Erreurs courantes que les avocats font lors de l'envoi de courriels

Les avocats sont connus pour leur nature prudente, mais comme tout le monde, ils peuvent faire des erreurs lors de l'utilisation d'e-mails. Certains deviennent des histoires d'horreur, tandis que d'autres ne sont que des embarras. Voici les erreurs courantes que les avocats font dans les e-mails.

L'envoi de «depuis le bureau de»

Cette terminologie à l'ancienne est idiote et prétentieuse. Pire, une partie ou la totalité du nom de l'expéditeur est coupée car la plupart des boîtes de réception du système de messagerie n'affichent pas les noms de l'expéditeur. Utilisez simplement votre nom.

Ajouter des épanouissements de fantaisie

Certains avocats essaient de faire preuve de créativité avec l'apparition de leurs e-mails. Les fioritures de fantaisie dans les signatures sont courantes, tout comme les graphismes ou les œuvres inutiles. Tout ce qui rend les mots difficiles à lire est une mauvaise idée. Il rend également le message plus lent à ouvrir. Rester simple. Vous ne vendez pas votre compétence artistique.

Oublier d'utiliser le bloc de signature

La plupart des systèmes de messagerie ont un bloc de signature automatisé facile à utiliser. Utilisez-le pour éliminer le risque que vous oubliez d'inclure des informations de base comme votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone. Certains avocats transforment leur pied de page de courrier électronique en mini-commerciaux tandis que d'autres adoptent une approche minimaliste. Beaucoup ajoutent un avis de confidentialité ou une clause de non-responsabilité légale. Tous ces éléments sont des utilisations acceptables d'un bloc de signature par e-mail. 

Envoyez un courriel en colère

Les avocats peuvent être particulièrement à risque pour les e-mails en colère, bien que cela puisse arriver à n'importe qui. Autrefois, les avocats avaient des secrétaires taper leurs lettres et un long décalage avant le ramassage du courrier. Recréez cette période de refroidissement pour vous-même avant de renvoyer un e-mail. Cela pourrait faire la différence entre garder ou perdre des clients, des amis et de l'argent.

Ne pas répondre rapidement

Certains avocats supposent que l'ancienne règle de cinq jours pour répondre à la correspondance commerciale s'applique aux e-mails. Ce n'est pas. Les gens s'attendent à des réponses plus rapides à un e-mail qu'une lettre envoyée par courrier. Essayez de répondre dans les 24 heures. Si la question est compliquée, envoyez un accusé de réception et faites savoir à la personne quand s'attendre à une réponse. Sinon, le client doit spéculer sur la question de savoir si une réponse arrive.

Envoi du courrier à la mauvaise adresse

La fonction automatique sur les systèmes de messagerie est une grande commodité, mais elle augmente le risque d'envoyer un e-mail au mauvais destinataire. Cela ne pourrait être qu'une gêne mineure, mais dans certains cas, cela pourrait constituer une négligence professionnelle. N'envoyez pas accidentellement un e-mail aux communications des clients confidentiels à un avocat adverse ou à un autre client.

En utilisant "Répondre tout" sans double vérification

Selon un avocat adverse, vous envoyez un e-mail avec une proposition ou une affirmation d'opinion. Vous transmettez l'e-mail aux autres avocats de votre entreprise qui sont impliqués dans l'affaire. Bientôt, le bouton "Répondre all" est utilisé généreusement, et personne ne remarque que l'avocat adverse est copié sur la discussion interne de votre entreprise. Ça arrive. Lorsque vous appuyez sur «Répondre à tous», consultez chaque adresse e-mail dans la liste des destinataires avant d'appuyer sur Envoyer.

En utilisant des lignes d'objet bâclées

Une ligne d'objet simple et informative telle que "Parkerson Case" ou "l'accord proposé par Smith" fonctionne le mieux. Ne laissez pas la ligne d'objet vide ou votre message peut être négligé. Gardez votre ton sérieux et professionnel, en évitant toute tentation d'utiliser une ligne d'objet comme "mon client idiot" ou "l'ordre du juge stupide."N'oubliez jamais qu'un e-mail peut être transmis à n'importe qui. 

Ne discutez pas par e-mail

Lorsque les gens parlent face à face, les indices faciaux et les tons vocaux contribuent à rendre leur intention claire. Sur les appels téléphoniques, les signaux vocaux d'un haut-parleur lorsqu'une déclaration est censée être sarcastique, plaisante ou sérieux. Mais par e-mail, il est dangereusement facile de mal lu l'intention d'une personne et de répondre de manière inappropriée.

Les avocats, qui se disputent tout le temps, peuvent être particulièrement à risque. Une réponse de déclenchement de cheveux à la grossièreté ou à l'hostilité peut être désastreuse. Attendez un moment puis relisez le message. Même si vous percevez toujours la grossièreté, essayez de répondre avec politesse. Vous pouvez trouver que cela désamorce la situation.