Format de lettre d'entreprise avec des exemples

Une lettre d'entreprise est un document officiel souvent envoyé d'une entreprise à une autre ou d'une entreprise à ses clients, employés et parties prenantes, par exemple. Les lettres commerciales sont utilisées pour la correspondance professionnelle entre les individus, ainsi que.

Bien que le courrier électronique ait pris la forme la plus courante de correspondance, les lettres commerciales imprimées sont toujours utilisées pour de nombreux types de correspondance importants et graves, y compris les lettres de référence, la vérification de l'emploi, les offres d'emploi, et plus encore.

La rédaction d'une lettre commerciale efficace et poli peut être une tâche facile, tant que vous adhérez aux règles établies pour la mise en page et la langue.

Sachez que votre destinataire lit régulièrement une quantité importante de correspondance et favorisera des lettres bien exécutées qui sont exemptes de fautes de frappe et d'erreurs grammaticales.

Que inclure dans la lettre

Rendre le but de votre lettre à travers un langage simple et ciblé, en gardant le bref paragraphe d'ouverture. Vous pouvez commencer par «J'écris en référence à…» et à partir de là, communiquer uniquement ce que vous devez dire.

Les paragraphes suivants devraient inclure des informations qui donnent à votre lecteur une compréhension complète de vos objectifs, mais évitez les phrases sinueuses et les mots inutilement longs. Encore une fois, continuez concis pour maintenir leur attention.

Si votre intention est de persuader le destinataire d'une manière ou d'une autre, que ce soit pour investir de l'argent, vous donner une référence, vous embaucher, vous associer à vous ou résoudre un problème, créer un cas convaincant pour votre cause.

Si, par exemple, vous voulez que le lecteur parraine un événement caritatif, identifiez tout chevauchement avec les objectifs philanthropiques de leur entreprise. Convaincre le lecteur que vous aiderait mutuellement bénéfique, et vous augmenterez vos chances de gagner leur soutien.

Sections d'une lettre d'entreprise

Chaque section de votre lettre doit adhérer au format approprié, en commençant par vos coordonnées et celle de votre destinataire; salutation; le corps de la lettre; fermeture; Et enfin, votre signature.

Vos coordonnées

• votre nom
• Ton poste
• Votre entreprise
• Votre adresse
• Ville (*): État (*): Code Postal
• Votre numéro de téléphone
• Votre adresse e-mail

La date

• La date à laquelle vous écrivez la correspondance

Coordonnées du destinataire

• Leur nom
• Leur titre
• Leur entreprise
• L'adresse de l'entreprise
• Ville (*): État (*): Code Postal

La salutation

• Utilisez "à qui cela peut concerner", si vous n'êtes pas sûr spécifiquement de qui vous vous adressé.
• Utilisez la salutation formelle «Cher M./SP./ Dr. [Nom de famille], «Si vous ne connaissez pas le destinataire.
• Utilisez «Cher [prénom]», seulement si vous avez une relation informelle avec le destinataire.

Le corps

• Utilisez des lignes à un seul espacé avec un espace supplémentaire entre chaque paragraphe, après la salutation, et au-dessus de la fermeture.
• Gauche justifier votre lettre (contre la marge gauche).

Fermeture de la salutation

Gardez votre paragraphe de clôture à deux phrases. Réitérez simplement votre raison d'écrire et remerciez le lecteur d'avoir envisagé votre demande. Certaines bonnes options pour votre clôture comprennent:

•  Respectueusement vôtre
•  Cordialement
•  Chaleureusement
•  Avec respect

Si votre lettre est moins formelle, envisagez d'utiliser:

• Tous mes vœux
• Meilleur
• Merci
• Salutations

Votre signature

Écrivez votre signature juste sous votre fermeture et laissez quatre espaces uniques entre votre fermeture et votre nom complet, le titre, le numéro de téléphone, l'adresse e-mail et toute autre information de contact que vous souhaitez inclure. Utilisez le format ci-dessous:

Votre signature manuscrite

Nom complet tapé
Titre

Assurez-vous que rien n'a été manqué

Une bonne règle de base consiste à relire votre correspondance deux fois et à faire en sorte qu'un collègue l'examine pour s'assurer que rien n'a été manqué.

Modèle de lettre d'entreprise

Vous pouvez utiliser cet échantillon de lettre d'entreprise comme modèle et télécharger le modèle (compatible avec Google Docs et Word en ligne) pour la version texte ci-dessous.

Exemple de lettre d'entreprise (version texte)

Linda Lau
Université d'État du Nord
123 rue principale
Anytown, CA 12345
555-555-5555
linda.lau @ e-mail.com

5 mars 2020

Oscar Lee
Rédacteur en chef
ACME Graphic & Design
123 Business Rd.
Business City, CA 54321

Cher Monsieur. Percevoir,

Je voudrais vous inviter à assister à notre prochain événement de réseautage d'emplois du département des arts libéraux. L'événement aura lieu dans l'après-midi du 1er mai 2020. Nous souhaitons offrir à nos personnes âgées diplômées l'occasion de rencontrer des chefs d'entreprise dans la région qui recherchent peut-être de nouveaux recrues qui détiennent des diplômes dans les arts libéraux.

L'événement aura lieu au Cox Student Center de Northern State University et durera environ deux à trois heures. Si vous avez un intérêt à assister ou à envoyer un représentant de l'entreprise pour rencontrer nos étudiants, veuillez me le faire savoir dans votre plus tôt possible et je peux réserver une table pour vous.

Merci pour votre temps et j'espère vous entendre bientôt.

Avec respect,

(signature lettre de copie papier)

Linda Lau
Président du département des arts libéraux

Exemple de signature par e-mail

Si vous envoyez une lettre par e-mail, votre signature sera légèrement différente. Plutôt que d'inclure vos coordonnées dans le titre de la lettre, énumérez-la sous votre signature. Par exemple:

Envoi d'une lettre commerciale de messagerie

Cordialement,

Prénom nom de famille
Titre
Votre adresse
Votre numéro de téléphone
Votre adresse e-mail

Soyez clair pourquoi vous envoyez le message. Incluez le sujet sur lequel vous écrivez dans la ligne d'objet de l'e-mail, donc le lecteur est clair pour expliquer pourquoi vous envoyez le message.

Conseils pour rédiger une lettre d'entreprise

Examiner des échantillons de lettres, y compris des lettres de motivation, des lettres de remerciement des entretiens, des lettres de suivi, l'acceptation de l'emploi et des lettres de rejet, des lettres de démission, des lettres d'appréciation et plus d'échantillons de lettres liés aux affaires et à l'emploi et aux conseils d'écriture.