Guide d'un propriétaire d'entreprise sur les systèmes de suivi des candidats (ATS)

Les employeurs reçoivent souvent un nombre écrasant de demandes d'ouverture d'emploi, ce qui peut facilement inonder les services RH. Les systèmes de suivi des candidats (ATS) sont un type de logiciel conçu pour aider à organiser et rationaliser le processus d'embauche. 

L'utilisation d'un ATS est de plus en plus commune, rapporte que près de 99% des entreprises du Fortune 500 en utilisent une.

Pendant ce temps, une enquête sur le recrutement numérique mené par Kellyocg et les médias de capital humain a révélé que 66% des organisations de recrutement utilisaient un certain type d'ATS pour la gestion du recrutement et / ou la conformité. 

Si vous envisagez un ATS pour le processus d'embauche de votre entreprise, voici ce que vous devez savoir sur la technologie avant de commencer.

Quels sont les systèmes de suivi des candidats?

Les systèmes de suivi des candidats sont des logiciels utilisés par les départements des ressources humaines et les propriétaires d'entreprise pour aider à gérer le processus d'emploi. La base de données stocke, fichiers et trie via des applications d'emploi. 

Avec des dizaines d'options différentes d'ATS disponibles, il peut être intimidant de choisir la bonne plate-forme pour votre entreprise. Selon le logiciel, l'ATS peut être utilisé pour effectuer des tâches telles que les ouvertures post-ouvertures aux panneaux d'emploi, analyser les curriculum vitae, identifier les meilleurs candidats, planifier des entretiens et prédire l'analyse des performances, entre autres fonctions.

Pourquoi les employeurs utilisent-ils un ATS? 

De nombreux sites d'emploi possèdent des processus d'application faciles et donnent aux demandeurs d'emploi la possibilité de télécharger un curriculum vitae et de postuler pour des postes en un seul clic. En conséquence, les employeurs sont souvent inondés de demandes, dont beaucoup proviennent de candidats non qualifiés. 

Un ATS aide les gestionnaires d'embauche à organiser les réponses. Grâce à l'utilisation de mots clés ou d'autres informations cibles, le système peut signaler les meilleurs candidats et ne pas tenir compte des candidats non qualifiés pour les gestionnaires d'embauche de la tâche de trier à travers chaque application. 

De nombreux ATS peuvent également planifier des entretiens avec des candidats potentiels, en évitant tous les e-mails de va-et-vient. Mis à part les considérations d'économie de temps, un principal avantage de l'ATS est qu'il accélère le temps d'embaucher en automatisant.  

Une étude de Capterra a révélé que 94% des recruteurs et des gestionnaires de talents qui utilisaient une forme de logiciel de recrutement ou de suivi des candidats ont déclaré qu'il améliorait leur processus d'embauche. Seulement 5% ont déclaré avoir un effet négatif.

Comment fonctionnent les systèmes de suivi des candidats?

Un ATS s'adapte au site d'emploi actuel d'une entreprise et automatise de nombreuses tâches du processus d'embauche. Il compile, stocke et trie les applications, et peut hiérarchiser les principaux candidats, tout en ignorant les candidats non qualifiés. Voici quelques fonctionnalités communes selon lesquelles une offre ATS varie en fonction des différences de coût, de taille et de système:

• Publier des ouvertures d'emploi dans plusieurs sites d'emploi
• Recherche des profils de médias sociaux des mots clés pour trouver des candidats potentiels
• Organiser les applications et réglementer leur statut
• Analyse et curriculum vitae
• Recherche de curriculum vitae des mots clés ou des filtres prédéterminés tels que l'histoire du travail, l'éducation ou l'expérience
• Envoi des demandes d'entrevue et des temps de coordination
• Interviews vidéo
• La vérification des antécédents 
• Envoi automatiquement des e-mails personnalisés 
• Suivi des réponses
• Rangement de curriculum vitae

Combien coûte un ATS?

Vous pouvez vous attendre à payer de 5 000 $ à 50 000 $ par an en fonction de la taille de votre entreprise, et du type de système et de fonctionnalités que vous recherchez dans un ATS. Certains fournisseurs offrent des services gratuits pour les personnes qui traitent de moins de 20 emplois par an. La plupart des plateformes relèvent de la fourchette de 10 000 $ par an.

Pour trouver l'ATS qui correspond le mieux à vos besoins et à vos budgets, la Society for Human Resource Management (SHRM) propose un tableau de comparaison utile qui répertorie les plates-formes par exemple de clients, coût et fonctionnalités système.

