Compétences professionnelles importantes pour les gestionnaires de bureau

Souvent confondus avec un secrétaire ou un assistant administratif, les directeurs de bureau dans de nombreuses entreprises opèrent à un niveau élevé avec l'un des emplois les plus difficiles de l'entreprise. Les directeurs de bureau dirigent et travaillent généralement en étroite collaboration avec d'autres chefs de département pour construire un environnement de travail sain.

Ceux qui cherchent à embaucher un responsable de bureau vont être sélectifs. Si vous désirez ce type de travail, vous pouvez améliorer vos chances d'être embauché en sachant quelles compétences et expériences mettent en valeur pendant le processus d'application et d'entrevue.

De quelles compétences avez-vous besoin pour être responsable de bureau?

Les directeurs de bureau assument la responsabilité de s'assurer que l'ensemble du bureau ou du complexe de bureaux se déroule bien. Cela pourrait inclure des tâches telles que la gestion et la supervision d'une ou plusieurs assistants administratifs. 

Les directeurs de bureau n'ont généralement pas besoin d'une éducation spécialisée, mais ils ont besoin de beaucoup d'expérience pertinente et d'ensembles de compétences bien développés dans les rôles administratifs et de gestion.

Tous les postes de responsable de bureau ne nécessitent pas exactement le même ensemble de compétences. Cela dépend beaucoup du nombre d'assistants de bureau que vous devez superviser, du nombre de personnes utilisent le bureau que vous gérez et des types de logiciels et d'autres systèmes que votre employeur utilise.

Types de compétences de gestionnaire de bureau

Administratif

En tant que directeur de bureau, vous serez responsable de l'exécution de plusieurs tâches administratives. Il s'agit notamment de l'embauche et de licenciement des employés, de la réalisation d'évaluations du rendement, de la formation de nouveaux employés et de la supervision d'autres. 

L'approbation des réquisitions formelles, la réalisation des opérations commerciales générales et le maintien des documents et des dossiers de personnel peuvent également tomber dans votre juridiction.

• Multitâche
• Gestion de l'information
• Traitement du courrier
• Planification
• Résolution de conflit
• Délégation
• La prise de décision

Analytique

Une partie de votre rôle sera de trouver des moyens de mieux faire votre travail. Si vous pouvez identifier les inefficacités dans la façon dont votre bureau fonctionne et fournir des solutions, vous pourrez peut-être économiser beaucoup d'argent à votre employeur et économiser beaucoup d'aggravation à vos collègues.

Un grand gestionnaire de bureau se demandera continuellement, concernant tous les processus, pratiques et procédures: «Est-ce que cela a du sens? Est-ce le meilleur que nous puissions faire?"Il est recommandé d'inclure une liste de compétences analytiques sur votre CV.

• La créativité
• Optimisation
• Résolution de problème
• Esprit critique
• La gestion des processus
• Raisonnement déductif
• Raisonnement inductif

Attention au détail 

En tant que directeur de bureau, le mâle s'arrête avec vous. Vous serez chargé de commander les fournitures de bureau correctes en temps opportun, de maintenir les enregistrements avec précision et de manière organisée, et de garder une trace des besoins et des problèmes de tous les autres au bureau.

Si vous faites bien votre travail, le bureau semblera se lancer. Si vous vous trompez, d'autres personnes peuvent être incapables de faire pleinement leur travail.

• Tenue de dossiers
• Soucieux des détails
• Intuition
• Proactivité
• Précision
• Identification des problèmes systémiques

Communication

Comme les assistants de bureau, vous serez souvent l'une des premières personnes que les visiteurs voient, et vous pouvez parfois être le seul à voir si l'un des professionnels travaillant dans votre bureau se trouve être. Vous devez agir comme une réceptionniste efficace tout en effectuant simultanément vos autres tâches.

Vous pouvez également être le principal point de contact entre diverses personnes qui utilisent le bureau et éventuellement entre votre bureau et d'autres au sein de la même organisation.

Vous devrez peut-être pratiquer la résolution des conflits et déléguer le travail. Tout cela s'ajoute à beaucoup de communication, à la fois écrite et verbale, qui doivent toutes être exactes, efficaces, amicales et professionnelles à tout moment.

• Communication écrite
• Communication orale
• Réception
• Étiquette téléphonique
• Approchable
• Écoute active

Ordinateur

Il est important que les directeurs de bureau aient un large éventail de compétences informatiques. Les détails dépendront de votre employeur, mais impliquent généralement la saisie des données, les feuilles de calcul et les tâches informatiques générales.

La gestion des bureaux peut impliquer une énorme responsabilité. Les directeurs de bureau travaillent généralement au sommet d'une organisation, avec leurs mains dans tous les aspects de l'entreprise. Si ce rôle central vous plaît, continuez à revoir la liste des compétences pour voir si cela pourrait être une carrière pour vous.

• Microsoft Office Suite
• Systèmes d'exploitation
• La saisie des données
• Calendriers numériques
• Gestion des e-mails
• Logiciel KPI
• Dépannage logiciel
• Partage de fichiers

Finance

Vos responsabilités peuvent inclure la comptabilité, la facturation, la budgétisation et la comptabilité. Vous pouvez également être tenu de gérer les entrées de la paie, de la petite caisse et des entrées QuickBooks. Les rapports trimestriels et semestriels peuvent également entrer dans votre gamme de tâches. À tout le moins, si votre bureau gère de l'argent, vous serez finalement responsable de vous assurer qu'il est bien géré.

• Tenue de livre compte
• Budgétisation
• Logiciel de comptabilité
• États financiers
• Factures
• Conformité
• Intégrité

Direction

En tant que superviseur de ce qui peut être un grand groupe d'assistants de bureau, vous devrez garder tout le monde motivé et coordonné. Vous devrez faire en sorte que le travail d'équipe se déroule.

Votre travail comprendra l'établissement d'une norme pour le travail de tous les autres et s'assurer que ces normes sont respectées.

Diriger souvent signifie aider les autres à se développer dans leur carrière et à aider les gens à s'opposer et à communiquer bien entre eux.

• Coordination
• Définir et gérer les attentes
• Travail en équipe
• Collaboration
• Motivation
• Conseils
• Gestion
• Compétences personnelles

Plus de compétences de gestionnaire de bureau

• Audit
• Référence
• L'intégration
• Facturation
• Publication de bureau
• Transcription
• Formalité
• Palier
• Processus d'emballage et d'envoi de documents juridiques
• Prendre des notes
• Mémoire
• Sensibilité au problème
• Gestion du temps
• Priorisation
• Tolérance au stress
• Dépannage
• Gestion des médias sociaux
• Relecture
• Révisation
• Rédaction
• Utilisation appropriée des moteurs de recherche
• La rédaction de rapports
• Développer et maintenir les procédures opérationnelles standard (SOPS)
• Dates limites
• Multilingue
• Professionnalisme
• Service Clients
• Résilience

Comment faire ressortir vos compétences

Ajoutez des compétences pertinentes à votre CV: Utilisez les noms de vos compétences pertinentes comme mots clés dans votre CV, afin que le superviseur d'embauche puisse voir clairement que vous avez ce qu'ils recherchent.

Soulignez les compétences de votre lettre de motivation: Assurez-vous que votre lettre identifie vos compétences de base en utilisant certaines des compétences énumérées ci-dessus.

Utilisez des mots de compétence dans votre entretien d'embauche: Lorsque vous vous préparez à votre entretien, trouvez au moins un exemple spécifique de temps que vous utilisez vos compétences les plus pertinentes.