contrôle d'événement, ajoutez du temps supplémentaire. Si la date pour envoyer réellement les invitations est le 15 mars, mettez un article sur votre liste pour que les invitations soient prêtes à envoyer par la poste le 8 mars, une semaine avant. Cela vous donne un peu de temps supplémentaire si quelque chose va mal avec les invitations ou si vous êtes en retard pour une autre raison.

Inclure des rappels sur votre liste de contrôle

Il ne suffit pas d'écrire «Signer un contrat avec le traiteur» sur votre liste de contrôle, puis cochez la case une fois terminé. Vous devrez vous assurer que le traiteur a reçu une copie du contrat et vous a également rendu une copie signée. Donc, pour chaque grand article, vous ajoutez à votre liste de contrôle, incluez un rappel. Par exemple, «suivi avec le traiteur re: contrat."Ajoutez un autre rappel plus tard qui se lit comme suit Contrat signé de Caterer."Il n'est pas rare de s'attaquer à une tâche et de considérer que cela est fait quand il n'a vraiment été terminé que de votre côté.