Structure des frais du planificateur d'événements

Que vous créiez une entreprise de planification d'événements pour des événements sociaux, des événements commerciaux ou une combinaison des deux, vous devez savoir comment facturer les services.

Plusieurs facteurs sont consacrés à la détermination de votre taux, notamment la planification des événements et les dépenses d'exploitation, les salaires et les bénéfices. Les tarifs varient en fonction de l'endroit où vous opérez votre entreprise, des types de projets que vous entreprenez et de ce que le marché est prêt à payer.

Façons dont les planificateurs d'événements structurent leurs frais

Si vous souhaitez démarrer une entreprise à temps partiel ou même à temps plein, il existe environ cinq façons de structurer vos frais d'événement et de citer vos frais à vos clients:

• Frais de projet plat
• Pourcentage de dépenses
• Taux horaire
• Pourcentage de dépenses plus un taux horaire
• Tarifs commissables

Pour les explications et exemples suivants, supposons que vous souhaitez gagner en moyenne 75 $ de l'heure pour vos services. 

Frais basés sur un taux de projet plat

De nombreux clients préfèrent savoir combien coûtera un projet, y compris tous les frais.

Les frais de projet plat sont généralement utilisés pour les événements emballés, tels que ceux trouvés avec des programmes de marketing sportif, et peuvent être calculés sur une base par personne avec de nombreuses stipulations et mises en garde. Dans ce scénario, le client peut se contracter directement avec le planificateur d'événements pour coordonner toutes les dépenses logistiques, restaurants, lieu, dépenses d'hébergement, etc.

Par exemple, supposons que vous êtes embauché pour organiser une visite historique d'une journée pour 15 personnes. Votre client veut que vous citez des frais forfaitaires pour le transport, un guide privé, un déjeuner et tous les frais d'admission aux lieux. Cependant, ils vous demandent également de fournir une ventilation de haut niveau de chaque élément de dépense.

En tant que planificateur d'événements, pour offrir cela, vous devez proposer des frais forfaitaires en déterminant combien tous les aspects du projet coûteront. Vous devez négocier et calculer le coût de tous les services, y compris votre temps, et citer un total combiné pour les dépenses.

Cela met la responsabilité de gérer un budget directement sur vous et nécessite d'anticiper une variété de scénarios dans lesquels les circonstances peuvent changer. C'est votre responsabilité et votre risque d'identifier les dépôts requis, de payer tous les services et de détenir la responsabilité de tous les accords de service.

Frais basés sur un pourcentage de dépenses

En moyenne, les planificateurs d'événements devraient facturer entre 15 et 20% du coût total d'un événement dans le cadre de leurs frais. Selon la complexité du programme et le temps nécessaire pour planifier et exécuter un événement, cela suffit parfois pour couvrir le coût et la source de profit d'un planificateur.

Par exemple, supposez que vous êtes embauché pour organiser un dîner privé dans un restaurant exclusif pour 40 personnes avec une moyenne de 175 $ par personne. Estimons qu'il vous faut un total de 15 heures pour rencontrer votre client, planifier, assister et terminer tous le suivi de cet événement. Si vous facturez un taux de 18% des dépenses totales, vous gagnerez un peu plus que votre taux horaire ciblé de 75 $ / heure:

175 $ x 40 invités = 7 000 $ x 18% = 1 260 $
15 heures x 75 $ / h = 1 125 $

Si le client contracte directement avec vous tous les services, les frais de dépense des événements subtotaux pour le client coûteraient un total de 8 260 $.

Frais basés sur le taux horaire

Certains clients préfèrent que le planificateur d'événements cite un taux horaire pour les services et estime le nombre total d'heures pour gérer et exécuter un programme client donné. Cela peut sembler similaire au taux de projet plat, mais il permet plus de flexibilité de la part des deux parties pour s'adapter aux changements qui peuvent être nécessaires en cours de route.

De nombreux planificateurs d'événements commerciaux factureront toutes les services pour les services. Il permet à un client de savoir à quel point il en coûtera pour embaucher vos services et lui permettre de calculer un budget raisonnable. Souvent, la raison en est que le client veut mieux comprendre les dépenses inattendues.

N'oubliez pas de définir des paramètres minutieux autour des attentes afin que les deux parties soient d'accord sur les services fournis. En tant que planificateur d'événements, vous devez inclure une référence à la facturation pour toutes les dépenses d'entreprise raisonnables qui peuvent être engagées.

Certains planificateurs d'événements peuvent majorer les dépenses d'exploitation telles que l'expédition, la location de voitures et d'autres articles de dépenses diverses jusqu'à 15-20%. Si vous le faites, vous devez divulguer de tels balisages et obtenir un accord avec votre client à l'avance.

En ce qui concerne les taux de planification des événements horaires, il est également important de déterminer la fréquence à laquelle vous pouvez facturer votre temps.

