Guide d'un planificateur d'événements sur la planification des lieux

Décider du meilleur espace ou lieu d'événement est essentiel au succès global de votre événement. Bien que la planification des lieux prenne du temps, il ne doit pas se sentir écrasant. Pour beaucoup, les planificateurs d'événements professionnels et les amateurs, cela peut être un défi amusant.

En supposant que vous avez déjà identifié le type d'événement que vous planifiez et son objectif, de nombreux autres facteurs doivent être pris en compte lorsque vous commencez le processus de sélection du lieu lui-même. Ce qui suit, cette feuille de route vous aidera à vous guider à travers les étapes du choix de l'espace d'événement parfait.

Votre public cible

Lorsque la planification des lieux pour un événement, l'une des informations les plus importantes que vous devez savoir est qui sera vos invités et combien vous vous attendez à assister. Bien que le type d'événement éclairera certainement le choix du lieu, l'un des plus grands facteurs limitants pour l'espace des événements est sa capacité. Assurez-vous que vous connaissez au moins une estimation précise (cela peut être une plage) du nombre d'invités car cela limitera immédiatement vos options de lieu. Vous devriez également considérer votre public. Assurez-vous que le lieu reflète non seulement l'événement lui-même, mais les goûts et les attentes des invités.

Dates d'événements

Vérifiez votre calendrier car le timing influencera de nombreuses décisions, y compris votre lieu de choix. Après votre liste d'invités, la date de votre événement sera le prochain facteur limitant. Selon le type d'événement que vous planifiez, vous pouvez constater que vous devez soit être flexible avec la date de votre événement pour obtenir le lieu que vous souhaitez ou que vous devrez être flexible avec votre choix pour obtenir la date à laquelle vous souhaitez. Vous devriez commencer la planification des lieux en sachant où vous ou le client êtes flexible. Voici quelques questions à considérer:

• Quand vos invités sont-ils très probablement disponibles pour y assister en fonction de leurs horaires?
• Quels lieux ont un espace approprié et disponible pour ces moments?
• Quel est le meilleur moment pour que votre équipe de direction organise l'événement?

Calculez votre budget

Avec un budget ouvert, tout le monde peut planifier un grand événement et avoir une sélection infinie de choix de lieu. Mais plus que probablement, vos ressources financières sont limitées, et vous devriez être conscient dès le début de vos limites financières - même si le budget de votre événement est simplement une estimation ou une gamme de stade. Un planificateur d'événements peut toujours planifier un grand événement dans un budget raisonnable.

• Les sites sont-ils dans vos paramètres budgétaires pour les dépenses d'espace, technique et de restauration?
• Avez-vous négocié un taux favorable pour les services et démontré la valeur de votre rôle?
• Avez-vous autorisé la flexibilité dans votre budget dans le cas où les dépenses des articles de ligne dépassent le plan?

Étendre les différents emplacements

Une fois que les numéros de liste des invités et les dates d'événements possibles sont réduites, il est important d'identifier les emplacements où l'événement pourrait avoir lieu. Les hôtels et les centres d'événements ou de conférence sont parmi les espaces d'événements les plus populaires pour les événements d'entreprise et les réceptions de mariage, mais ce ne sont pas les seules options. C'est le moment d'être créatif dans votre pensée. Considérer ce qui suit:

• Sur la base du thème de votre réunion, quels trois meilleurs emplacements viennent à l'esprit?
• Où vos invités préféreraient-ils assister à cette réunion?
• Ce qui sera le plus pratique pour vos invités?
• Autre qu'un hôtel, quels endroits inattendus pourraient augmenter le taux RSVP?

Trouvez le bon type d'espace

Le lieu que vous choisissez doit avoir un espace approprié pour le type d'événement que vous planifiez. Votre événement aura-t-il besoin d'une piste de danse? Aurez-vous besoin d'un système PA? Qu'en est-il du podium d'un haut-parleur ou d'un écran de projecteur? De quel type de configuration de table avez-vous besoin? En plus de considérer ce genre de questions, voici quelques-unes des meilleures questions de planification des sites à vous poser:

• Le lieu de l'événement répond-il aux critères spéciaux de votre programme ou événement?
• Le lieu peut-il répondre à votre production, en divertissement, A / V, au son et à d'autres besoins techniques?
• L'état de l'établissement reflète-t-il les normes élevées de votre organisation?

Considérez les services de lieu et les restrictions

En plus de trouver le bon type d'espace d'événement, vous voudrez examiner les types d'autres services offerts par le lieu et décider de leur valeur à votre événement. Certains sites auront également une liste de fournisseurs préférés à partir de laquelle vous devez travailler pour trouver des fournisseurs ou des fournisseurs pour d'autres services. D'autres lieux ont des restrictions sur la décoration ou d'autres aspects de l'événement lui-même. Certaines questions à poser comprennent:

• Ce lieu offre-t-il de bonnes options de stationnement ou de voiturier?
• Ce lieu offre-t-il la sécurité?
• Ce lieu propose-t-il des services supplémentaires comme la restauration, les arrangements floraux, les locations de lin et de table, etc.?
• Ce lieu a-t-il une équipe de configuration et de nettoyage?
• Ce lieu restreint-il avec les autres vendeurs avec lesquels vous travaillez?
• Ce lieu a-t-il des minimums de nourriture et de boissons?

Considérer la réputation

La réputation d'un lieu de service est critique. C'est souvent la différence entre la tenue d'un bon événement et la production d'un grand événement. La façon dont un lieu gère ses installations, son personnel et ses clients resteront toujours dans les mémoires. Pour avoir un sens pour la valeur de réputation d'un lieu, considérez ces questions:

• Quel est le mandat du directeur de la conférence, du directeur de la restauration ou du chef exécutif?
• La direction vous traitera-t-elle comme un client VIP ou tout simplement comme l'un des multiples programmes?
• Quelle flexibilité le lieu est-il prêt à vous étendre?
• Ont-ils des témoignages ou des avis disponibles?
• Le lieu propose-t-il des photographies d'événements similaires à la vôtre?

Planifier une visite

À moins que la logistique et le temps ne l'empêchent, chaque planificateur d'événements doit effectuer une inspection du site avant de contracter n'importe quel lieu. Les photos peuvent être extrêmement utiles, mais il existe de nombreux aspects qui ne peuvent être évalués qu'en personne. Demandez une visite du lieu, y compris tout, du stationnement à l'entrée et de l'espace événementiel aux salles de bains. Tu seras content que tu aies fait.

Incorporer les préférences des clients

Les planificateurs d'événements doivent présenter leurs recommandations de lieu à leur client (qu'il s'agisse d'un client interne comme des dirigeants de l'entreprise ou de la direction ou un client externe) et obtenir des approbations. La seule question à vous poser en ce qui concerne le client pendant la phase de planification du lieu est que le client approuvera la ou les recommandations (s)? Pour pouvoir répondre à cette question avec une certaine confiance, vous devez vous assurer que vous comprenez les attentes et les préférences du client depuis le début.