Comment créer un manuel de bénévolat pour votre organisme à but non lucratif

Lorsque votre organisme sans but lucratif commence à attirer des bénévoles, cela peut être une période de croissance et de communauté passionnante pour toutes les personnes impliquées. Cependant, lorsque les bénévoles commencent à diffuser, il peut être écrasant pour embarquer, s'entraîner et même les gérer tous. C'est un problème important à avoir, mais votre organisation peut créer des systèmes et des normes pour soutenir vos bénévoles.

C'est là qu'un manuel de bénévolat est essentiel. Tout comme les manuels des employés et le matériel de formation dans les entreprises, un manuel de bénévoles sert à informer, éduquer et soutenir les bénévoles.

Qu'est-ce qu'un manuel de bénévolat?

À la base, un manuel de bénévolat est une ressource (imprimée ou numérique) qui définit clairement ce que fait votre organisme à but non lucratif et comment les bénévoles aident l'organisation. Il peut expliquer les règles de bénévolat, ainsi que des tâches ou des attentes.

Un manuel doit être utilisé pour recruter, à bord et former des bénévoles afin que tout le monde commence par la même connaissance.

C'est aussi une ressource "héritée" que tout le monde peut utiliser à mesure qu'ils grandissent avec votre organisation.

Pourquoi en créer un?

Les organisations à but non lucratif, dans de nombreux cas, ont des ressources et du personnel limités. Passer du temps pour recruter, former et superviser les bénévoles peut s'additionner rapidement, surtout si vous avez beaucoup de personnes intéressées.

Heureusement, les manuels bénévoles peuvent aider à réduire la partie du temps et de l'argent impliqués dans le recrutement et l'intégration des bénévoles. De plus, les manuels bénévoles ne doivent pas être chers ou élaborés. Un PDF en ligne simple peut normaliser l'expérience du bénévolat et ne nécessite pas beaucoup de temps, d'argent ou de matériel d'impression.

Mieux encore, un manuel de bénévolat fournit une ressource cohérente que le personnel, les bénévoles et même les donateurs peuvent référencer. Cela donne à chacun une image claire de ce que fait votre organisation et comment les bénévoles aident. Plutôt que de s'inquiéter des expériences de formation incohérentes ou des instructions de «bouche à oreille», les bénévoles et le personnel ont un manuel qui les aide à réussir.

Lorsque vous incluez des méthodes de communication et des coordonnées, vous diminuez également la quantité de «passage du bâton», il peut prendre pour répondre à la question d'un volontaire ou organiser des horaires. Un manuel bénévole permet aux gens de faire de leur mieux via un accès direct aux personnes avec lesquelles ils travaillent.

Lors de l'écriture d'un manuel, il sera essentiel de considérer votre public. Vous pourriez avoir de jeunes bénévoles, des bénévoles de la famille et des bénévoles plus âgés. Avec ce dernier, il est particulièrement important de les parler respectueusement sans utiliser de clichés ou de stéréotypes.

Ce qui va dans un manuel de bénévolat?

Selon la taille et le secteur de votre organisme sans but lucratif, votre manuel variera en taille et en largeur. Chaque organisme sans but lucratif est différent et a sa propre structure, il n'y a donc pas de table de contenu pour votre manuel de bénévolat.

Cependant, de nombreux organismes sans but lucratif, à la fois petits et grands, utilisent des manuels qui incluent des éléments tels que:

• Lettre de bienvenue. Cela pourrait consister en un merci ou un accueil chaleureux pour accroître l'intérêt pour le programme de bénévolat. Cela donne également le ton à la relation personnel / bénévolat de votre organisation. Vous pouvez même souligner comment les avantages sociaux bénéficient des bénévoles pour que les gens soient encore plus intéressés à rejoindre votre programme.
• Mission de l'organisation. La mission explique qui, quoi et pourquoi de votre organisation.
• Liste du personnel et du conseil d'administration.
• Programmes et campagnes. Énumérez tous les programmes que votre organisme à but non lucratif propose, ainsi que toute sensibilisation communautaire. Inclure les services offerts, les programmes financés et les emplacements ouverts.
• Rôles et responsabilités des bénévoles. Cette section peut inclure des positions et des tâches à combler. Vous pouvez également souligner l'impact des volontaires et des informations sur la diversité et la représentation.
• Politiques bénévoles. Dénoncer les qualifications pour les postes de bénévolat. Par exemple, s'ils ont besoin d'une vérification des antécédents, de tests ou de certifications. Inclure les formulaires de demande. Expliquer les politiques d'absence et de résiliation
• Conduite et comportement. Expliquez le code vestimentaire, les attentes du comportement professionnel et lorsque les bénévoles peuvent signaler les préoccupations. Certaines organisations peuvent inclure leur code d'éthique, surtout si le travail d'un bénévole est sensible, comme prendre soin des enfants, les handicapés ou les personnes âgées.
• Opérations et contours de travail. Les organisations à but non lucratif peuvent rendre cette section spécifique à différents rôles de bénévolat, ou fournir un modèle générique pour savoir où signaler ou quoi porter. Incluez également les directives de sécurité, le processus de travail et les informations sur les quarts et les horaires.
• Annuaire. Inclure des membres du personnel ou des dirigeants bénévoles qui sont en charge. Liste des numéros de téléphone essentiels, des outils de groupe et des sites Web qui aideront les bénévoles à garder une trace de leurs tâches ou horaires.

