Comment le personnel RH doit penser aux problèmes

La question des employés semble simple, simple et devrait être facile à répondre. Droite? Pas si votre travail est en ressources humaines. Même la question la plus simple des employés soulève d'innombrables drapeaux rouges pour l'équipe RH d'un employeur. Encore une fois, vous parcourez ce chemin à cinq volets. Comment satisfaire les cinq parties prenantes tout en traitant l'employé actuel?

Quoi de mieux pour l'employeur? Quoi de mieux pour l'employé? Ce qui est légal ou exigé par une agence gouvernementale? Ce qui établit le précédent pour les décisions futures et le traitement équitable des employés? Quelle décision vous permettra de poursuivre tous les coûts et l'aggravation simultanés?

Vous ne pouvez pas prendre de décision à moins que la décision ne satisfait les cinq parties prenantes - dans une certaine mesure. Est-il vraiment étonnant que ce soit parfois le gré avec les parties prenantes qui souffre? Voici comment les gens des ressources humaines doivent penser et prendre des décisions pour répondre à une question d'employée. Utilisons la modification de la politique de voyage de cette entreprise.

Comment les RH pensent, prennent des décisions et répondent aux questions

La question fournie par un lecteur semblait assez simple. Un employé, qui se déplace sur les entreprises de l'entreprise à des salons commerciaux et à d'autres événements clients, a voulu prolonger son temps dans la ville de l'événement en utilisant des vacances. Aucun problème.

Aucun problème, c'est-à-dire jusqu'à ce que les RH ne l'informent pas comment les jours seraient facturés contre ses vacances payées. Avec sympathie à la fois RH et à l'employé, voici comment une personne RH doit penser et prendre des décisions.

L'employé a voyagé dimanche à un salon. (Aucun problème avec ce temps de voyage; l'entreprise, par politique, que tous les employés comprennent, ne paie pas le temps de trajet du week-end pour les employés exonérés.) L'employé a travaillé du lundi au mercredi au salon du commerce et a voulu commencer l'utilisation de la journée de vacances après l'événement.

D'accord, a déclaré que le directeur des ressources humaines, le jeudi et le vendredi sont des jours de vacances. Non, a répondu à l'employé, jeudi, je retournerais normalement à l'entreprise; Puisque ce jour serait payé dans le cadre de ma semaine de travail normale, il n'est pas juste de me faire prendre un jour de vacances pour couvrir jeudi. Es-tu avec moi?

La réflexion sur les RH et la prise de décision commencent à rouler

D'accord, dit le directeur des ressources humaines, dont la première inclination consiste à facturer jeudi comme jour de vacances, car l'employé n'utilise en fait pas la journée pour retourner dans l'entreprise. La personne RH, à juste titre, ne veut pas avoir à prendre des décisions de congé des employés au cas par cas, pour les employés qui présentent des événements parrainés par l'entreprise.

En vérifiant avec quelques PDG et une autre personne RH, les deux décisions avaient des partisans. Si l'employé devait revenir de la conférence mercredi et travailler jeudi, alors jeudi devrait être un jour de vacances.

Si jeudi était normalement une journée de voyage, cela compterait comme une journée de travail, pas comme un jour de vacances. Dans des circonstances normales, il reviendrait de toute façon et l'entreprise ne devrait pas le pénaliser parce qu'il prolongait son séjour avec des vacances.

Mais, il a choisi de ne pas revenir mais plutôt pour partir en vacances, a déclaré les dissidents. Ce n'est pas le problème de l'entreprise et nous ne payons que le temps de trajet si l'employé utilise le jour de la semaine pour revenir. Puisque nous ne payons pas de temps de voyage le week-end et qu'il n'y a pas de jour de voyage, les employés ne devraient être payés que s'ils travaillent.

De plus, normalement un employé, à moins qu'il ne soit affecté au démontage du stand, devrait se retourner mercredi et se présenter au travail jeudi. Il pouvait arranger pour arriver en retard avec son manager si son vol était Red Eye.

Dans ce cas, aucune question, jeudi ne devrait être facturée en tant que jour de vacances. Mais, ce qui a été le passé dans l'entreprise? Les employés devraient-ils voyager mercredi, si possible, ou est jeudi le jour normal de voyage pour revenir.

