Gestion des événements vs. Planification

La gestion des événements et la planification des événements sont fréquemment jetées de manière interchangeable même si ce sont deux choses très différentes. Tout simplement, la planification et la gestion ne sont pas les mêmes. Alors que les compétences de ces deux fonctions se chevauchent, ce sont deux fonctions distinctes. Cela crée des problèmes pour ceux qui traitent avec des clients qui pensent à tort qu'ils ont besoin d'un chef d'événement alors que ce dont ils ont besoin est un planificateur d'événements. Et pour les clients qui ont l'impression que tous les gestionnaires d'événements gèrent également la planification des événements. Alors, éliminons la confusion car il est important que vous et vos clients avez la même compréhension.

Qu'est-ce qu'il y a dans un nom?

L'industrie de la planification des événements accueille de nombreux titres d'emploi et descriptions de travail. Planificateur d'événements, planificateur de réunion, coordinateur d'événements, planificateur de congrès et gestionnaire d'événements pour n'en nommer que quelques-uns. La liste semble sans fin. À mesure que l'industrie se développe, la liste des fonctions de travail aussi.

Bien que la croissance de l'emploi soit toujours une bonne chose, la gamme de fonctions d'emploi de planification d'événements et de titres d'emploi de gestion d'événements peut être confuse pour ceux qui commencent dans l'industrie. Il est tout aussi frustrant pour les professionnels chevronnés confrontés à des clients qui méprisnt les services offerts.

Planification d'événements

Commençons par la planification des événements. Le mot opératoire clé ici est planification. Tous les événements - des douches nuptiales aux célébrations d'anniversaire marquantes aux grandes entreprises - commencez par un plan quelconque. Les discussions initiales avec les clients concernant les idées d'événements, les thèmes, les dates souhaitables et les directives budgétaires font tous partie du processus de planification des événements.

La planification des événements commence au début, depuis les premiers stades du concept et se poursuit jusqu'à ce que l'événement réel se déroule. Et, honnêtement, pendant quelques semaines après l'événement alors que les planificateurs d'événements enveloppent les détails et géraient les articles de suivi. La planification des événements consiste à travailler en étroite collaboration avec le client pour concevoir un événement qui reflète la vision du client de la collecte et répond à l'objectif de l'événement. Les clients qui embauchent un planificateur d'événements embauchent quelqu'un pour planifier tous les aspects de l'événement, y compris les détails et les articles d'action connexes, et pour voir cet événement jusqu'à son achèvement.

Les responsabilités de planification des événements peuvent inclure, sans s'y limiter:

• Sélection d'un thème global pour l'événement
• Développer un budget
• Sélection d'un lieu
• Négocier des contrats d'hôtel
• Embaucher des vendeurs extérieurs
• Planifier le menu
• Embaucher un traiteur
• Organiser des conférenciers invités ou des divertissements
• Coordination du transport
• Choisir la palette de couleurs
• Développement d'invitations

La planification des événements est tout ce qui va dans la mise en place d'un événement. Cette fonction relève du plus grand parapluie de la gestion des événements.

Gestion d'événements

Chaque type d'événement est composé de nombreuses pièces qui s'assemblent comme des pièces d'un puzzle. Toutes ces pièces se réunissent finalement pour créer un événement. Les événements réussis ont toutes ces pièces connexes qui se réunissent au bon moment et au bon endroit, en douceur, efficacement et selon le plan. Ce processus est appelé gestion d'événements. C'est, en termes simples, la gestion de projet de l'événement lui-même.

La gestion des événements implique la création, la coordination et la gestion de toutes les différentes composantes d'un événement ainsi que les équipes de personnes responsables de chaque aspect. Certains aspects de la gestion des événements peuvent inclure, sans s'y limiter:

• Réserver un emplacement pour un événement
• Coordonner les vendeurs extérieurs
• Élaborer un plan de stationnement
• Concevoir des plans d'urgence d'urgence
• Assurer le respect des normes de santé et de sécurité
• Gérer le personnel responsable de chaque fonction
• Superviser l'exécution d'un événement
• Surveillance de l'événement
• Résolution des situations d'événements sur place

Les gestionnaires d'événements et les planificateurs d'événements travaillent ensemble

Définir ces deux fonctions est difficile car, non seulement ils sont étroitement liés, les responsabilités se chevauchent souvent. Les planificateurs d'événements individuels peuvent offrir des services de gestion d'événements, et les gestionnaires d'événements peuvent également offrir une planification d'événements. Tout dépend du planificateur individuel ou de l'équipe de gestion des événements d'entreprise, du lieu et de l'événement lui-même.

Il est important de comprendre les différences entre les deux et de déterminer les services que vous fournissez. Par exemple; Si vous proposez des services de planification d'événements pour un événement à grande échelle, vous travaillerez avec un gestionnaire d'événements qui coordonnera vos services avec ceux du responsable de la restauration, de l'équipe audiovisuelle, etc. Définissez votre rôle et les services que vous fournisserez et les communiquerez clairement aux clients potentiels pour éviter toute confusion pendant le processus de planification.