10 choses que chaque nouveau gestionnaire de programme devrait savoir

La gestion des programmes est un choix de carrière enrichissant et bien rémunéré, mais cela peut également être un rôle difficile. Si vous venez d'obtenir votre premier emploi de gestion de programme ou si vous souhaitez savoir si vous devez passer à une carrière de gestion du programme, il est important de comprendre ce que la carrière implique. Considérez ces 10 choses que chaque nouveau gestionnaire de programme doit être conscient avant de commencer un rôle de gestion du programme.

La gestion des programmes diffère de la gestion de projet

Qu'il s'agisse d'ouvrir un nouveau bureau, de lancer une nouvelle application ou de construire un stade olympique, les projets ont un ensemble clair d'objectifs et de chronologie. Un gestionnaire de programme, cependant, pourrait superviser plusieurs projets à la fois, et chacun pourrait avoir sa propre équipe de projet et chef de projet. Les programmes offrent quelque chose de valeur à l'organisation au fil du temps et évoluent à mesure qu'ils avancent.

• Large portée et délai

• Plusieurs projets à la fois

• Évoluer avec le temps

• Conduire à la transformation des entreprises

• Début défini, milieu et fin

• Planifiez le travail et les ressources

• Processus de contrôle

• Livrer un objectif clair

Attendez-vous à l'incertitude

Les programmes sont intrinsèquement incertains. Bien que vous sachiez peut-être quelle est la vue d'ensemble, c'est juste un énoncé de vision lorsque vous commencez. La voie exacte de la façon d'y arriver, et quels projets seront nécessaires sur une longue période, c'est quelque chose que vous devez travailler au fur et à mesure.

Vous commencerez par une planification détaillée pour ce que vous savez et construisez une image de la façon de s'adresser au reste à mesure que vous vous rapprochez. Étendre progressivement vos horizons de planification et de livraison jusqu'à ce que vous ne puissiez pas aller plus loin.

Bloquer le temps à intervalles réguliers pour planifier les prochaines étapes. Vous pouvez également utiliser cette opportunité pour vous assurer que vous êtes toujours sur la bonne voie pour offrir une valeur commerciale.

Attention à l'épuisement professionnel

Bien qu'un projet puisse être terminé dans un an environ, les programmes peuvent s'étirer sur le plan indépendant.

Les gestionnaires de programme doivent protéger leurs équipes contre l'épuisement professionnel. Vous ne pouvez pas travailler à la vitesse maximale à l'infini, alors assurez-vous que les membres du personnel obtiennent des temps d'arrêt adéquats.

Cela devrait inclure des périodes de temps plus calme au travail avec moins de livrables et un temps suffisant loin du bureau pour les vacances.

Gérer les congés de maladie de près, surveillez vos rapports en heures supplémentaires et soyez attentif au fait que le bien-être de votre équipe est primordial si vous voulez réduire l'attrition et garder vos personnes talentueuses pour la vie du programme.

Gérer le rythme

Lors de la livraison d'un programme qui a une date d'achèvement lointaine, vous devez gérer le rythme des travaux. Il est difficile de maintenir l'élan sur plusieurs années, donc votre rôle en tant que gestionnaire de programme est de jongler avec les priorités et les projets, il y a donc des résultats mesurables à livrer régulièrement.

Mélangez les victoires rapides et les progrès réguliers vers les objectifs d'image plus grande.

Mélangez les victoires rapides et les progrès réguliers vers les objectifs d'image plus grande.

Cela aide l'équipe à voir que vous avancez et garantit qu'il y a des réussites à court terme à partager pour garder la motivation élevée. Enfin, il aide les investisseurs et les directeurs exécutifs à voir que des progrès sont réalisés.

Formez votre équipe pour réussir

Les programmes livrent souvent quelque chose de nouveau, unique ou de transformateur pour une organisation. Un défi de travailler sur ce genre d'initiatives est que vous n'avez probablement pas les compétences en interne pour pouvoir accomplir toutes les tâches et projets requis. C'est OK et à prévoir.

Votre travail en tant que nouveau gestionnaire de programme est de vous assurer de pouvoir augmenter, recycler et développer les personnes que vous avez afin que vous puissiez répondre à toutes les exigences de ressources.

Il pourrait y avoir certains domaines où vous n'avez besoin que d'une certaine ressource pour une période limitée. Par exemple, vous n'allez pas former un de votre personnel comment conduire un chariot élévateur si c'est une compétence dont vous avez besoin pendant une semaine. Cependant, si vous transformez la façon dont la présence en ligne de votre entreprise est gérée, il serait utile d'avoir des compétences de développement de sites Web en interne ainsi qu'une certaine expertise sur les médias sociaux ou l'optimisation des moteurs de recherche. Ce sont des compétences sur lesquelles l'entreprise comptera à long terme.

