Liste de contrôle en 12 étapes pour l'embauche de nouveaux employés

Avant d'embaucher votre premier employé, il y a certaines étapes à prendre et certaines lois, réglementations et taxes à mettre en place et à comprendre. Commencez par le premier élément et progressez-vous pour vous inscrire, pour vous assurer de ne manquer rien d'important.

01 sur 12

Obtenez un numéro d'identification de l'employeur

Si vous avez des employés, vous devez avoir un numéro d'identification de l'employeur. Un EIN est un identifiant fédéral unique pour les entreprises, comme un numéro de sécurité sociale et est publié par l'IRS. Il est facile d'obtenir ce numéro; Vous pouvez l'obtenir en ligne ou par téléphone ou fax.

Je vous suggère toujours d'imprimer le formulaire de demande (SS-4), de le remplir complètement, puis d'aller en ligne et de déposer. Cela vous évitera de commencer et de trouver que vous êtes perplexe. Vous n'avez pas besoin d'un avocat pour vous aider à remplir le formulaire mais vérifiez auprès de votre avocat sur lequel certaines des questions. Des instructions détaillées sont fournies dans l'article ci-dessus.

02 de 12

Inscrivez-vous en tant qu'employeur auprès de votre état

 Vous devrez vous rendre au Département des revenus de votre État et vous inscrire en tant qu'employeur. Si votre État a un impôt sur le revenu, vous devrez découvrir comment les employés s'inscrivent à la retenue (un équivalent de formateur W-4 de l'État). Découvrez ensuite comment et quand votre État souhaite que vous payiez et que vous signalez sur l'impôt sur le revenu de l'État retenu à la rémunération des employés. Vérifiez également le chômage de l'État et l'indemnisation des accidents du travail (et l'assurance handicapée, si votre État l'exige).

Voici une liste des bureaux du travail de l'État dans tout.S. États. 

03 de 12

Inscrivez-vous auprès de l'IRS pour les taxes sur la paie

 À compter du 1er janvier 2011, les employeurs doivent utiliser le système électronique de paiement des impôts fédéraux (EFTP) pour effectuer des dépôts d'impôt sur la paie et déposer des rapports d'impôt sur la paie. Il est facile de s'inscrire en ligne; Vous fournissez simplement des informations sur votre entreprise et le compte bancaire à partir desquels vous effectuez les paiements. 

04 de 12

Inscrivez-vous au système d'enregistrement de la nouvelle location de l'État

 Les employeurs doivent enregistrer de nouvelles embauches auprès de leur État, et les États ont un système commun pour cette inscription. L'objectif est de suivre les personnes qui doivent de l'argent pour la pension alimentaire pour enfants et d'autres dettes de collection, afin que leur salaire puisse être garni. Vous pouvez vous inscrire maintenant et utiliser le système pour de nouvelles embauches plus tard.

05 sur 12

Préparez-vous à vérifier l'admissibilité à l'emploi

Chez Hire, tous les nouveaux employés doivent fournir une vérification de leur éligibilité au travail dans le U.S. En tant qu'employeur, vous pouvez utiliser l'une des deux méthodes pour vérifier cette éligibilité. Le formulaire standard pour vérifier l'admissibilité aux travailleurs est le formulaire I-9. Si vous prévoyez d'avoir de nombreux employés, ou si votre état l'exige, vous devrez vous inscrire au système e-Verify.  Dans chaque cas, vous aurez besoin de copies du formulaire I-9 à inclure dans les documents de la location des employés.

06 de 12

Inscrivez-vous à l'assurance contre l'indemnisation des travailleurs

L'indemnisation des travailleurs est l'assurance payée par les entreprises pour offrir des avantages aux employés qui tombent malades ou blessés au travail.  L'assurance est disponible par le biais de transporteurs commerciaux, sur une base auto-assurée ou dans le cadre du programme d'assurance contre les travailleurs de votre État.

07 de 12

Inscrivez-vous à une assurance chômage

 L'assurance chômage est payée par les employeurs pour fournir une assurance chômage aux employés qui sont involontairement licenciés. Les taxes fédérales sur l'assurance-chômage doivent être payées par les employeurs et certains États exigent également que les taxes d'assurance chômage soient payées. En savoir plus sur l'assurance-chômage dans cet article.

08 de 12

Obtenir des affiches de travail requises

Toutes les entreprises avec des employés doivent avoir des affiches d'information spécifiques disponibles dans les locaux pour que les employés puissent lire et comprendre leurs droits.  Pour plus de détails sur les affiches en milieu de travail, consultez cette page d'information du ministère du Travail.

09 de 12

Rassemblez de nouveaux documents et formulaires de location

 Avant que votre premier employé ne commence à travailler et reçoit son premier chèque de paie, il existe des formulaires dont vous avez besoin pour que le nouvel employé remplisse.   

10 sur 12

Configurez votre système de paie

En tant qu'employeur, vous devez conserver d'excellents dossiers sur les taxes sur la paie et la paie, pour retenir les impôts de la rémunération des employés et faire des rapports et paiements périodiques. Cet article décrit les étapes nécessaires pour créer un système de paie pour votre entreprise. 

11 sur 12

Créer et utiliser un manuel des employés

Bien qu'il n'y ait pas de loi qui vous oblige à configurer et à utiliser un manuel de manuel / politiques et procédures des employés, c'est une chose intelligente à faire. Lorsque vous embauchez un nouvel employé, donnez-lui une copie du manuel (signant que le manuel a été reçu). Il est beaucoup plus facile de préparer un manuel maintenant que de gérer "Comment gérer cela?"Les problèmes, les malentendus et les poursuites possibles plus tard.

12 sur 12

En savoir plus sur les lois sur l'emploi et le travail

Susan Heathfield, en ressources humaines, a préparé cette liste complète des lois et réglementations en matière de paie et d'emploi.