Obtenir un soutien en leadership exécutif en gestion de projet

Les chefs de projet ont un travail difficile. Par la nature de leur rôle, ils assument la responsabilité de former une équipe efficace pour poursuivre et réussir avec de nouvelles initiatives. Parce que les projets peuvent englober tous les travaux effectués dans une entreprise, chaque projet est une nouvelle aventure.

L'un des facteurs les plus importants promouvant le succès du projet est la présence d'un sponsor exécutif efficace et engagé. Alors que les chefs de projet peuvent savoir que les sponsors exécutifs font beaucoup pour aider un projet à réussir, de nombreux dirigeants ne comprennent pas comment ils peuvent aider ou quoi faire.

Responsabilités du sponsor exécutif

Le sponsor exécutif est essentiel au succès d'un projet. Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles les projets échouent, mais le manque de soutien dans une organisation ne devrait pas être l'un d'eux. Les sponsors exécutifs doivent:

• Assumez la responsabilité au niveau exécutif du résultat d'un projet
• Charter le projet et conférer l'autorité du chef de projet et des membres de l'équipe principale
• Soutenir la quête de l'équipe de projet pour les ressources et la visibilité
• Assurer la présence et soutenir des valeurs d'équipe efficaces, y compris la responsabilité et la transparence
• Soutenir l'équipe face à des difficultés extraordinaires
• Défendre l'équipe du projet contre les interférences organisationnelles
• Restez impliqué et intéressé
• Être tenu aussi responsable que le chef de projet et les membres de l'équipe si l'initiative est un échec

Présence du sponsor exécutif

En l'absence d'un sponsor exécutif de soutien, toutes les responsabilités ci-dessus s'adressent au chef de projet déjà sur-tourné, qui n'a généralement pas l'influence avec d'autres gestionnaires ou dirigeants qui peuvent être résistants au projet.

L'absence d'un sponsor efficace augmente le risque de problèmes de projet, notamment, mais sans s'y limiter, les performances sous-optimales, l'augmentation des coûts et des cibles de qualité et une éventuelle augmentation des troubles de l'équipe.

Il suffit de dire que la présence d'un sponsor exécutif efficace est un fabricant de différence positif pour le projet qu'ils ont parrainé. Compte tenu de l'importance évidente du rôle, il pourrait être raisonnable de supposer que la plupart des organisations prennent leur travail avec les sponsors exécutifs au sérieux.

Traitement organisationnel du rôle

Bien qu'il soit raisonnable de s'attendre à ce que la plupart des entreprises affichent des pratiques matures autour du rôle du sponsor exécutif à une époque où les pratiques de gestion de projet sont bien établies, la situation est exactement le contraire.

• De nombreuses entreprises n'ont aucune pratique officielle autour du parrainage exécutif
• Peu d'entreprises ont une formation formalisée ou une description standardisée pour le rôle et les responsabilités du sponsor
• Rare est l'entreprise qui offre une formation à leurs sponsors exécutifs
• Il y a peu d'accord cohérent sur la responsabilité du sponsor de la réussite du projet
• La plupart des chefs de projet expriment la frustration du manque de soutien de leurs sponsors

Selon l'Institut de gestion de projet en 2018, 38% des organisations interrogées n'avaient pas de sponsors exécutifs actifs pour les projets.

Alors que l'état actuel de la pratique du parrainage exécutif peut laisser de la place à l'amélioration, les chefs de projet n'ont d'autre choix que de continuer à avancer avec leurs initiatives. Cependant, certaines étapes peuvent prendre les chefs de projet pour recruter un soutien exécutif indispensable.

Étapes pour obtenir un soutien exécutif

1. Recruter un sponsor. Si votre projet a des implications stratégiques pour votre entreprise, soit directement pour les clients, soit indirectement en permettant des activités internes plus efficaces et efficaces à l'appui des clients, vous devez recruter un sponsor. Travaillez directement avec votre rapport à manager ou le chef de votre bureau de gestion de projet pour renforcer l'importance du projet et demander de l'aide. Soulignez le rôle et les responsabilités du sponsor, et indiquez la recherche sur l'industrie qui corrèle la réussite du projet et le parrainage efficace.
2. Formez votre sponsor. Soulignez le rôle du sponsor en tant que stratégie, non tactique ou comme une figure de proue. La plupart des dirigeants entrent dans le rôle d'un sponsor sans formation formelle ni même contexte pour leurs responsabilités. Pendant que vous êtes dans le rôle quelque peu gênant de former un cadre, la plupart de ces personnes apprécieront votre contexte et vos conseils. Les problèmes de responsabilité, de renforcement des valeurs et de protection de l'équipe devraient être votre objectif principal lorsque vous embarquez votre sponsor exécutif.
3. Engagez et impliquez activement votre sponsor. Les meilleures relations de chef de projet et de sponsor exécutive sont très interactives. Il est important que les deux parties établissent un protocole de communication clair pour les mises à jour sur les activités du projet ainsi que pour signaler et répondre aux urgences. Le chef de projet devrait encourager le sponsor exécutif à assister à des réunions de statut ou d'équipe de temps à autre pour montrer un véritable intérêt et servir de pom-pom girl active à l'organisation pour les succès de l'équipe.
4. Demandez le soutien de coaching de votre sponsor. Il est toujours utile d'avoir quelqu'un avec plus d'expérience que vous n'observez et offrez des commentaires constructifs et positifs et un coaching sur votre performance.
5. Tirez parti du parrain soigneusement pour les gros problèmes. Faites attention à ne pas trop tirer sur votre sponsor pour les problèmes tactiques. La meilleure utilisation de votre sponsor est d'aider à sécuriser les ressources, à servir de porte-parole de l'équipe de projet au groupe de gestion plus large et à vous aider à renforcer les valeurs de l'équipe essentielle.

Le dernier lancer

Le rôle du parrain exécutif est l'une des pièces importantes du puzzle au succès des initiatives de projet. Les chefs de projet réussis comprennent à quel point ce rôle est important pour obtenir un soutien des dirigeants au bon niveau et à l'intensité.

Si le sponsor est absent ou vague, prenez-vous sur vous pour recruter et / ou former vos sponsors exécutifs pour vous soutenir, votre équipe et votre entreprise pour réussir.