Prendre des décisions sur lesquelles vous devez avoir intégré à l'équipe et laquelle devrait être externalisée, puis assurer que votre programme peut fournir les tâches de formation et de recrutement pour être prête à gérer les résultats, car chaque projet livre.

La gouvernance est plus complexe

Si vous venez d'un milieu de gestion de projet, alors la gouvernance ne sera pas une surprise pour vous. C'est la façon dont les structures de projet et de programme sont organisées et contrôlées pour s'assurer que la prise de décision est effectuée de la bonne manière et que les bonnes personnes sont impliquées. Il est crucial pour s'assurer que le travail progresse d'une manière qui correspond à l'analyse de rentabilisation globale, et cela aide à tenir les gens responsables.

La gouvernance est la façon dont le bureau de gestion de projet et les cadres supérieurs peuvent s'assurer qu'un programme est sur la bonne voie pour offrir des avantages.

La gouvernance fournit une voie formelle pour fermer les projets ou un programme entier s'il peut être démontré que ces avantages ne seront plus réalisés.

La gouvernance est plus complexe dans un environnement de programme que dans un environnement de projet. Les conseils de projet et les groupes de direction ont normalement un abonnement au niveau exécutif. Ceci est à prévoir parce que le résultat final d'un programme est normalement la transformation de l'entreprise.

La planification est plus difficile

Les chefs de projet, qui participent à un programme, mettront généralement leurs plans de projet. Ensuite, une équipe de gestion de programme - sous votre direction en tant que gestionnaire de programme, et les plans sont intégrés.

C'est plus facile à dire qu'à faire. Il faut identifier les dépendances entre les projets et les tâches de projet. Cela vous oblige à examiner les exigences en matière de ressources pour l'ensemble du programme et à jongler avec les activités en fonction de la disponibilité des personnes clés.

Une fois votre plan de programme intégré établi, vous pouvez le suivre dans un graphique Gantt ou un autre outil logiciel. Alors que vos chefs de projet suivent leurs projets en temps réel, vous devrez apporter des ajustements au plan du programme, en tenant tout le monde informé des changements et en épelant ce que cela signifie pour leurs domaines de travail.

Ne planifiez pas chaque ligne

En tant que gestionnaire de programme, vous comptez sur vos chefs de projet pour faire la planification détaillée. Il n'est pas pratique ou souhaitable pour que vous suiviez un programme avec des milliers de tâches.

Vous avez besoin d'une vue en retrait et de haut niveau des projets avec suffisamment de détails pour vous montrer si quelque chose va avoir un impact au niveau du programme.

La façon la plus simple de le faire est avec les applications logicielles dédiées. Essayer de gérer votre programme de plusieurs millions de dollars sur une feuille de calcul de base serait trop difficile.

Déléguer, déléguer, déléguer

Cependant, vous êtes bon à déléguer, être dans un rôle de gestion de programme signifie que vous devez vous améliorer encore.

La bonne nouvelle est que vous devriez avoir une équipe de chefs de projet, et vous pourriez même avoir un bureau de gestion de programme dédié pour soutenir votre changement transformateur.

Il y a beaucoup de travail à faire sur un programme et le mettre en place pour s'assurer que toutes les pièces mobiles se déplacent au bon moment sont un énorme effort. Tu ne peux pas le faire seul et tu ne devrais pas essayer. Déterminez le temps dont vous avez besoin pour faire l'initiation du programme, puis assurez-vous d'avoir une équipe en place pour vous soutenir.

Si vous n'avez personne dans votre bureau de gestion de programme, demandez à quelqu'un d'être affecté à l'équipe de gestion du programme en deuxième responsabilité. Il y a beaucoup à faire pour eux. Par exemple, une personne dans un rôle de coordination de projet serait parfaitement placée pour livrer la coordination requise au niveau du programme, vous libérant de vous impliquer dans les tâches stratégiques.

N'ayez pas peur du conflit

Les programmes ont beaucoup de brins. Des projets avec des parties prenantes difficiles à des délais apparemment incompétendables, chaque jour va vous donner des opportunités de conflit. Attention aux choses qui perturbent les performances du projet et soyez prêt à intervenir lorsque vous avez besoin pour quitter une situation de conflit avant de commencer.