5 façons d'éviter les problèmes juridiques avec les bénévoles

Les bénévoles sont super et même essentiels à votre organisme de bienfaisance. Mais, si les choses tournent mal avec un bénévole, cela peut épeler de mauvaises nouvelles pour votre organisation.

Par exemple, que se passe-t-il si un bénévole a un accident en servant avec vous? Et si le volontaire enfreint la loi ou blesse quelqu'un d'autre? Votre organisation pourrait être responsable.

Voici cinq façons de rendre moins probable que vous rencontrerez des problèmes avec vos bénévoles. Certains d'entre eux peuvent sembler onéreux, mais prenez le temps de les faire correctement et de protéger votre organisation et vos bénévoles.

Développer des politiques et procédures bénévoles

Consultez un avocat ou un spécialiste bénévole pour vous assurer que ce sont adéquats. Les politiques devraient énoncer les tâches de bénévolat et résoudre des problèmes tels que la discrimination, le harcèlement et d'autres comportements éventuellement illégaux.

En interdisant explicitement le mauvais comportement, votre organisation peut être protégée de la responsabilité. Assurez-vous également d'inclure les protections pour le bénévole des abus de l'organisation et de son personnel.

Rédiger des descriptions de poste pour tous les postes de bénévolat

Être explicite sur les attentes pour le volontaire et ce qu'il peut et ne peut pas faire. Énoncez tout risque possible pour le volontaire et demandez une libération signée de sa responsabilité. Une description de poste approfondie et concise peut aider à protéger l'organisation de la responsabilité si le volontaire va au-delà de ce qu'il est autorisé à faire.

Voici quelques éléments à inclure dans les descriptions de travail:

• Le but de votre organisme à but non lucratif
• Formation requise pour ce poste
• les tâches attendues du volontaire
• Le temps nécessaire pour faire la tâche
• l'emplacement où le volontaire effectuera le travail

Exiger que chaque volontaire pour remplir une demande

La plupart du temps, il est avantageux d'exiger une demande. Cependant, parfois avec des projets de groupe qui impliquent un «appel à bétail» pour les bénévoles, vous pouvez simplement demander aux volontaires de remplir une dérogation qui libère l'organisation de la responsabilité.

La complexité de l'application dépendra de la position. Si le bénévole travaille avec des personnes vulnérables comme les enfants ou les personnes âgées, la barre doit être plus élevée. Pour les tâches subalternes avec peu de risque pour personne, une application plus courte serait appropriée. Veillez à avoir des applications différentes pour différents emplois. Il n'y a aucun sens à décourager certains bénévoles avec une forme longue si ce n'est pas nécessaire.

Voici quelques éléments à inclure dans une application, le cas échéant:

• Des informations personnelles telles que l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, la personne à contacter en cas de maladie ou d'accident, permis de conduire, preuve d'assurance personnelle, etc.
• Qualifications, si nécessaire au travail, telles que des compétences spéciales ou un niveau de scolarité.
• Références qui peuvent attester du bon caractère ou de l'éthique de travail du demandeur. Les références peuvent provenir d'un membre de la communauté, d'un autre organisme à but non lucratif où le demandeur a fait du bénévolat, ou d'un employeur.
• Autorisation écrite pour effectuer une vérification des antécédents, essentielle si les volontaires travaillent avec des enfants ou d'autres populations à risque
• Renonciation à la confidentialité afin que vous puissiez recueillir les informations dont vous avez besoin et la partager de manière appropriée.

Effectuer un dépistage approprié

Soyez prudent ici. Le dépistage est particulièrement important pour les bénévoles qui peuvent être en contact avec des personnes vulnérables ou qui doivent conduire en faisant leur travail bénévole ou en se livrant à d'autres types de travail dangereux.

Cependant, 31% des organisations à but non lucratif n'effectuent pas de dépistages de bénévoles selon une étude. Les organisations à but non lucratif pensent souvent pouvoir contrôler leurs bénévoles elles-mêmes et négliger d'effectuer des vérifications appropriées des antécédents. Mais cela peut laisser l'organisation ouverte à la responsabilité. Considérez le dépistage comme faisant partie de vos procédures de sécurité et de la gestion des risques.

Le dépistage doit toujours être respectueux et protéger la vie privée des bénévoles autant que possible. Obtenez un consentement écrit pour le dépistage avant de procéder. Aussi, écran de temps en temps par précaution.

Le dépistage peut être aussi simple qu'un entretien personnel, ou peut inclure:

• Vérification des antécédents criminels
• Documents et licences de conduite
• Confirmation de l'assurance
• dépistage des conditions de santé ou demander la preuve de certaines vaccinations
• Vérification des informations d'identification telles qu'un certificat d'enseignement ou des évaluations spéciales des compétences

Fournir une excellente formation et une gestion

Ne vous contentez jamais d'un bénévole sans formation adéquate. Les bénévoles apprécient être formés, afin qu'ils sachent quoi faire et quand. S'entraîner en groupes ou à un. Développer des documents écrits que le volontaire peut emporter avec eux et s'entraîner sur leurs tâches spécifiques. Affectez le volontaire à un personnel pour la surveillance.

La formation peut inclure:

• Code de conduite de votre organisation
• comment agir lorsqu'il représente l'organisation
• Comment identifier et signaler les abus
• Comment maintenir la confidentialité de l'organisation et des personnes qu'elle sert
• Ce que vous attendez spécifiquement du volontaire
• Comment signaler tout problème
• qui est en charge et comment les atteindre

Enfin, soyez disposé à rejeter un bénévole si ils violaient l'une des règles, sont difficiles à s'entendre, sont peu fiables ou sont abusives. Développer une procédure écrite pour le personnel s'il doit laisser aller un volontaire.

Informez toujours le bénévole pourquoi vous les laissez partir, puis documentez le licenciement, tout comme vous le feriez avec un membre du personnel rémunéré. Avoir une procédure, le suivre et l'enregistrement de l'action vous aidera si le volontaire décide de déposer une plainte auprès de votre haute direction ou d'essayer de vous revenir.

N'oubliez pas d'avoir des politiques pour votre personnel qui couvrent comment ils sont pour traiter les bénévoles. Décrivez ce qu'est le harcèlement et comment l'éviter. Mettre en place une procédure de grief que les bénévoles peuvent utiliser pour signaler tout abus.

Les bénévoles veulent faire du bien et sont reconnaissants lorsqu'une organisation est prête à travailler avec eux. Ils veulent de bonnes politiques en place et ont une formation et une gestion appropriées. Garder les bénévoles autour de vous nécessite non seulement de la gratitude de votre part mais aussi une approche organisée qui protège les deux bénévoles et votre organisme sans but lucratif.