Informations sur l'assurance COBRA pour les employeurs

La couverture sanitaire fournie par l'employeur est un grand avantage pour les employés, mais ce qui arrive à cette couverture lorsqu'une entreprise se sépare d'un employé? Les employeurs plus grands ont la responsabilité de maintenir ces avantages sociaux pendant un certain temps après la résiliation de l'employé - bien qu'ils n'aient pas à continuer de payer pour eux.

Le plan de sauvetage américain 2021 comprend des soulagement pour les travailleurs qui sont éligibles à la couverture de COBRA s'ils sont licenciés ou si leurs heures. L'assistance premium (100% des avantages sociaux) sera disponible du 1er avril 2021 à septembre. 30, 2021. De plus, la période électorale a été prolongée pour permettre aux personnes qui ont précédemment connu un événement de qualification pour s'inscrire à une couverture subventionnée.

Qu'est-ce que Cobra?

La Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act (COBRA) offre aux employés des prestations de santé continues s'ils sont résiliés ou que leurs heures sont réduites lorsque ces avantages sont liés à l'entreprise pour laquelle ils ont travaillé. Les prestations de COBRA s'appliquent à la résiliation, à la résiliation volontaire par l'employé, à la réduction des heures, à la mort, au divorce et à d'autres événements de la vie.

Quand commence la couverture Cobra?

L'Administration de la sécurité des avantages sociaux (EBSA) applique les lois COBRA et établit trois exigences de base pour déterminer si un employé a droit à la couverture:

• Le plan de l'entreprise doit être couvert par Cobra.
• Un événement de qualification doit avoir eu lieu, comme le décès d'un employé ou une résiliation.
• La personne qui reçoit la prestation doit être qualifiée.

Votre entreprise est couverte par Cobra si vous avez plus de 20 employés (pour plus de 50% de l'année) et que vous offrez une couverture de plan de santé payé à l'entreprise, vous devez offrir une couverture COBRA aux employés qui sont licenciés ainsi que ceux qui quittent volontairement. Vous n'avez pas à payer le coût de la couverture pour les employés licenciés, mais vous devez les garder sur votre plan de santé pendant une certaine période au même tarif que les autres employés.

Qui compte pour la couverture de Cobra?

Les employés à temps plein et à temps partiel sont comptés dans ce calcul, bien que les employés à temps partiel soient comptés en fonction du pourcentage du temps qu'ils travaillent par rapport à un employé à temps plein.

Par exemple, si un employé à temps partiel travaille 20 heures par semaine et que vos employés à temps plein travaillent 40 heures par semaine, la personne à temps partiel compterait 50% d'une personne à temps plein. Si un autre temps partiel travaille 30 heures par semaine, cette personne compterait 75% d'un chronomètre complet. Additionnez tous les employés à temps plein et à temps partiel pour voir si votre entreprise répond au minimum pour l'exigence. 

Vous devez inclure des employés couverts, d'anciens employés, des conjoints, d'anciens conjoints et des enfants à charge dans la couverture COBRA que vous fournissez si la personne qui reçoit les avantages est "qualifiée."Le u.S. Le ministère du Travail (DOL) dit: "Un bénéficiaire qualifié est une personne qui a été couverte par un plan de santé de groupe la veille d'un événement de qualification qui lui a fait perdre la couverture."

Quand un employé est-il admissible à Cobra?

Un employé, un conjoint ou un enfant se qualifie pour la couverture de COBRA lorsqu'il a un événement de qualification, qui est défini comme un événement qui fait que la personne perd la couverture sanitaire du groupe.

Pour les employés, l'événement est généralement un licenciement, mais il peut également l'être si leurs heures sont réduites au point où ils perdent l'admissibilité au plan de santé du groupe de l'entreprise.

Les événements de qualification pour un conjoint ou un enfant à charge comprennent:

• Résiliation de l'employé (pour toute raison à l'exception de "inconduite brute").
• Réduction des heures travaillées par l'employé.
• Décès de l'employé.
• Divorce ou séparation légale.
• Le droit à l'assurance-maladie de l'employé.
• Perte de statut dépendant d'un enfant.

Votre entreprise pourrait également être tenue d'offrir une couverture COBRA aux enfants à charge si le plan de santé de l'entreprise arrête la couverture pour eux à un certain âge. Mais toi ne le faites pas doivent offrir une couverture COBRA aux employés qui sont licenciés pour "inconduite brute."

