Exploiter le pouvoir d'un programme de suggestions d'employés

Un programme de suggestions d'employés bien construit lancé avec l'engagement organisationnel, la clarté et la communication continue ont un impact positif sur les résultats d'une entreprise et infuser à ses employés de motivation et d'enthousiasme.

Un programme de suggestions d'employés mal conçu, lancé à la hâte, peut désactiver les gens et générer une mauvaise volonté, le cynisme et les malentendus. Ceci est le sort de nombreux programmes de suggestions d'employés lancés sans réflexion via une boîte de suggestions d'employés. Alors planifiez d'abord.

Votre entreprise a-t-elle besoin d'une boîte de suggestions?

Avant de lancer un programme de suggestions d'employés, considérez votre culture d'entreprise. Recevez-vous actuellement des idées fraîches et réfléchies?

Si les suggestions d'employés se sont déjà percolées à la surface lors des réunions du personnel et dans une conversation occasionnelle, des méthodes plus informelles pour cultiver de nouvelles idées sont demandées alors un programme de suggestions ou une boîte de suggestions d'employés à part entière. Par exemple:

• Planifier les séances de brainstorming ministérielles.
• Générez des idées sur des sujets spécifiques lors de votre réunion hebdomadaire du personnel.
• Préparez un déjeuner mensuel pour que chaque employé soumette au moins une idée.
• Demandez aux gestionnaires d'apporter trois idées d'employés à la réunion de chaque gestionnaire.

Si vous avez besoin de faire mieux, commencez par demander à ce que votre culture étouffe des idées? Votre programme doit éliminer ou contourner ces barrages routiers avant de commencer, ou tout programme de suggestions des employés est destiné à échouer.

Comment mettre en place une équipe d'examen

Les programmes de suggestions des employés réussis nécessitent une gestion. Mettre en place une équipe interfonctionnelle avec le pouvoir de mettre en œuvre les suggestions qu'il reçoit. L'équipe doit examiner les suggestions et reconnaître son reçu dans les 48 heures. Si cette équipe est tous les managers ou tous les réalisateurs, il peut être perçu comme déconnecté ou bloquant le changement. Ainsi, les gens doivent être disposés à changer et à demander "pourquoi pas" plutôt que "pourquoi"?

Tous les départements, en particulier la finance, doivent être représentés. Si les gestionnaires ou les administrateurs examinent les suggestions, faites de l'examen une partie d'une réunion régulièrement prévue, avec des suggestions distribuées et examinées à l'avance. Si une équipe interfonctionnelle des employés est votre véhicule de révision de suggestions sélectionné, le choix des membres de l'équipe pour l'équipe d'examen des suggestions devrait inclure les postes qui reflètent la façon dont les entreprises sont généralement accomplies dans votre culture.

Si l'équipe se réunit plus souvent que mensuellement, cela devient plus de travail que les gens sont généralement disposés à faire. Faire tourner les membres de cette équipe 4 à 6 fois par an, mais pas tous les membres à la fois.

Étapes du succès

Établir des zones de suggestions: Définir des lignes directrices pour des sujets ouverts aux suggestions - à moins que vous ne vouliez encourager uniquement des choses comme "Mettez une machine à crème glacée dans la salle à manger" ou "Laissez-nous rentrer à la maison tôt le vendredi."Ceux-ci comprendront probablement des idées qui affectent les économies de coûts, la qualité, la productivité, les améliorations des processus, la génération des revenus et l'amélioration du moral.

Communiquer le processus de soumission et d'examen: Partagez publiquement toutes les directives et en particulier les objectifs que vous essayez d'atteindre en démarrant un programme de suggestions des employés.

Nécessitent des détails sur la mise en œuvre: Il est facile de se débarrasser d'une idée, donc nécessite une explication de la suggestion de la façon dont ils pensent qu'il devrait être mis en œuvre. Vous n'avez pas besoin d'un plan d'action à part entière, mais plus d'une phrase ou deux.

Solliciter l'impact potentiel: Exiger le «pourquoi» et le «comment» l'idée aura un impact sur l'entreprise, y compris une analyse des économies de coûts. Mais gardez le processus simple. N'éteignez pas les employés de la sortie avec une forme de trois pages qui semble lourde.

