10 habitudes de chefs de projet à succès

Pourquoi certains chefs de projet apportent leurs projets à temps, au budget et avec des clients satisfaits tandis que d'autres ont du mal? Regardons les dix habitudes que partagent les chefs de projet très réussis pour découvrir.

Ces habitudes sont mentionnées à maintes reprises dans les évaluations des performances et dans les avis de fin de projet où le client, l'équipe ou le sponsor offre des commentaires au chef de projet.

Vous n'avez pas besoin d'avoir dix ans d'expérience pour réussir à chaque fois. En modifiant vos habitudes et en brossant vos compétences, vous pouvez considérablement améliorer les chances que votre projet soit un succès et vous donner un moment moins stressant au travail également.

#1. Utiliser la bonne équipe

Les chefs de projet les plus efficaces et les plus réussis connaissent les capacités des membres de leur équipe. Cela signifie qu'ils peuvent allouer le bon travail aux bonnes personnes.

L'utilisation de la mauvaise ressource sur une tâche peut conduire à prendre plus de temps ou à être mal fait. Il est utile de connaître les forces et les faiblesses des personnes qui travaillent avec vous afin que vous puissiez les allouer au mieux aux tâches de projet.

# 2. Gérer les problèmes de projet

Tous les projets touchent de temps en temps. Les chefs de projet réussis ne le laissent pas les inquiéter. Ils connaissent les processus de gestion des problèmes et aussi comment gérer au mieux les problèmes à mesure qu'ils surviennent.

Vous pouvez faire cela aussi. Une fois que vous savez comment évaluer un problème de projet, vous constaterez que la gestion du problème devient une habitude facile à intégrer dans votre routine hebdomadaire. Mettez du temps de côté pour passer par votre journal des problèmes chaque semaine, et vous constaterez bientôt que c'est un travail facile de rester en plus des problèmes de gestion.

# 3. Faire face aux changements

Les projets sont conçus pour changer les choses, mais ce genre de changement se produit à d'autres personnes. Il est plus difficile de gérer le changement qui s'adresse carrément à l'équipe du projet, à bouleverser le calendrier du projet détaillé et à créer de nouveaux travaux et à toute une pile de mises à jour de documentation.

Les chefs de projet réussis ont un processus de gestion du changement qu'ils suivent. Les étapes définies suivantes facilitent la transformation de toute action en une habitude car elle est structurée et répétitive.

Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:

• Recevoir des informations sur le changement
• Évaluer le changement
• Établir combien de travail il serait de faire le changement
• Préparez une recommandation pour savoir s'il vaut la peine d'aller de l'avant

Une fois que vous avez préparé une recommandation, demandez à votre parrain de prendre une décision pour savoir si vous devez intégrer le changement ou non. Vous pouvez approuver quelques petits changements vous-même tant qu'ils sont dans vos niveaux de remise et d'autorité. Les chefs de projet qui réussissent savent que faire face aux changements fait partie du travail et ils ont un plan pour les traiter au fur et à mesure qu'ils surviennent.

# 4. Gérer les coûts du projet

Il est très probable que votre projet va encourir les coûts, même si vous n'avez pas le contrôle total des cordes de la bourse vous-même. Être capable de gérer les éléments financiers sous votre contrôle doit être une habitude. Si vous ne l'approchez pas régulièrement et régulièrement, vous constaterez que le travail devient si énorme qu'il est impossible de bien faire.

Les chefs de projet fantastiques restent au sommet des dépenses avec des systèmes de classement qui fonctionnent pour les factures, les citations et les estimations. Prenez l'habitude d'utiliser votre logiciel de budgétisation (même si ce n'est qu'une feuille de calcul).

Vous ne pouvez pas gérer les coûts de votre projet tant que vous avez un plan pour ce que vous allez dépenser. Apprenez à créer un budget de projet afin que vous puissiez commencer.

# 5. Construction d'équipe

L'équipe du projet pourrait ne pas travailler directement pour vous. Alors, pourquoi l'équipe constitue une partie des habitudes des chefs de projet à succès? C'est parce que vous avez besoin de votre équipe pour travailler ensemble efficacement et que vous avez besoin que les individus impliqués dans le projet arrivent rapidement à un point où ils se font confiance. Vous obtenez cela en construisant l'équipe. Attention aux situations où votre équipe s'effondre. Le comportement d'intimidation, en particulier, est inacceptable.

# 6. Comprendre les processus

La sixième habitude des chefs de projet très réussis est qu'ils comprennent les processus qui existent dans leur sphère de contrôle. Cela signifie qu'ils savent quelles procédures de travail doivent être suivies. Ils ne perdent pas de temps à essayer de déterminer comment rédiger une analyse de rentabilisation parce qu'ils savent qu'il y a une procédure pour cela et ils peuvent suivre les étapes.

