6 étapes que vous devez prendre avant de changer les heures d'employée

Question du lecteur

Je suis un employé administratif et mon département subit des changements majeurs, l'un d'eux est les heures où nous serons ouverts et la tâche de couvrir toutes ces heures avec du personnel limité. Je comprends que dans ce poste, nous travaillons jusqu'à ce que le travail soit terminé, mais cela devrait également permettre une certaine flexibilité pour l'employé.

Ma question est: est-il approprié de demander aux employés administratifs de travailler régulièrement des heures supplémentaires (pour couvrir les heures de bureau ouvertes)? Je me rends compte que cela peut être à la discrétion de l'employeur, mais je voudrais plus de clarification sur la loi. J'apprécierais même une certaine direction aux ressources qui pourraient m'aider dans cette question.

Réponse des ressources humaines

Chaque fois que vous demandez aux employés de travailler plus d'heures, cela peut devenir un peu délicat. Ils ne veulent pas travailler plus, mais vous en avez besoin pour faire plus. Est-ce approprié? Hé bien oui.

L'entreprise a des besoins et il est approprié de demander à vos employés de répondre à ces besoins commerciaux de couverture. Comment vous procédez, cependant, peut faire toute la différence dans le monde. Voici les questions auxquelles vous devez connaître les réponses avant de mettre en œuvre des modifications.

Les employés sont-ils exemptés ou non exemptés?

Les employés exemptés peuvent travailler autant d'heures que vous voulez qu'ils le fassent sans augmenter leur salaire. Vous devez payer vos employés non exemptés pour chaque heure qu'ils travaillent. Ils doivent également recevoir des heures supplémentaires lorsqu'ils atteignent 40 heures par semaine (et dans certains États, s'ils travaillent plus de huit heures en une journée).

Vous ne pouvez pas simplement dire: «Je veux que tout le monde soit en salaire."Afin de payer aux gens un salaire sans aucun salaire d'heures supplémentaires, leur emploi doit répondre aux critères stricts requis par la loi fédérale.

Ce qui est absolument nécessaire?

Vous devez couvrir des heures supplémentaires, mais avez-vous besoin d'avoir du personnel complet à tout moment? Disons que vos heures actuelles sont de 9h00 à 5h00 et que vous avez cinq employés. Maintenant, vos heures sont de 8h00 à 6h00 avec les cinq mêmes employés.

Pouvez-vous faire venir deux personnes à 8h00 et travailler jusqu'à 4h00, deux viennent à 10h00 et travaillent jusqu'à 6h00, et passez un séjour à 9h00 à 5h00? Ensuite, tout le monde travaille le même nombre d'heures et quelqu'un est toujours au bureau. Il existe de nombreuses solutions que vous pouvez considérer avant de demander aux employés de travailler plus d'heures.

Que veulent vos employés?

Vous pouvez passer des heures et des heures à planifier des réunions et proposer une solution que tout le monde déteste, ou vous pouvez demander à vos employés ce qu'ils pensent.

Vous pouvez découvrir que Jane adorerait venir tôt et partir tôt et que Steve adorerait commencer plus tard. Tout le monde peut sauter sur l'occasion de travailler 10 heures, quatre jours par semaine. Vous ne saurez pas si vous ne demandez pas aux employés ce qu'ils préféreraient.

Et si les heures devaient augmenter?

S'il est vrai qu'un employé exonéré peut travailler plus d'heures sans augmentation de salaire, vous perdrez la fidélité. Pour les employés horaires, bien sûr, vous devrez signer un salaire des heures supplémentaires sans aucune critique ni gémissant sur le coût.

Pour les employés exonérés, vous devrez trouver quelque chose pour les compenser pour avoir travaillé les heures supplémentaires. La chose la plus simple à faire est d'augmenter les salaires. Si c'est hors de question, vous devrez trouver autre chose. Demandez à vos employés ce qu'ils souhaitent obtenir des heures supplémentaires.

Expliquez clairement que les modifications sont permanentes

Parfois, les gens sont prêts à sauter et à faire un supplément pendant que vous embauchez un nouvel employé pour couvrir les heures supplémentaires. Mais, quand il devient clair qu'il n'y a pas de nouveau venue, les gens deviennent pleins de ressentiment. Alors, ne les mène pas sur. S'il s'agit d'une situation permanente, vous devez indiquer clairement les employés depuis le début. Ne les trompez pas plus tard si vous voulez un moral positif au bureau.

Avez-vous expliqué les raisons du changement?

Lorsque vous faites un grand changement, vous avez besoin d'une transparence complète. Les employés doivent comprendre les raisons et vous devez les écouter.

La ligne de fond

Vous n'aurez probablement pas une transition facile, mais si vous résolvez tous ces problèmes à l'avance, cela devrait se dérouler en douceur. Vous pouvez avoir une augmentation du chiffre d'affaires, mais lorsque vous amenez de nouvelles personnes à bord, ils sauront dès le début comment les heures et les horaires fonctionnent.