7 choses à inclure dans une proposition commerciale de planification d'événements

Les planificateurs d'événements professionnels portent de nombreux chapeaux et assument une variété de responsabilités, selon les circonstances individuelles d'un événement. Cette profession nécessite un ensemble de compétences unique - vous devrez peut-être être un assistant multitâche une minute et le prochain pour être un solveur de problèmes expert qui peut résoudre une situation avec facilité et efficacité. 

Quelle proposition commerciale devrait être

Une proposition d'entreprise de planification d'événements est un document complet qui décrit les services que vous assurerez pour un événement. C'est votre brochure d'entreprise, votre campagne de marketing et votre argumentaire de vente tous enveloppés en un. Cette proposition commerciale d'événement devrait vous présenter comme un professionnel expérimenté et qualifié qui est uniquement qualifié pour exécuter cet événement. Il devrait vous distinguer des autres planificateurs d'événements et vous établir comme quelqu'un auquel le client peut faire confiance.

Une proposition d'entreprise de planification d'événements doit être bien écrite, contenir des détails concernant les services inclus dans la proposition (et lesquels ne sont pas), et illustrer comment vous réaliserez l'événement, fournissant les détails nécessaires afin que le client puisse facilement imaginer ce que vous proposent.

7 choses à inclure dans une proposition commerciale de planification d'événements

Une étape intégrale dans la planification des événements consiste à élaborer une proposition commerciale de planification d'événements solides, savoir quoi inclure afin de commercialiser vos services et de sécuriser l'entreprise d'un client.

1.  Introduction des entreprises: Présentez brièvement votre entreprise de planification d'événements. Discutez de vos antécédents, de vos certifications professionnelles et de la durée des affaires, de votre expérience pertinente et de votre créneau particulier si vous en avez un.
2. Description de l'événement: Fournir une portée globale de l'événement, y compris les détails qui ont été discutés lors de votre première réunion du client, comme l'objectif de l'événement, les dates possibles, les lieux à considérer, le nombre d'invités, etc.
3. Services de planification des événements à fournir: Soyez très spécifique dans cette section, répertoriant tous les services que vous assurerez pour cet événement. Les articles inscrits avec des puces ou des sous-titres sont très efficaces car c'est un moyen facile pour le client de voir la gamme de services inclus. Énumérez tous les fournisseurs que vous utiliserez et tous les services facultatifs pour un frais supplémentaire. Il est important d'être très détaillé dans cette section, le client a donc une compréhension claire de ce qui est inclus et de ce qui est supplémentaire.
4. Exemples de votre travail: Si vous avez planifié un événement similaire à celui que vous proposez à ce client, c'est votre chance de montrer ces compétences. Inclure des photos, des croquis, des coupures de presse ou tout autre visuel qui aidera à peindre une image dans l'esprit du client de ce que vous pouvez faire. C'est un excellent moyen de commercialiser votre entreprise de planification d'événements.
5.  Coûts proposés: Articuler soigneusement tous les coûts associés à la planification et à l'exécution de cet événement. La mise en forme de cette section en tant que série d'étapes guidera votre client à travers toutes les phases de l'événement, en les aidant à visualiser chaque aspect au fur et à mesure qu'il se déroule. Être précis dans une catégorie générale de coûts. Par exemple, si vous avez un élément de ligne pour la restauration, éliminez les coûts individuels pour les aliments indiquant le montant par personne, le nombre de serveurs requis et le taux horaire, les dépenses pour la location de table. Au lieu de préparer une proposition avec un grand prix en bas, écrivez une proposition détaillée afin que votre client puisse comprendre les coûts individuels. Ceci est utile pour deux raisons: il contrecarre l'inévitable «choc des autocollants» lorsque tous les articles sont comptés et qu'il y a un grand prix en bas, et cela donne à votre client la possibilité de décider si le coût de l'heure supplémentaire du cocktail vaut la valeur la dépense. 
6.  Prochaines étapes: Au bas de la proposition d'entreprise de votre événement, incluez tous les détails concernant le calendrier ou les prochaines étapes. Si l'événement a une date ferme, assurez-vous d'indiquer qu'un contrat signé doit être reçu à une certaine date pour que vous puissiez planifier et exécuter l'événement. Spécifiez le dépôt requis et la date à laquelle elle doit être reçue.
7. Coordonnées: Assurez-vous d'inclure les coordonnées de votre entreprise au bas de la proposition d'entreprise de l'événement. Énumérez votre site Web, votre adresse e-mail, les numéros de téléphone, les numéros de fax et l'adresse postale. Joignez également une carte de visite à votre proposition pour une référence facile.

Comment suivre

Après avoir envoyé au client votre proposition d'entreprise de planification d'événements, contactez-les pour lui faire savoir que la proposition est en route. Dites-leur que vous allez suivre dans quelques jours pour voir s'ils ont des questions. Gardez les lignes de communication ouvertes. Soyez réactif et accordez une attention personnelle. C'est un indicateur de la façon dont vous faites des affaires et vous aidera à conclure l'accord de manière professionnelle.