Cobra et Medicare

Les réglementations COBRA sont différentes pour les bénéficiaires de Medicare; C'est un cas de vérification de l'admissibilité et de l'inscription.

Le conjoint et l'enfant à charge d'un employé couvert peuvent être éligibles à la couverture de COBRA si l'employé a droit à l'assurance-maladie et qu'elle perd la couverture.

Si un employé admissible à Medicare perd son emploi, il a la possibilité de s'inscrire à Medicare avant ou au lieu d'élire Cobra. S'ils choisissent la couverture COBRA et décident plus tard de s'inscrire à Medicare Part A ou B avant la fin de la couverture COBRA, le plan COBRA peut mettre fin à leur couverture.

Si l'employé est éligible à la fois à la couverture COBRA et à Medicare, Medicare est le principal payeur et paiera en premier, et Cobra paiera deuxième. Cela diffère par plan, alors vérifiez avec le fournisseur de plan.

La couverture COBRA que vous offrez aux employés doit être la même que celle fournie aux employés actuels dans le cadre du plan de santé de votre entreprise. Si l'employé choisit la couverture COBRA, il doit être maintenu sous votre assurance de groupe. 

Vous devez maintenir et payer la couverture COBRA jusqu'à 18 mois en cas de résiliation ou une réduction des heures. La couverture COBRA pourrait être nécessaire jusqu'à 36 mois dans d'autres circonstances, comme lorsqu'il y a un deuxième événement de qualification après le premier.  

Comment puis-je informer les employés de Cobra?

Les droits de Cobra doivent être inclus dans les documents d'information que vous donnez aux employés sur leur couverture santé.

Vous devez inclure des informations spécifiques sur l'avis aux employés lorsque vous les licenciez. Les informations doivent inclure comment ils peuvent élire la couverture et quand ils doivent prendre une décision. L'EBSA a un exemple de préavis que vous pouvez utiliser à cet effet.

Vous devez présenter ces informations et la possibilité de vous inscrire lorsque vous parlez à un employé de la résiliation ou d'une réduction des heures. La même opportunité doit être accordée aux personnes à charge d'un employé décédé.

L'employé dispose de 60 jours pour choisir de choisir la couverture COBRA, à partir de la date à laquelle ils reçoivent l'avis. Si la personne ne parvient pas à s'inscrire et à payer les primes requises pendant la période électorale, elle peut être supprimée de la couverture.

Notification du plan de santé du groupe

Les employeurs et les employés doivent informer leur plan de santé de groupe si certains événements se produisent. Il existe deux types d'événements de qualification à cet effet:

1. L'employeur doit informer le plan dans les 30 jours si l'événement de qualification est un licenciement / réduction de l'employé couvert en heures, décès ou droit de l'assurance-maladie.
2. L'employé couvert doit informer le plan s'il a un changement de statut, comme le divorce, la séparation légale ou la perte de statut de dépendance d'un enfant.

Rassemblez des informations sur la couverture COBRA et ajoutez-les à votre liste de contrôle de résiliation car vous devez donner des documents de notification spécifiques à l'employé, tels que le Guide des employés sur les prestations de santé sous Cobra.

Qui paie la couverture de Cobra? 

L'employé doit payer la couverture, qui peut représenter jusqu'à 102% du coût. La personne qui reçoit la couverture doit également payer toutes les franchises et effectuer tous les paiements de coassurance. Toute augmentation du coût de la couverture doit également être payée par la personne à couverture.

Il devient moins courant pour les employés de choisir la couverture COBRA car ils ont d'autres options, comme leur marché d'État ouvert par le biais de la Loi sur les soins abordables (ACA). 

Le guide de l'employeur pour la poursuite de la santé en groupe a un graphique qui explique plus sur les qualifications et les processus.

Demander conseil sur Cobra

Cobra peut être complexe et chaque situation est différente. Avant d'aller de l'avant avec toute décision sur la question, consultez votre administrateur de prestations ou contactez le DOL si vous avez des questions spécifiques. Si le régime d'assurance maladie de votre entreprise se fait par l'intermédiaire d'un administrateur de plan, il aura des informations sur les réglementations COBRA.