Exemples de salutation par e-mail et conseils d'écriture

La plupart des professionnels passent une bonne partie de leur journée à envoyer des e-mails. Ce que vous écrivez et comment vous formatez et envoyez votre message peut faire la différence entre la lecture de votre e-mail et la réponse ou le saccage. Alors que certaines personnes ont besoin d'un brossage sur l'étiquette de base des e-mails, d'autres font des erreurs simplement parce qu'ils sont submergés par le volume des communications.

Lors de votre recherche d'emploi, vous enverrez probablement de nombreux e-mails, y compris des lettres de motivation, des notes de remerciement et des messages aux connexions liées à la recherche d'emploi.

Prenez le temps d'éviter de faire des erreurs embarrassantes, comme mal orthographiant le nom de quelqu'un, et assurez-vous d'écrire des notes qui obtiennent une réponse.

Passez en revue des exemples de salutations à utiliser pour démarrer vos e-mails, comment démarrer vos messages et des erreurs à éviter lors de l'envoi de e-mails professionnels.

Utilisez une ligne d'objet claire

Efforcez-vous de clarter dans votre ligne d'objet. Choisissez quelque chose de direct qui identifie l'objectif de votre e-mail, comme le "temps de réunion changé" ou "une question rapide sur votre proposition."

Évitez de balancer une carotte avec un teaser comme "J'ai besoin de vous informer ..." qui essaie d'attirer le lecteur à ouvrir l'e-mail pour obtenir votre intention. Les gens décident souvent d'ouvrir un e-mail en fonction de la ligne d'objet, alors choisissez-en un qui indique clairement votre objectif.

Utilisez une salutation professionnelle

Inclure une salutation appropriée pour les circonstances et le destinataire. Certaines salutations fonctionnent dans un e-mail mais ne sont pas utilisées dans une lettre régulière, tandis que certaines salutations fonctionnent pour les deux.

Choisissez une salutation en fonction de la façon dont vous connaissez la personne à qui vous écrivez et le type de message que vous envoyez. Par exemple, si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, "Salut Jim" est approprié. "Cher Monsieur./SP. Smith "serait approprié lors de la demande d'un emploi ou de la rédaction d'une lettre d'entreprise.

Évitez d'ouvrir un e-mail avec "Hey", qui semble très informel et généralement non utilisé sur le lieu de travail. Aussi, évitez les "Hi Folks" ou "Salut les gars", même si la nature de votre e-mail est décontractée.

Exemples de salutation par e-mail

Voici quelques exemples de salutation à utiliser lors de la rédaction d'e-mails professionnels.

• Cher prénom nom de famille (Cela fonctionne bien si vous ne connaissez pas le sexe de la personne à qui vous écrivez)
• Cher prénom (Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez)
• Salut prénom (Lorsque vous envoyez un e-mail à quelqu'un que vous connaissez)
• Cher Monsieur./SP. Nom de famille
• Cher Monsieur./SP. Prénom nom de famille
• Cher Dr. Nom de famille
• Cher directeur des ressources humaines
• Cher responsable de recrutement
• À qui de droit

Utilisez la ponctuation appropriée après votre salut. Pour des e-mails plus formels, utilisez un demi-colon après le nom. Pour les personnes que vous connaissez ou plus de correspondance décontractée, utilisez une virgule après le nom de salutation. 

Évitez les erreurs courantes

Lors de la rédaction d'un e-mail, les erreurs suivantes se produisent parfois lorsque les gens se précipitent pour se débarrasser d'un message rapidement. Prenez le temps de revoir votre message et effectuez les étapes suivantes avant de cliquer sur Envoyer pour éviter les erreurs faciles à faire.

• Ajouter l'adresse e-mail en dernier. Si vous n'avez pas la possibilité de vous rendre un e-mail, ajoutez l'adresse en dernier si vous avez tendance à avoir un doigt de déclenchement rapide. Insérez le nom du destinataire uniquement lorsque vous êtes sûr que votre e-mail est prêt à partir.
• Évitez l'erreur "Répondre all". Surveillez votre doigt de déclenchement lorsque vous appuyez sur "Répondre à tous."Demandez-vous si tout le monde sur la liste a vraiment besoin de lire ce que vous avez à dire. Aussi, soyez conscient des e-mails plus anciens dans la chaîne que vous ne voudrez peut-être pas que quelqu'un sur la liste de la liste puisse voir.
• Aller doucement sur l'humour. L'humour peut être difficile à discerner dans un e-mail car votre ton ne brille pas nécessairement. Sans langage corporel, expression faciale ni cadence, l'humour peut tomber à plat ou même insulter involontairement un lecteur. Jouez en toute sécurité et laissez-le de côté.
• Relire. Ne faites pas l'erreur de penser que les gens pardonneront les fautes de frappe dans les e-mails informels ou que les erreurs seront tolérées si vous tapez sur votre téléphone. Vous pouvez être jugé sévèrement par des erreurs dans votre e-mail, surtout s'ils sont rampants. Ne comptez pas sur un vérificateur orthographique qui peut souvent choisir le mauvais mot pour vous.
  

Relisez vos e-mails comme vous le feriez pour un document important. En particulier, vérifiez et vérifiez toujours que vous avez correctement orthographié les noms des gens.

• N'utilisez pas les emojis ou les émoticônes. De plus en plus, les e-mails ont commencé à ressembler aux SMS. Les messages sur le lieu de travail incluent maintenant des emojis ou des visages souriants ". Même s'ils deviennent plus courants, évitez les emojis et les émoticônes dans la correspondance formelle. Si votre messagerie électronique comprend le nom de famille d'une personne, c'est un signe sûr, vous devez laisser les emojis et les émoticônes. 
• N'oubliez pas que l'e-mail dure éternellement. Réfléchissez à deux fois avant de envoyer un e-mail à quelque chose de personnel ou confidentiel, de licencier quelqu'un par e-mail, de dénigrer quelqu'un ou de répondre avec colère. Même les e-mails supprimés peuvent être ressuscités à partir des sauvegardes de données. Ce genre d'interactions pourrait mieux être fait en personne. Une bonne règle d'or: n'écrivez rien dans un e-mail que vous ne seriez pas disposé à partager publiquement, comme dans une déposition ou sur les réseaux sociaux, par exemple. 

Appliquer la règle 24 heures sur 24. Si vous ne savez pas si vous devez envoyer le message, attendez le lendemain pour décider.