5 questions de planification des événements pour poser des clients potentiels

Vous ne pouvez pas gérer une entreprise de planification d'événements réussie sans clients, vous devez donc impressionner tous les prospects qui se présentent à vous. Mais un partenariat avec le mauvais client peut vous coûter du temps et de l'argent, qui pourraient être utilisés pour atterrir des projets plus appropriés.

La taille et la portée de tout événement peuvent changer rapidement, et vous devez vous sentir à l'aise avec la personne qui paie les factures. C'est pourquoi votre entretien client initial est si important. Si vous n'obtenez pas les réponses dont vous avez besoin, ou si les choses semblent tout simplement étranges, vous voudrez peut-être prendre vos services ailleurs pour éviter une catastrophe.

Quelle est la date et l'emplacement prévus pour votre événement?

C'est peut-être les questions les plus fondamentales, mais il est important pour votre client de fournir une réponse directe. Cela peut être un mauvais signe si vous ressentez beaucoup d'indécision ou de conflit avec ce sujet. Maintenant, bien sûr, certains clients auront besoin de votre aide pour choisir un lieu, mais ils devraient vraiment avoir au moins quelques endroits à l'esprit. Vous pouvez passer beaucoup de temps à faire du shopping, et vous en passerez encore plus si le client n'a aucune idée de ce qu'il veut.

Combien d'invités assistent?

La différence de coût entre 200 et 500 participants est massive, donc si un client potentiel vous donne un large décompte, alors ils n'ont probablement fait aucune recherche sur les coûts. Dans ce cas, vous voudrez immédiatement passer la question suivante sur la liste.

Quel est votre budget par personne?

Vous préférez peut-être diriger avec une demande budgétaire «par personne» car elle donne une meilleure idée de la façon dont le client a mis dans l'événement. Les réponses avec des numéros de couverture comme 5 000 $ ou 20 000 $ sont trop éloignés de l'expérience invitée. Quel que soit le numéro que votre client utilise pour représenter son budget, vous devriez le décomposer en un tarif par personne afin que vous puissiez voir avec quoi vous devez vraiment travailler.

Quels sont les trois éléments incontournables de votre événement?

Après en savoir plus sur le budget, il est temps de déterminer s'il est suffisamment grand pour répondre aux attentes de votre client. Les incontournables peuvent présenter un obstacle majeur dans certaines situations. Imaginez que votre client veut qu'une célébrité particulière se produise lors de son événement, mais il n'a aucune idée de la part du coût ou si cette personne est même disponible. Ce sont les types de problèmes que vous devez résoudre au début, et vous ne pouvez pas toujours compter sur le client pour les mentionner.

Quelles sont les trois choses que vous ne voulez pas lors de votre événement?

Bien que très similaire à la question précédente, l'ajout de connotation négative peut ajouter des informations significatives pour le planificateur. Dites, par exemple, que le client est catégoriquement contre le service du poulet pour le dîner. Une répercussion de cela serait une augmentation des coûts alimentaires. Sans poulet comme option, vous devrez considérer le bœuf ou le poisson, qui sont généralement plus chers. Comprendre comment une «liste non-non» affecte la situation dans son ensemble est une compétence essentielle pour évaluer la compatibilité des clients.

Ces cinq questions de planification d'événements simples vous en diront beaucoup sur votre client avant d'accepter de travailler ensemble. Et même si de nouvelles prospects sont essentiels à votre entreprise d'événements, le mauvais type de client consommera toutes vos ressources et vous coûtera de l'argent à long terme.