Traiter différemment quand c'est le propre emploi de l'employé: Les employés devraient toujours réfléchir à des moyens d'améliorer leur propre emploi sans avoir à le faire passer devant une équipe d'approbation. Donnez aux gestionnaires un moyen de récompenser les personnes qui proposent des idées qui devraient être mises en œuvre immédiatement, tout en s'adaptant aux objectifs du programme de suggestions.

Mettez un employé en charge: Désignez un administrateur du programme de suggestions des employés qui s'assurera que le processus se déplace comme promis et ne s'enlise pas par un comité d'examen inefficace de moral.

Désignez un champion de la haute direction: Cela apporte la crédibilité au programme de suggestions des employés et rend les suggesteurs.

Récompenses et reconnaissance

La récompense des suggestions mises en œuvre doit être clairement définie sur le front. Si l'idée des employés économise de l'argent à l'entreprise, dans de nombreux programmes de suggestions des employés, l'employé reçoit un pourcentage des économies de coûts. Ce prix peut être égal à 5 ​​à 20% des économies de coûts éprouvés.

Reconnaissez que les économies de coûts sont difficiles à «prouver» si vous n'avez pas de bons chiffres définissant le processus avant la mise en œuvre de la suggestion des employés. Souvent, la première étape d'une mise en œuvre de suggestions d'économie consiste à «mesurer» le processus pour vous assurer de savoir comment il fonctionne actuellement.

D'autres idées de processus moins mesurables ont besoin d'une récompense standard désignée. Souvent, ce qui est le plus important pour l'employé est la reconnaissance.

Les récompenses peuvent inclure des marchandises avec le logo de l'entreprise, des chèques-cadeaux, un déjeuner avec un gestionnaire du choix de l'employé, un dîner de récompense trimestriel et des indices pour acheter des articles plus chers dans les catalogues.

En effet, étant donné la difficulté de mesurer l'issue de nombreuses suggestions d'employés, certaines entreprises offrent ces récompenses de reconnaissance même lorsque les idées ont ajouté au résultat net. Ce n'est pas aussi motivant que l'employé recevant une partie des économies réalisées pendant une période définie.

Commentaires dans votre programme de suggestions d'employés

Faites les commentaires aux personnes ayant des suggestions privées, surtout si l'idée est rejetée. Sinon, il est peu probable que les gens ressortent leur cou en offrant.

Lorsqu'une suggestion d'employée est mise en œuvre et se traduit par une récompense, reconnaissez publiquement la contribution lors d'une réunion du personnel, avec l'autorisation de l'employé impliqué. De plus, vous pouvez publier la suggestion des employés, les noms des employés de l'équipe de mise en œuvre et la récompense donnée.

Dans de nombreuses organisations, les suggestions semblent disparaître dans un trou sombre dont ils peuvent ne pas émerger pendant des mois - un échec garanti pour le programme de suggestions des employés.

Garder les participants au programme de suggestions des employés au courant de la progression de leurs suggestions est plus important que de fournir au suggère des réponses rapides. Les employés veulent juste savoir ce qui se passe avec leurs idées.

Une approche populaire de la mise en œuvre des suggestions consiste à inclure la suggestion de toute équipe de mise en œuvre. Cela maintient également les suggestions tournées en raison. Au minimum, si une suggestion est acceptée, définissez un calendrier de mise en œuvre que le suggère comprend.

Plus de conseils pour un programme de suggestions réussi

Les programmes de suggestions des employés doivent souligner la qualité sur la quantité de suggestions. De nombreux programmes encouragent le contraire, provoquant le découragement lorsqu'ils ne fournissent pas beaucoup de coup pour l'argent et le temps investi.

Les suggestions anonymes des employés ne sont pas recommandées. Les gens devraient être disposés à supporter publiquement leurs idées. C'est le type de culture d'entreprise dont vous avez besoin pour encourager à créer une organisation à succès.

Récompenser pas seulement les employés qui soumettent des idées gagnantes. Récompensez et reconnaissez les gestionnaires et les superviseurs qui font le meilleur travail pour encourager les suggestions des employés et éloigner.

Les idées changeantes viennent de partout. Envisagez également d'inclure les clients et les fournisseurs en tant que suggesteurs, d'autant plus que votre programme de suggestions d'employés mûrit.