Les avantages et les inconvénients de l'utilisation d'un ATS

• Automatise le processus pour gagner du temps

• Accélère le temps d'embaucher

• Offre une meilleure expérience de candidat

• Facilite le suivi des curriculum vitae

• Fournit une analyse des performances et des données

• Reprendre l'analyse laisse de la place aux problèmes techniques

• Les candidats peuvent passer à travers des fissures

• Ouvre la porte à la «farce des mots clés»

• Courbe d'investissement et d'apprentissage majeure

Les avantages de l'utilisation d'un ATS expliqué

• Automatise le processus pour gagner du temps: Un grand avantage de l'utilisation d'un ATS est qu'il peut économiser des équipes RH beaucoup de travail en automatisant des parties longues du processus d'embauche.
• Accélère le temps d'embaucher: Un autre avantage d'un ATS est qu'il accélère le temps d'embaucher, ce qui permet d'économiser de l'argent et aide à conserver les meilleurs candidats. GetApp a constaté que 86% des utilisateurs d'ATS interrogés ont signalé une augmentation de la vitesse à laquelle ils embauchent des candidats.
• Offre une meilleure expérience de candidat: L'utilisation d'un ATS crée souvent une meilleure expérience candidate, impliquant des candidats tout au long du processus et leur donnant des mises à jour sur leurs progrès. Beaucoup proposent des plateformes adaptées aux mobiles pour une accessibilité accrue. Certaines plateformes prennent en charge plusieurs langues et dialectes. 
• Facilite le suivi des curriculum vitae: Les CV sont stockés dans une base de données, afin que les employeurs puissent contacter les candidats s'ils conviennent bien aux postes futurs. 
• Fournit une analyse des performances et des données: Certaines plateformes ATS offrent une analyse de performance prédictive. Un ATS fournit aux équipes d'embauche des données pour analyser leurs processus et identifier ce qui fonctionne et où les modifications doivent être apportées. 

Inconvénients d'utiliser un ATS expliqué

• Reprendre l'analyse laisse de la place aux problèmes techniques: Les curriculum vitae qui sont à formater uniquement ou utilisent des tables ou des colonnes, peuvent provoquer des erreurs d'analyse dans un ATS. De même, des polices, des en-têtes et des pieds de page uniques ou des sections non standard peuvent causer des problèmes organisationnels. 
• Les candidats peuvent passer à travers des fissures: Les candidats qualifiés peuvent passer à travers les mailles. Un ATS est conçu pour rechercher des mots clés ou des filtres spécifiques tels que l'expérience de travail ou les compétences. Les meilleurs candidats qui ne répondent pas aux critères exacts peuvent être ignorés.
• Ouvre la porte à la «farce des mots clés»: Les candidats familiers avec un ATS peuvent profiter de la plate-forme en remplissant leur application de mots clés afin de manipuler les résultats de recherche. Dans ce cas, vous ne voyez pas nécessairement les candidats les plus qualifiés, mais plutôt ceux qui savent jouer le système.
• Courbe d'investissement et d'apprentissage majeure: Configuration d'un ATS est un investissement, et il y aura une courbe d'apprentissage pour intégrer toute l'équipe et mettre à jour la technologie actuelle de votre entreprise afin qu'elle fonctionne avec le logiciel.

Considérations particulières

Il est important pour les employeurs de prêter attention aux considérations juridiques lors de l'utilisation d'un ATS et de s'assurer qu'ils respectent les règlements sur l'égalité. Les propriétaires d'entreprise devraient s'assurer que leur ATS rapporte et collecte les informations nécessaires pour rester conforme aux exigences.

L'utilisation d'un ATS ne signifie pas automatiquement qu'elle sera conforme aux réglementations. Assurez-vous que vous respectez toutes les lois d'embauche à chaque étape du processus et que vous connaissez toutes les exigences spécifiques qui pourraient être applicables à votre industrie.  

Ceux qui accèdent à un ATS doivent être formés pour saisir les critères de manière appropriée et protéger les données des candidats. Assurez-vous de vérifier la sécurité des données ainsi que la fréquence de sauvegarde et les mises à jour standard avec votre plateforme ATS.

Points clés à retenir

• Les systèmes de suivi des candidats (ATS) sont un outil populaire pour aider un gestionnaire d'embauche à organiser, classer et stocker des applications. Ils peuvent être des épargnants de temps efficaces et réduire le temps d'embauche d'une entreprise, ce qui permet d'économiser de l'argent et de conserver les meilleurs talents.
• Bien qu'un ATS puisse offrir de nombreux avantages, il est important de garder à l'esprit qu'il ne remplace pas la touche humaine pendant le processus d'embauche. L'analyse automatisée de curriculum vitae peut entraîner des problèmes techniques - ceux qui ne suivent pas un format standard peuvent causer des erreurs ou être ignorés. 
• Les applications qui n'incluent pas les bons mots-clés ou l'expérience de travail peuvent également être négligées. Cela peut faire glisser les candidats supérieurs entre les mailles. 
• L'utilisation d'un ATS ne signifie pas automatiquement qu'elle maintiendra la conformité de la réglementation. Assurez-vous que vous respectez les lois d'embauche à tout moment et que vous connaissez toute exigence spécifique à votre industrie.