La plupart des employés veulent retourner à la maison et travailler dès que possible. Alors, ils rentrent chez eux mercredi si un vol est possible, plutôt que de passer une nuit à traîner par eux-mêmes dans une ville étrange avec rien à faire.

Il s'agit également d'une question privée contre le secteur des employés public. Si vous êtes un employé du secteur public, travaillant souvent dans les conditions négociées d'un contrat syndical, vous vous attendez à des considérations telles que le paiement pour chaque minute que vous travaillez. Si ce n'est pas en rémunération directe, un employé du secteur public s'attend à ce que le temps de compense pendant les heures travaillé et s'attendrait à être payé pour voyager le week-end également.

Cette pensée est un anathème pour un employeur du secteur privé qui s'attend à ce que les employés exonérés font le travail et atteignent les objectifs. En fait, penser comme un employé horaire entravera votre carrière et vous rendra moins valorisé en tant qu'employé. Voici quelques réflexions antérieures sur la compensation des employés pour le temps de trajet.

Si l'employé est un employé horaire ou non exonéré, les employeurs doivent prendre en compte le temps de trajet payant, plus les heures travaillées au salon. Lorsqu'un employé est éligible à la pure de temps, ces réglementations s'appliquent même sur la route.

(C'est l'une des théories sur les raisons pour lesquelles les employés non exonérés sont si rarement invités à voyager pour des événements clients et une formation. Les réglementations gouvernementales rendent leur coût de fréquentation prohibitif - ou au moins - une douleur dans le derrière pour rendre compte et payer par les employeurs. Et, autant que ces règles peuvent inhiber l'utilisation et la croissance de carrière des employés horaires, les sympathies RH sont avec les employeurs.)

Considérations pour la décision des RH concernant la politique des salons commerciaux

Le prochain problème que les RH doivent considérer, dans ce cas, est que de nombreux employés voyagent fréquemment pour le salon commercial et d'autres événements d'entreprise. Une décision prise, dans ce cas, a des ramifications de grande envergure pour l'employeur et des décisions concernant les autres demandes des employés à l'avenir.

Les RH veulent-elles vraiment prendre ces décisions au cas par cas? À quel moment le travail commence et les vacances commencent? Lorsque le salon se termine à 4 p.m. mercredi?

Quand le dernier avion parte-t-il pour la ville natale de l'employé mercredi soir? Et s'il n'y a pas d'avion mercredi? Combien de documentation et de recherche devront exiger à l'avenir des autres employés pour s'assurer que l'entreprise est conférée aux décisions comptables?

À un moment donné, les RH doivent déterminer qu'une décision en faveur de permettre à cet employé de l'utiliser jeudi comme jour de vacances a trop de ramifications pour des demandes similaires à l'avenir. L'employé se sentira naturellement malheureux.

Mais, personne dans les RH, que je connais, ne veut passer son temps de travail en tant que flic HR Time Charge. L'employé choisit de ne pas revenir en temps payé; Il peut voyager s'il veut son salaire, puis partir en vacances. Toute autre décision s'ouvre trop grande.

Une dernière pensée pour la personne RH implique comment les employés ont été traités dans le passé. Les employés voyagent-ils généralement mercredi soir ou jeudi? Si jeudi, devraient-ils se présenter au bureau? Si mercredi soir, combien de jeudi devaient-ils fonctionner?

Si dans le cours normal des affaires, il reviendrait mercredi soir, alors jeudi devrait compter comme des vacances. Si dans le cours normal des affaires, il voyageait jeudi mais devait également se présenter sur le lieu de travail jeudi, alors jeudi devrait être facturé en tant que jour de vacances.

Ah, c'est la première fois que vous rencontrez cette question? Super. Vous avez la possibilité de définir le précédent et d'établir la politique et les pratiques de voyage de votre entreprise.

Vous pouvez probablement ajouter votre décision au manuel des employés, donc tous les employés connaissent la configuration du terrain pour guider leur prise de décision à l'avenir.

Les RH atteignent une solution

Et cela pour une solution à la question actuelle? Comment l'entreprise a-t-elle traité les voyages des employés dans des salons commerciaux et des événements clients dans le passé? Les employés volent-ils ce soir-là et travaillent le lendemain ou l'entreprise leur donne-t-elle la marge de manœuvre et les laisse revenir le lendemain de l'événement et faire rapport pour travailler le lendemain?