Par exemple, supposons qu'un client vous embauche en octobre pour organiser un séminaire d'une journée en mars. Vos services sont contractés pour trouver et négocier le lieu, les services de restauration, A / V, et contribuer à la création de contenu pour un nombre limité d'articles de communication (I.e., Invitations, agenda, formulaires d'évaluation, etc.).

Votre client vous embauche également pour fournir une gestion sur place. Vous établissez un accord à l'avance que vous facturerez pour les services identifiés à différents moments, et soumettrez les factures pour tous les services rendus à ce jour.

En vertu de cet accord, vous et votre client devriez tous deux régler une déclaration de travail détaillée qui inclut les responsabilités attendues des deux parties. Ensuite, vous pouvez estimer un budget total de tant d'heures plus des dépenses raisonnables (soyez clair sur ce que ces détails peuvent inclure).

Frais basés sur le pourcentage de dépenses plus les frais forfaitaires / taux horaire

Parfois, vous êtes embauché pour organiser un événement, et pour une raison quelconque, le client préfère un taux basé sur un pourcentage de dépenses. Cependant, cela ne suffit pas pour couvrir le coût de votre temps et de vos services totaux. Dans ces situations, il est raisonnable de présenter vos frais à un coût combiné dans deux catégories différentes.

Par exemple, un client vous engage pour organiser des événements associés à une conférence. Votre mission consiste à organiser deux dîners privés et une sortie de golf, chacun avec 50 invités. Le coût total de ces événements combinés coûte environ 20 000 $, mais il nécessite environ 60 heures de votre temps, et la complexité de ce projet peut justifier une marge bénéficiaire plus élevée. En gardant cela à l'esprit, vous pouvez venir à vos frais forfaitaires finaux et à votre taux horaire avec les calculs suivants:

Pourcentage des dépenses estimer:
20 000 $ x 18% = 3 600 $
Estimation des taux horaires:
60 heures x 75 $ / h = 4 500 $
Déficit horaire:
3 600 $ - 4 500 $ = - 900 $

Si vous arrivez à un déficit, comme nous l'avons fait dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez choisir de citer 15 heures pour gérer la logistique de plusieurs fournisseurs extérieurs. Votre devis peut alors refléter ce qui suit:

Dépenses d'événements substotales: 23 600 $
Frais forfaitaires: 1 125 $ (sur la base de 15 heures à 75 $ / h)

Dans ce scénario, vous devrez déterminer attentivement que vous avez estimé vos heures de manière appropriée (un compte pour couvrir les dépenses d'exploitation non standard telles que les voyages personnels). Comme prévu, peu de clients sont heureux de voir une augmentation des dépenses plus tard, sauf si des raisons justifiables sont fournies.

Frais basés sur les tarifs commissables

Une autre façon dont les planificateurs d'événements peuvent percevoir des frais pour les services est de sécuriser l'espace des événements à travers des lieux qui offrent un tarif commissable. Ce sont des frais généralement fournis aux agents de voyage pour la réservation de billets, de chambres d'hôtel et d'autres formes de transport.

Par exemple, de nombreux hôtels peuvent étendre un taux commissable jusqu'à 10% pour les chambres et autres dépenses.

Bien que certains planificateurs d'événements adopteront les tarifs commissables comme source de revenus pour eux-mêmes, les clients Savvier peuvent remettre en question le sentiment de loyauté du planificateur d'événements lorsque les taux commissions sont impliqués. Pour cette raison, de nombreux planificateurs chevronnés limiteront toutes les sélections de planification qui incluent un tarif commissable ou négocieront des prix non commandables pour leurs programmes et adopteront cette source d'épargne directement aux résultats de leur client.

En outre, certains clients peuvent être conscients qu'il existe des taux commissables et ne s'attendent pas à ce que leurs consultants externes facturent en utilisant l'une des autres méthodes de facturation identifiées que nous avons décrites et payez toujours un taux commissable. En général, il n'est pas considéré comme une bonne forme par de nombreux planificateurs d'événements à «double» leur flux de revenus de cette façon.

Si l'acceptation des tarifs commandés, il est préférable de ne pas facturer les frais de clientèle pour vos services en utilisant des méthodes de facturation alternatives.

Il existe des scénarios lorsque les tarifs commissables ont le plus de sens, comme une petite organisation ou une association à but non lucratif qui peut embaucher vos services pour un événement ou une réunion d'adhésion et la majeure partie des honoraires est payé directement par les participants plutôt que par l'organisation.

Un autre scénario peut être si votre client achète des cadeaux de clients, et vous pouvez également offrir des services de distribution d'articles promotionnels. Dans ce cas, négociez simplement les articles promotionnels et ne facturez pas vos services sur une base horaire à moins que votre client ne soit conscient de toutes les frais d'avance.