Créer un script professionnel automatisé

Pour les premiers appelants, vous n'avez qu'une seule chance de faire une bonne première impression, et ce sera de votre salutation automatisée informatisée. Pour les personnes qui appellent votre entreprise fréquemment, vous voudrez rendre votre processus automatisé aussi efficace que possible afin qu'ils ne perdent pas de temps à écouter l'ensemble de votre script automatisé à chaque fois qu'ils appellent.

Le moyen le plus rapide et le plus simple de programmer et d'enregistrer la fonctionnalité automatisée de votre système téléphonique est d'écrire un script sur un programme de traitement de texte. Sélectionnez une personne pour enregistrer le script qui a une voix amicale, quelqu'un qui peut parler sans bégayer ou hésiter et peut prononcer et annoncer chaque mot et nom clairement.

Meilleures pratiques et choses à éviter les préposés automatisés à éviter

La première partie du script sera la salutation. C'est votre opportunité de présenter votre entreprise à vos appelants et de les accueillir verbalement dans votre entreprise. Voici quelques conseils sur la façon d'enregistrer une salutation accueillante.

Les meilleures pratiques

• Commencez par une appréciation pour leur appel ou leur entreprise.
• Gardez la salutation courte afin que les appelants qui retournent ne soient pas retardés à chaque fois qu'ils appellent.
• Utilisez votre slogan, votre slogan d'entreprise et le nom du site Web, ou les deux si vous les avez.

Choses à éviter

• N'utilisez pas plus de deux ou trois phrases pour saluer vos appelants.
• Ne faites pas la promotion de votre site Web s'il n'a rien de valeur à offrir à vos clients.
• Ne composez pas un slogan ou un slogan juste pour remplir la salutation.

Options automatisées meilleures pratiques et choses à éviter

La partie la plus importante de la salutation automatisée est de présenter les options que vos appelants doivent sélectionner pour atteindre la personne avec laquelle ils ont besoin pour parler. Il existe deux types d'appels: des personnes qui ne connaissent pas votre entreprise et qui auront besoin de conseils, et des appelants qui savent exactement à qui ils doivent parler et connaître leur extension.

Les meilleures pratiques

• Utiliser des options qui sont couramment acceptées. Par exemple, "Appuyez sur zéro pour la réceptionniste" "" Appuyez sur la touche Pound pour revenir au menu précédent."
• Dites à vos appelants dès que possible quand ils peuvent composer l'extension de leur groupe s'ils le savent déjà.
• Informez vos appelants à l'avance si vos options de menu ont changé récemment. Supprimer cet avis après trois semaines.
• Mettez d'abord les options les plus fréquemment appelées.
• Donnez la description de l'option avant de donner le numéro d'option. Par exemple, "Pour le support client, appuyez sur '5'."
• Vérifiez la documentation de votre système pour les numéros d'option de menu réservés. (e.g., Toutes les extensions commencent par le numéro "8" et donc "8" ne peut pas être utilisé comme option de menu).

Choses à éviter

• Ne dites pas "s'il vous plaît" avant de présenter chaque option (e.g., "S'il vous plaît, appuyez sur 1 pour ... s'il vous plaît appuyez sur 2 pour ... s'il vous plaît appuyez sur 3 pour ..." etc.)
• Ne présentez pas plus de six options à la fois. Si vous avez plus de six options, créez une structure de menu à plusieurs niveaux. Par exemple, "Pour les options de vente et de service, appuyez sur 5."
• Ne suppose pas que tout le monde a un téléphone tactile. Si une option de menu n'est pas sélectionnée dans les trois secondes de la fin de la salutation, connectez l'appelant à la réceptionniste.