Souvent, les manuels bénévoles incluent beaucoup plus d'articles que répertoriés ici. Par exemple, les fondations nationales sur la faune comprennent des sections sur la gestion des dossiers, le code vestimentaire, la fréquentation et le temps, les heures minimales requises, la formation, l'évaluation, la reconnaissance, la conduite, le tabagisme et les médicaments, la sécurité et la responsabilité, le remboursement des dépenses, la sécurité et la sécurité, le harcèlement sexuel et conflits d'intérêts. 

Personnalisation

La liste ci-dessus n'est qu'un point de départ pour votre organisme sans but lucratif; Ce n'est en aucun cas le seul format que vous pouvez choisir. Les organisations à but non lucratif peuvent faire une version complète du manuel, ou ils peuvent adopter une approche «orientation» volontaire.

Un manuel d'orientation peut se concentrer uniquement sur les rôles et les tâches que les bénévoles joueront pour votre organisation. Ces descriptions pourraient être personnalisées à chaque poste ou pourraient servir de manuel d'orientation générale que tous les bénévoles reçoivent. L'orientation peut également inclure des vidéos Les bénévoles peuvent accéder à distance à distance, ou une réunion de groupe ou individuel.

Certaines organisations à but non lucratif peuvent devoir inclure des sections supplémentaires dans leurs manuels, tels que les directives de remboursement ou les procédures d'évacuation d'urgence. Il peut également y avoir des clauses de non-responsabilité légales ou d'assurance à inclure, telles que les informations sur la responsabilité des blessures et les informations sur la "loi de Good Samaritans de votre État.«Prenez un moment pour vous demander s'il y a des tâches« inhabituelles »que vous demanderez à vos bénévoles et créez une section dans votre manuel qui s'adresse à eux.

Comment faire un manuel de bénévolat (rapidement)

La beauté d'un manuel de bénévolat est qu'il ne doit pas être compliqué. Vous pouvez utiliser des documents ou des discussions de formation existantes entre le personnel et les bénévoles pour décider quoi inclure.

Vous pouvez également utiliser d'autres manuels à but non lucratif comme plan (mais ne copiez pas!). Gardez également à l'esprit que votre manuel ne doit pas être parfait; Il est normal de commencer par une première édition et de mettre à niveau pendant que vous vous développez.

La clé est juste de commencer.

En utilisant Microsoft Word ou Google Docs, l'un de vos bénévoles ou membres du personnel peut sélectionner des modèles manuels professionnels, des modèles de brochure ou simplement utiliser un document de base. Pour faciliter la navigation, cependant, essayez d'inclure:

• Un titre clair avec toutes les informations pertinentes (nom, adresse, coordonnées)
• Une table des matières
• PAGE SEURS ENTRE
• Contenu simple et facile à lire
• Police et couleurs faciles à lire
• Coordonnateurs du programme Coordonnées Coordonnées pour une communication sécurisée

Vous pouvez marquer votre manuel pour correspondre aux couleurs, aux polices et au style d'image de votre organisation. Rendre votre manuel aussi clair, organisé et concis que possible.

Une fois que vous avez votre premier manuel édité et prêt à partir, vous pouvez soit l'imprimer ou créer un PDF en ligne pour votre site Web. PDF est l'option la plus abordable. Avec un PDF en ligne, vous pouvez distribuer le manuel par e-mail, médias sociaux ou votre site Web. Avoir le manuel sous forme virtuelle rend également beaucoup plus facile à mettre à jour fréquemment.

Exemples

À la recherche d'une inspiration? Voici quelques exemples de ce à quoi pourrait ressembler votre manuel de bénévolat:

• Manuel d'orientation des discours d'audience et de surdité
• Catholic Charities of Maine Volunteer Handbook
• Les politiques et les procédures. Fondation nationale de la faune
• Manuel de volontaire d'autonomisation des femmes
• Trouver le manuel de bénévolat de la banque alimentaire

N'oubliez pas, il n'y a pas d'approche «taille unique» pour créer un manuel de bénévolat. Pensez aux informations dont vous avez besoin pour partager de manière cohérente avec vos bénévoles et les ressources que vous aimeriez qu'ils aient. Vous pouvez toujours ajouter une mise à jour plus tard

Économisez du temps, de l'argent, de l'énergie et du stress en donnant à votre personnel et à vos bénévoles une ressource qu'ils peuvent utiliser pour avoir le plus d'impact avec le moins de surveillance.