Les chefs de projet les plus performants ne sont pas un esclave du processus. Ils savent quand la bonne chose à faire est de suivre le processus. Ils savent quand il vaut mieux le modifier légèrement pour faciliter les tâches pour tout le monde. Un exemple de cela serait de retirer la bureaucratie d'un petit projet en adaptant les processus en conséquence.

#7. Mise à jour du calendrier

Les horaires du projet ne devraient pas être laissés au hasard. Les chefs de projet les plus performants prendront l'habitude de vérifier régulièrement leurs horaires de précision et de les mettre à jour.

Il existe de nombreuses façons de suivre les progrès de votre projet. La chose la plus importante est que vous le faisiez. Si vous avez du mal à faire de cette habitude votre propre, alors réservez une courte réunion dans votre journal avec vous-même et votre horaire une fois par semaine. Utilisez la même heure chaque semaine et prenez 30 minutes pour examiner où vous êtes et où vous devez être. Faites les modifications nécessaires, dites à l'équipe et continuez avec le projet.

Si vos modifications de l'horaire ont un impact sur la date de fin du projet ou à la date de livraison des étapes majeures, alors parlez à votre sponsor. Vous ne devriez pas modifier les principes fondamentaux de votre plan de base sans passer par un processus d'approbation formelle.

# 8. Gérer le risque de projet

Savoir quoi inclure dans votre registre des risques est une chose, mais la revoir habituellement et agir sur les risques soulevés est quelque chose de différent. Il ne suffit pas d'utiliser le début de votre projet pour identifier les risques et ne plus réfléchir à eux. La gestion des risques doit faire partie de vos habitudes de projet, car sans elle, vous constaterez que les risques se transforment en problèmes et créent des problèmes pour vous.

C'est un autre domaine où les processus standard et la réservation d'une fente régulière pour faire un examen des risques peuvent aider. Vous pouvez l'inclure dans le cadre de vos réunions d'équipe. Prenez l'habitude de revoir vos risques avec l'équipe, fermer ceux qui ne sont plus une menace et des actions de plan pour ceux que vous souhaitez atténuer.

# 9. Temps de suivi

Les chefs de projet en savent beaucoup sur la gestion du temps du projet, mais cela a tendance à être dans le domaine de la planification et de la planification. Ce dont nous parlons, c'est le suivi du temps sur une base plus régulière et plus régulière. Nous parlons de feuilles de temps.

Les équipes de projet ne sont souvent pas si désireuses d'utiliser les feuilles de temps si elles ne le faisaient pas auparavant. De nombreux outils logiciels de gestion de projet ont le temps de suivre inhérent au produit. Cela peut faciliter l'introduction du passage au suivi du temps en tant qu'équipe.

Que vous suiviez ou non le temps de votre équipe (ce qui est recommandé), il est important que vous sachiez où va votre propre temps en une journée. Vous devriez prendre l'habitude de garder une note sur la façon dont vous passez votre temps. Cela vous aidera à comprendre si vous passez du temps sur les tâches de projet prioritaires supérieures. Vous pourriez penser que vous l'êtes, mais êtes-vous? Les feuilles de temps ou l'enregistrement temporel d'une forme aideront, même si ce n'est qu'un journal horaire sur un bloc-notes.

#dix. Fournir un changement commercial

Enfin, l'habitude qui rend les chefs de projet les plus réussis est leur capacité à assimiler les résultats du projet aux résultats commerciaux. Si les utilisateurs n'utilisent pas votre produit ou si le logiciel tombe rapidement ou que les clients ne sont pas aussi étonnés que vous êtes, votre projet a été une perte de temps.

Les équipes de projet les plus prospères s'assurent de savoir quels résultats commerciaux ils visent. Ils construisent une solution qui apporte ce changement d'entreprise de manière durable. Ce qu'ils livrent à la fin du projet est entièrement utilisé et totalement adopté par le client. C'est un succès car il a été construit pour être un succès dès le départ.

Comprendre les objectifs commerciaux est un critère clé pour tout chef de projet qui souhaite avoir un impact sur les clients et les parties prenantes. Si vous pouvez montrer que vous avez livré quelque chose de valeur, il est facile de démontrer l'impact que vous avez et la valeur que vous apportez à l'entreprise.

Prenez l'habitude de demander à vos parties prenantes quelle valeur commerciale ils attendent et comment ils veulent utiliser tout ce que votre projet leur livre. Parlez-leur de la façon dont ils définissent le succès. Vous pouvez en construire un processus reproductible au début de chaque projet.