Conseils supérieurs pour augmenter la fréquentation des réunions d'affaires

L'économie et d'autres facteurs politiques ont eu un impact énorme sur la façon dont les réunions d'affaires sont perçues, et les planificateurs d'événements ont été confrontés à une pression accrue pour trouver des moyens d'éviter la fréquentation inférieure aux États-Unis lors des réunions d'affaires et des conventions.

Même dans une économie en croissance, plusieurs fois les frais de voyage sont perçus comme trop élevés pour ces types d'événements et de nombreux professionnels choisissent simplement d'aller sans. Malgré le changement, la plupart des entreprises et des organisations voient toujours l'impact important des réunions. Dans l'économie d'aujourd'hui, l'organisation de réunions réussies peut signifier l'accent mis sur la tenue de réunions locales et centralisées qui réalisent les coûts de voyage, mais plus important encore, cela signifiera utiliser ces dix conseils pour accroître la fréquentation des réunions.

Faire des appels de rappel

Une fois les invitations initiales envoyées, faites du rappel et de suivi des appels téléphoniques à autant d'invités que possible et prolongez une invitation personnelle et recommandez-vous à assister à l'événement. Historiquement, le suivi téléphonique augmente considérablement la fréquentation des réunions d'affaires. Assurez-vous de parler de l'événement à venir lors d'autres événements commerciaux. Le bouche à oreille peut toujours être un excellent moyen de créer un buzz, ce qui nous amène à la pointe suivante.

Faire connaitre

Rédigez les nouvelles de votre événement partout et partout, y compris les publications locales, les publications nationales, les publications des membres, les publications commerciales, les newsletters personnels et tout autre outil de communication disponible. Assurez-vous de réfléchir à ce que les outils atteignent votre public cible.

Promouvoir en ligne (site Web de l'entreprise, médias sociaux et e-mail)

Publiez les détails de l'événement sur le site Web de votre entreprise. Promouvoir l'événement sur votre blog et votre e-newsletter mensuel. Publier des détails sur les réseaux sociaux où votre public cible est actif comme LinkedIn, Facebook et Twitter. Encouragez les membres de votre organisation à faire de même. Demandez-leur de partager le lien de l'événement avec leurs relations, leurs amis et leurs abonnés. Si vous participez à des communautés en ligne pertinentes telles que les forums de l'industrie, faites la promotion de votre événement au sein de ces communautés.

Incorporer les invitations partout

Une autre façon de faire passer le mot aux invités potentiels est de faufiler des invitations à vous rejoindre à vos événements dans toutes vos méthodes de communication commerciale. Ajoutez une ligne dans votre signature d'e-mail avec un lien vers votre site Web ou invitation sur votre événement personnalisé. Si vous avez une messagerie vocale ou un message de maintien en ligne, assurez-vous d'inclure vos informations sur l'événement à venir dans votre message enregistré.

Utilisez votre réseau social et leur réseau

Les réseaux sociaux consistent à développer le groupe de personnes que vous considérez comme des amis, des clients, des partenaires commerciaux et des connaissances professionnelles. Obtenir la fréquentation que vous recherchez est plus facile lorsque vos participants sont encouragés à apporter une relation invitée ou commerciale. Et ne présumez pas que les gens de votre propre réseau connaissent déjà l'événement. Ça ne fait jamais de mal de tendre la main et de leur rappeler.

Inclure un conférencier invité qui est un tirage au sort

L'objectif de la réunion, le sujet, le thème et les conférenciers invités devraient être pertinents, frais et amusants. Une façon réussie d'augmenter la fréquentation lors des événements commerciaux est de faire appel aux conférenciers invités populaires, surtout s'ils travaillent dans la même industrie ou l'industrie connexe. Vous devriez également envisager d'avoir un maître de cérémonie qui sera interactif et divertissant.

Choisissez un excellent emplacement d'événement

Choisissez un nouvel événement et un emplacement d'événement intéressant. Que le grand tirage soit la ville choisie ou le lieu lui-même, les gens sont plus susceptibles d'assister à un événement pratique et offrent l'occasion de profiter d'une bonne ambiance. Assurez-vous que l'événement est dans un endroit pratique pour vos participants et envisagez d'autres commodités comme le stationnement ou les transports publics vers le lieu.

Faire preuve de créativité

L'objectif est de rendre un événement unique. Offrir de nouvelles activités; Utilisez un nouveau format interactif pendant la présentation; faire un effort pour être original. Soyez conscient de votre agenda. N'utilisez pas les cadeaux traditionnels à la fin lorsque les participants sont prêts à partir. Envisagez d'inclure une session sur l'innovation qui engage les participants à la planification de votre prochaine conférence / événement. Une session amusante et informative aura un impact positif sur la fréquentation lors des événements futurs. Faites une session de brainstorming et ramenez les idées à votre comité de planification pour l'événement de l'année prochaine.

Envoyez des enquêtes de rétroaction

Que vous incluez ou non une session de brainstorming, maximisez votre succès futur en envoyant des enquêtes de rétroaction après l'événement. Demandez toujours des suggestions de sujets futures et même une critique constructive car obtenir ces commentaires est très utile pour planifier de futures réunions et événements.

Par exemple, certaines personnes préfèrent les séminaires le matin, et d'autres préfèrent les programmes l'après-midi. Certains aiment les mardis et d'autres comme les jeudis. Dans votre enquête de rétroaction, découvrez ce que vos participants aiment et auraient aimé voir lors de l'événement. Le suivi est la clé de votre succès marketing.

Écouter et livrer

Il est toujours important d'écouter les besoins de vos participants et participants, mais si vous demandez des commentaires, assurez-vous de montrer que vous écoutez. Comme le dit le vieil adage, nous avons deux oreilles et une bouche, nous devons donc écouter deux fois plus que nous parlons. Gardez toujours à l'esprit que la fréquentation de votre événement peut être liée à la qualité des événements précédents que vous avez hébergés. Construisez une réputation pour écouter les besoins et les désirs de vos invités et de tenir ces promesses.