Échantillon de scripts automatisés

• Merci d'avoir appelé l'Opérations Tech Company, un endroit où la technologie et les entreprises se réunissent. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez le composer à tout moment. Sinon, choisissez parmi l'une des options suivantes:
  Pour le service client, appuyez sur «1»
• Pour le support technique, appuyez sur «2»
• Pour nos heures d'ouverture régulières, appuyez sur «3»
• Pour la comptabilité, appuyez sur «4»
• Pour l'achat, appuyez sur «5»
• Pour trouver un emplacement près de chez vous, appuyez sur «6»
• Sinon, appuyez sur «0» pour la réceptionniste, ou restez sur la ligne et quelqu'un vous aidera sous peu.
• Bienvenue dans la société de technologie des opérations. Pour vérifier l'état de votre compte, visitez-nous sur le Web. Si vous connaissez l'extension de la personne, vous pouvez le composer à tout moment.
  Pour l'annuaire de l'entreprise, appuyez sur «1». Si vous connaissez l'extension de la personne, vous pouvez le composer à tout moment.
• Pour le support technique, appuyez sur «2»
• Pour le service client, appuyez sur «3»
• Pour les ventes et le marketing, appuyez sur «4»
• Si vous souhaitez parler à la réceptionniste, appuyez sur `` 0 '' ou restez en jeu et l'un de nos membres sympathiques vous aidera. Merci d'avoir appelé la société de technologie des opérations, où "la technologie et les affaires se réunissent."

Après-heures et salutations du week-end

Si votre entreprise se ferme après un certain temps ou le week-end, et qu'il n'y a personne pour répondre ou aider vos appelants, créez une salutation automatisée automatisée après les heures. Dites à vos appelants à l'avance que l'entreprise est fermée et demandez-leur de rappeler à la fin. Assurez-vous également d'inclure vos heures de fonctionnement normales. Voici quelques échantillons de préposés automatisés et des scripts de week-end:

• Merci d'avoir appelé la société de technologie des opérations. Nous sommes actuellement fermés. Nous sommes ouverts de 9 h à 22 h du lundi au vendredi et de 10 h à midi le samedi, heure standard centrale. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez le composer à tout moment. Sinon, veuillez rappeler pendant nos heures normales de travail afin que nous puissions vous aider. Merci d'avoir appelé la société de technologie des opérations, où "la technologie et les affaires se réunissent." Au revoir.
• Merci d'avoir appelé la société de technologie des opérations. Nous sommes actuellement fermés. S'il s'agit d'une situation d'urgence, veuillez appeler notre service de réponse au 585-555-1234. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez le composer à tout moment. Si vous avez un compte avec nous, vous pouvez vérifier votre statut de 24 heures par jour 7 jours par semaine sur www.Opération.à propos.com. Nos heures normales d'activité sont de 9 h à 17 h du lundi au vendredi et de 10 h à midi le samedi, heure standard centrale. Sinon, veuillez rappeler pendant nos heures normales de travail afin que nous puissions vous aider. Merci d'avoir appelé l'Opérations Tech Company, un endroit où la technologie et les entreprises se réunissent. Pour répéter ce message, appuyez sur la touche Pound. 3 seconde pause Au revoir.

Salutations de préposés automatisées saisonnières

Pour promouvoir les offres spéciales saisonnières de votre entreprise ou tout simplement pour prolonger une salutation saisonnière spéciale à tous vos appelants, vous voudrez peut-être préfacer votre salutation automatisée pour une durée limitée. Utilisez ceci et seulement s'il reflète l'esprit de votre entreprise. Par exemple, un salut de vacances saisonnier souhaitant à vos appelants joie et prospérité au cours de la nouvelle année ne conviendrait guère à une agence de recouvrement.

• Vous avez atteint la société de technologie des opérations. De "notre famille" à "votre famille", nous aimerions vous souhaiter une joyeuse saison des fêtes et une nouvelle année réussie. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez…
• Merci d'avoir appelé la société de technologie des opérations. Demandez à votre représentant du service client sur nos réductions du 4 juillet sur tous les services de remplacement. Si vous connaissez l'extension de votre groupe, vous pouvez…

Répéter et tester votre salutation

Avant d'enregistrer votre script automatisé, demandez à la personne que vous avez sélectionnée pour la lire, répétez-la plusieurs fois devant vous. Utilisez-le pour affiner la prononciation et l'annonciation. Une fois la nouvelle salutation enregistrée, appelez immédiatement votre système téléphonique pour vérifier l'enregistrement des erreurs et assurez-vous que toutes les options annoncées fonctionnent comme prévu.