Déterminez ce qui a régi la gestion de ces pratiques dans le passé, selon plusieurs de vos gestionnaires qui sont responsables des employés qui assistent aux événements des clients. La pratique antérieure déterminera l'utilisation d'une journée de vacances ou non à l'absence jeudi.

Et si vous découvrez - comme c'est probablement - que les pratiques ont été incohérentes dans tous les domaines et aucune pratique antérieure claire n'existe? Tracer la ligne dans le sable. Dites à l'employé de demande actuellement, qui n'avait pas de règles pour le guider, qu'il peut utiliser une journée de vacances pour jeudi. Alors:

• Développez votre politique,
• Ajouter la politique au manuel des employés,
• Former des employés qui voyagent sur la politique révisée,
• Faites savoir aux gestionnaires que le pouvoir discrétionnaire ne guidera plus les décisions de voyage des employés parce que les décisions n'ont pas été cohérentes et équitables, et
• Utilisez la nouvelle politique pour prendre des décisions cohérentes et équitables à l'avenir.

Langue politique de voyage pour l'avenir

Dans une entreprise où les employés voyagent fréquemment pour les affaires, et surtout si le groupe d'employés est grand, ce serait un cauchemar pour l'entreprise pour prendre des décisions au cas par cas et l'entreprise ne pourrait jamais être juste dans tous les domaines. Les exigences de documentation pour les employés ajoutent un fardeau inutile.

Nitpicking avec de bons employés qui contribuent pendant une minute de suivi sont insultant et dégradant pour le directeur, les RH et l'employé. Et, cela va à l'encontre de votre objectif de faire confiance aux employés, de traiter les employés comme des adultes et de s'attendre à ce que les employés prennent des décisions responsables dans les directives déclarées.

Donc, selon les besoins de votre entreprise, voici la politique recommandée dans le cadre de votre politique de voyage globale. (Vous avez beaucoup de décisions supplémentaires pour une politique complète.)

Et, oh, au fait, si vous n'avez que quelques employés qui voyagent? Ignorez toute cette pensée RH et la prise de décision. Duh! Les gestionnaires peuvent prendre des décisions comptables de temps au cas par cas.

Voyagez vers et depuis les événements parrainés par l'entreprise:

Dans (nom de l'entreprise), les employés voyagent fréquemment pour les affaires. Les employés assistent à des réunions de formation ou d'association professionnelle, visitent les vendeurs et les concurrents, rencontrent des clients et assistent à des salons et à d'autres événements d'interaction client, pour ne nommer que quelques exemples. Parce que ces événements sont souvent organisés dans des endroits souhaitables, les employés demandent fréquemment à utiliser leur PTO ou leur temps de vacances pour prolonger leur séjour à l'emplacement de l'événement.

Dans ces cas, l'entreprise est responsable du coût des voyages des employés, notamment les avions, les taxis, les bus aéroportuaires et les transports nécessaires du jour où l'employé se rend à l'événement jusqu'à ce que l'employé termine les affaires de l'entreprise lors de l'événement. L'employé doit tenir compte de chaque jour de semaine supplémentaire en semaine qui a été retiré du travail après l'événement en tant que temps de vacances payé, temps de prise de force ou congé non rémunéré avec autorisation de gestion.

Tous les coûts encourus par l'employé ou les compagnons de voyage, pour les voyages, la nourriture, l'hébergement, le transport, etc., tout en prenant du temps, doivent être payés par l'employé. La partie du billet d'avion, achetée par la société pour le retour de l'employé après la fréquentation de l'événement, ou comptabilisée pour le kilométrage, normalement payée pour le retour de l'employé par la société, peut être utilisée pour le retour de l'employé à la maison.

L'entreprise ne paiera aucune dépense supplémentaire. L'employé doit rendre compte pour chaque jour enlevé après l'événement parrainé par l'entreprise.

Oui, c'est une longue réponse à la question de l'employé sur l'utilisation du temps de vacances pour étendre ses voyages sur l'événement de l'entreprise. Mais, c'est un bon exemple de tous les facteurs que les RH doivent prendre en considération dans la pensée RH et la prise de décision. Ce n'est pas amusant pour les RH, mais c'est la réflexion sur les RH et la prise de décision pour satisfaire les besoins des cinq parties prenantes de l'entreprise.

Ne détestez-vous pas juste le jargon HR? Commencez par le mot: inciter.