Comment trouver et embaucher le meilleur planificateur d'événements

L'embauche d'un planificateur d'événements externes ne doit pas être une tâche intimidante. Vous devez vous procurer les meilleurs planificateurs d'événements pour vos besoins et les dépister soigneusement avant de vous engager dans un. Mais d'abord, vous devez savoir exactement ce que vous demandez au planificateur d'événements de faire.

Déterminez votre objectif

Avant de commencer votre recherche, vous devez élaborer l'objectif de l'événement, le budget avec lequel vous travaillez et votre raison d'embaucher à l'extérieur.

Vous voulez être en mesure de communiquer le plan large de l'événement et ses objectifs les plus importants.

Une fois que vous avez défini vos objectifs, quelques idées claires commenceront à émerger sur le thème et le message que vous souhaitez transmettre.

Vous voudrez maintenant déterminer le budget que vous avez pour un planificateur et ce qu'ils devront faire. Un planificateur d'événements peut sélectionner le lieu, recommander des options de nourriture et de boissons, des haut-parleurs de source et des divertissements, être sur place pour les besoins de la journée de production et créer les invitations.

Si vous ne pouvez pas gérer tout ce qui précède par vous-même, vous devez démarrer votre recherche d'un planificateur d'événements.

Trouvez votre planificateur d'événements

Qu'il s'agisse d'un événement social ou d'une réunion d'entreprise, les règles d'embauche d'un planificateur d'événements ou d'un traiteur restent les mêmes: vous voulez embaucher quelqu'un qui a une expertise dans la création de votre type d'événement.

Le bouche à oreille est une façon de trouver un planificateur d'événements, qu'il s'agisse d'une fête d'anniversaire, d'une réunion d'affaires du petit-déjeuner, d'une retraite de week-end ou de tout autre type d'événement. Mais ce n'est pas toujours l'approche la plus efficace.

Si vous essayez de trouver le meilleur planificateur d'événements pour votre affaire, recherchez une entreprise avec une expérience et une forte réputation au sein de la communauté des planificateurs d'événements. La réputation des pairs peut être un indicateur plus fort que les références d'amis.

Vérifiez auprès de la section nationale ou locale de Meeting Professionals International, de l'International Special Events Society ou de la National Association of Catering Executives.

Si vous voulez savoir qui a une bonne réputation dans votre région, vérifiez auprès du Bureau ou de la Chambre de commerce des congrès et des visiteurs locaux. Vous pourriez également contacter le service des ventes de congrès d'un hôtel.

Interviewer les candidats

La plupart des planificateurs d'événements seront impatients d'entendre parler de votre événement. Donnez-leur de brefs détails au début et concentrez-vous sur leur expertise dans la série initiale d'entretiens.

Réduisez votre liste de candidats aux trois candidats les plus forts.

Vous devriez ensuite demander à chaque finaliste ou à chaque entreprise de son entreprise, de leur expérience avec les événements passés et de la façon dont ils prévoient des éventualités. Un bon planificateur vous guidera à travers une discussion sur les objectifs globaux de votre événement, le calendrier, le budget, le nombre d'invités et les préférences personnelles, et pose également des questions sur votre organisation. Celui qui est impatient de découvrir vos objectifs et votre événement se démarquera du reste.

Bien qu'il ne soit pas toujours possible de rencontrer un candidat en personne lors de la première série d'entretiens, surtout si votre programme est hors de la ville, cela peut être une étape essentielle dans le choix du bon planificateur. Vous voudrez que le candidat a un vrai rapport avec vous.

La dernière étape consiste également à vérifier les références de vos candidats. Contactez les anciens clients et assurez-vous qu'il n'y a pas d'événements gravement bâclés dans son passé.

Faites votre sélection

Maintenant, il est temps de réduire votre sélection à un.

Une fois que vous avez fait l'embauche, le planificateur d'événements devrait être en mesure de partager un plan détaillé pour l'événement avec vous. Il est temps de jeter des idées créatives et de jeter les idées qui ne fonctionnent pas.

Écouter le budget

Beaucoup de gens qui organisent un événement pour la première fois veulent un événement de champagne sur un budget de bière. Votre planificateur d'événements peut tirer le meilleur parti de votre budget, mais peut avoir à ramener votre vision sur terre un peu.

Vous devez travailler ensemble pour trouver un budget réaliste. Et n'oubliez pas de découvrir les frais qui seront facturés par le planificateur de l'événement et comment ils seront intégrés au budget. Les frais de planificateur d'événements et comment ils sont facturés varient considérablement.

Il vous sera demandé de fournir des dépôts, des documents et des contrats au planificateur d'événements ainsi qu'aux lieux d'événements et aux services qu'ils offrent. Comme toujours, vous devriez demander à un avocat de revoir tous les contrats avant de les signer.

Suivi

La plupart des mauvaises choses qui se produisent liées à la planification des événements sont le résultat d'un manque de suivi. La planification des événements nécessite la coordination efficace de la logistique. En d'autres termes, restez au sommet du projet et ne forcez pas le planificateur d'événements à prendre des décisions majeures sans votre contribution.

Si tout se passe comme prévu, le processus de planification des événements se déroulera sans accroc et vous aurez ajouté un excellent planificateur d'événements à votre réseau pour les besoins futurs.

Si le processus frappe un accroc avant le grand jour, intervenir et travailler pour le corriger. Les malentendus peuvent être élaborés. Des problèmes inattendus peuvent être résolus.

Mais préparez-vous, si tout le reste échoue, de licencier votre planificateur d'événements et d'aller à une sauvegarde.