Exigences de rapport de la loi sur les soins de santé pour les employeurs

La loi de 2009 sur les soins de santé, la Loi sur les soins abordables (ACA), comprend plusieurs dispositions relatives à la déclaration des avantages sociaux des soins de santé par les employeurs aux employés.

Certaines des exigences sont destinées à tous les employeurs, et certaines exigences supplémentaires concernent les plus grands employeurs. L'IRS administre les processus et les rapports en vertu de la présente loi.

Exigences de déclaration des employeurs pour les prestations de santé des employés

Tous les employeurs doivent signaler le coût des avantages pour la santé fournis par les employeurs aux employés sous forme W-2 et déposer des formulaires W-2 pour tous les employés de la Social Security Administration.

De plus, les grands employeurs (tels que définis par l'IRS) doivent donner un rapport annuel aux employés sur le formulaire 1095-C et déposer ce rapport auprès de l'IRS.

Exigences de déclaration pour tous les employeurs

L'IRS exige que tous les employeurs signalent le coût de la couverture des soins de santé aux employés du code DD sur le formulaire des employés W-2, le rapport de salaire annuel distribué aux employés et déposé auprès de la Social Security Administration.

Entrez le montant de cette couverture des soins de santé sur le formulaire W-2 de l'employé, en utilisant spécifiquement le code DD, qui est le coût de la couverture sanitaire parrainée par l'employeur. Signaler à la fois la pièce payée par votre entreprise et par l'employé.

Lorsque vous signalez, incluez la valeur de toute couverture médicale, dentaire et visuelle que vous pouvez payer pour. Inclure à la fois l'employeur et les parties des employés du coût; En d'autres termes, le coût total du plan, peu importe qui paie pour cela.

Vous n'avez pas à émettre un W-2 si les informations sur les soins de santé dans Code DD sont la seule chose que vous signalez, comme un retraité, par exemple.

Si vous avez oublié d'inclure le coût des prestations de soins de santé sur les W-2 des employés, vous devrez déposer des formulaires W-2C pour corriger cette erreur.

L'IRS a un graphique utile qui montre tous les types de couvertures de santé qui doivent être incluses dans le total sur le formulaire W-2.

Taxes et prestations de santé

Avant de calculer les avantages sociaux des soins de santé et entrez-les dans le code DD du formulaire W-2, vous devrez savoir ce qui est imposable pour les employés.

Les frais payés par les employeurs pour l'assurance maladie ne sont pas imposables pour les employés, soit pour les impôts fédéraux sur le revenu ou les taxes FICA (sécurité sociale et Medicare). Ces avantages ne sont également pas considérés comme des salaires à des fins d'impôt sur le chômage. (Il existe des exigences particulières pour les employés de la Société S.)

Assurez-vous de faire savoir aux employés que le montant du code DD n'affecte pas leurs impôts. Le rapport est à des fins d'information uniquement, pour montrer aux employés la valeur de leurs prestations de soins de santé.

Exigences de déclaration pour les grands employeurs

Qu'est-ce qu'un grand employeur?

L'IRS appelle les grands employeurs applicables aux grands employeurs (ALES), ce qui signifie qu'ils doivent se conformer aux exigences spécifiques de déclaration de bière à des fins de loi sur les soins abordables. Votre entreprise peut être une bière un an et non la prochaine, car l'exigence est déterminée chaque année civile, en fonction du nombre moyen d'employés pour l'année précédente.

Si votre entreprise compte 50 employés équivalents à temps plein ou plus, vous êtes considéré comme un "grand employeur applicable" (ALE) à des fins de signalement et à des fins de responsabilité partagée de l'employeur.

Les employés à temps plein sont considérés comme ceux qui travaillent en moyenne, au moins 30 heures par semaine. Si vous avez des employés à temps partiel, vous combinez des heures de temps partiel pour obtenir ce qu'on appelle un nombre équivalent à temps plein d'employés.

Responsabilités des grands employeurs en vertu de l'ACA

Si votre entreprise est une bière, vous devez faire l'un des éléments suivants.

• Offrez une couverture de soins de santé "abordable" aux employés à temps plein. Cette couverture doit fournir "une valeur minimale."
• Faire un paiement de responsabilité partagée employeur (ESR) à l'IRS. Ce paiement doit être effectué si au moins un employé à temps plein reçoit un crédit d'impôt premium pour l'achat de couverture individuelle sur un échange de soins de santé.

Ce que les grands employeurs doivent signaler aux employés

Voici les détails sur ce que vous devez signaler aux employés et quand.

1. Une déclaration aux employés sur la couverture d'assurance maladie offerte aux employés. Cette déclaration, sur le formulaire IRS 1095-C, doit être (a) remis à chaque employé et (b) signalé à l'IRS.
2. Si votre entreprise auto-assure son plan de soins de santé, vous devez fournir une déclaration à l'IRS sur cette couverture. Vous devrez utiliser la section III du formulaire 1095-C à cet effet.

Dépôt des formulaires 1095-C électroniquement

Si vous déposez moins de 250 des formulaires 1095-C avec l'IRS, vous n'avez pas à les déposer électroniquement. Si vous déposez plus de 250 formulaires, vous devez les déposer électroniquement.

L'IRS a un système d'interface utilisateur spécial pour les rendements des informations sur la loi sur les soins abordables que vous pouvez utiliser.

Reportant des délais pour 1095-C

Les rapports sur le formulaire 1095-C sont dus pour l'année civile précédente. Par exemple, le formulaire devait être déposé auprès de l'IRS avant le 28 février 2019 pour 2018. Assurez-vous que vous utilisez le bon formulaire pour l'année que vous signalez, pas l'année où vous remplissez le formulaire.

Rapport aux employés: Vous devez donner à chaque employé une copie du formulaire 1095-C pour l'année civile précédente avant le 31 janvier.

Rapport à l'IRS: Le formulaire IRS 1095-C doit être déposé auprès de l'IRS avant le 28 février (31 mars s'il est déposé électroniquement).

Détails du formulaire 1095-C

Le formulaire 1095-C nécessite les informations suivantes.

• Nom, adresse et numéro d'identification d'impôt de l'employé
• Adresse du nom de l'employeur, coordonnées et EIN
• Offres des employés de couverture, total d'année et de mois par mois
• L'employé a requis la contribution, total et mois par mois
• Pour les employés couverts par des plans auto-assurés, l'identification et les mois de couverture

Les instructions pour le formulaire 1095-C donnent plus de détails sur les exigences de ce formulaire.

Que vous soyez un petit employeur ou une grande entreprise, prenez le temps de vous renseigner sur la loi sur les soins abordables et son impact sur votre entreprise.

Les informations sur les exigences de l'employeur de la Loi sur les soins abordables sont compliquées et changeantes, et chaque situation commerciale est unique. Vérifiez auprès de vos conseillers d'impôt, d'assurance et de juridique avant de mettre en œuvre l'une de ces exigences de déclaration.