Comment documenter la performance des employés

La documentation est cruciale pour une prise de décision appropriée

Dans le monde des ressources humaines et de l'emploi, la documentation sur la performance d'un employé peut faire ou défaire votre capacité à discipliner, mettre fin ou promouvoir, récompenser et reconnaître assez les employés.

La documentation est essentielle pour les gestionnaires et le personnel des ressources humaines, car vous devez faire un effort sérieux pour enregistrer tous les événements des antécédents de l'emploi de vos employés, les incidents de performance positifs et négatifs.

Ici, vous trouverez tout ce que les gestionnaires et le personnel RH ont besoin pour documenter soigneusement la performance des employés.

Pourquoi devriez-vous documenter la performance des employés

• La documentation fournit des preuves que les problèmes de performance ont été discutés avec l'employé en temps opportun et concis.
• La documentation offre un historique de l'amélioration ou de l'échec de l'employé à améliorer les performances au fil du temps. Il est chronologique et une description précise des actions de l'employé, des actions du gestionnaire et des événements tels qu'ils se produisent.
• La documentation fournit des preuves qui soutiennent les décisions de gestion pour prendre des mesures défavorables telles que la discipline ou la résiliation avec un employé.
• La documentation offre une preuve qu'un employé mérite une promotion ou une opportunité disponible sur les autres employés qui sont également éligibles.
• La documentation fournit des preuves pour justifier des augmentations de salaire, une diminution ou pourquoi un employé n'a reçu aucune augmentation.
• En cas de procès, une documentation complète et approfondie protège les intérêts d'un employeur. La documentation peut soutenir les actions de la direction pour mettre fin à un employé infructueux. Il peut également prouver que l'employé a été licencié pour des raisons légales par opposition à d'autres tels que la discrimination illégale.

Quoi documenter

Les gestionnaires doivent documenter la performance des employés, à la fois des contributions positives et des échecs de performance. Ils doivent documenter exactement ce que l'employé a fait et a dit et ce que le directeur a fait et a dit en réponse lors de la réunion ou de la conversation.

Vous devez documenter tous les accords conclus lors de la conversation, les objectifs fixés, les améliorations requises et attendues, et le calendrier d'amélioration. La documentation doit également contenir des engagements que le gestionnaire prend pour aider l'employé.

Comment documenter

La documentation doit être écrite pendant ou immédiatement après la réunion ou la conversation avec l'employé. Vous ne devriez jamais manquer d'écrire la conversation avec l'employé le jour où cela s'est réellement produit. L'attente jusqu'à plus tard ou le lendemain affecte la qualité de la documentation car elle est basée sur ce dont vous vous souvenez.

L'une des pires erreurs que les gestionnaires font est de croire qu'ils peuvent reconstruire des antécédents de conseil des employés au besoin. Aucune personne RH qui a une expérience de documentation décente et opportune n'est jamais dupe par un record reconstruit. Les gestionnaires qui se reconstruisent de mémoire comportent des risques inutiles et inacceptables pour leur entreprise, car une histoire inventée ne tiendra pas dans un procès potentiel.

Vous avez besoin de votre documentation pour paraître professionnel, soigné et organisé. Écrivez une documentation comme si vous parliez de l'histoire des événements à un tiers. Vous ne savez jamais qui peut lire votre documentation un jour, alors assurez-vous qu'il reflète votre professionnalisme. (L'arrière d'une serviette à cocktail, d'une enveloppe ou d'une note collante n'est pas considérée comme une documentation professionnelle.)

Votre documentation doit aller au nouveau gestionnaire d'un employé si l'employé obtient un nouvel emploi - ou vous faites faire votre organisation. Pour votre mémoire et pour informer le nouveau gestionnaire de l'employé, vous devez mettre le nom et le titre de l'employé, votre nom et votre titre, et la date complète de chaque document.

Écrire une documentation factuelle, juste, juridique, objective, complète et cohérente. Évitez les opinions (Mike est bâclé. Alice est paresseuse. Tom me mentait.), Injonction, éditorialisation (John est un con. Mark a un problème d'attitude.), et étiquetage (Mary est irresponsable. George n'est pas un joueur d'équipe.).

Évitez également d'essayer d'interpréter le comportement de l'employé. (Marsha ne doit pas aimer cette mission. Paula semble être dans sa tête.) Minimisez votre utilisation de mots descriptifs tels que les adjectifs et les adverbes (lentement, malheureux, malheureux, de mauvaise humeur, grossier). Indiquez le comportement et les actions spécifiques de l'employé, pas votre opinion ou votre interprétation.

Quelle documentation doit fournir

Dans la dernière revue de la documentation, ce qui est nécessaire est un enregistrement précis de la conversation. Restez avec les faits et notez ce que vous avez dit et ce que l'employé a dit. Assurez-vous que votre documentation est sans ambiguïté et qu'elle obtient les faits directement. (Dans toute situation juridique potentielle, les erreurs dans l'un des événements documentés font que tout le reste du suspect de documentation.)

Enfin, documentez tous les accords, engagements, calendriers, améliorations nécessaires, points d'enregistrement et autres détails qui pourraient passer de la mémoire. Assurez-vous que vous fixez une date et une heure pour les délais et les dates dues afin que ce malentendu ne se produise pas.

Connaissez la politique de documentation de votre service des ressources humaines, qui vous dira quel documentation doit être mis en place dans le personnel de l'employé.

Où documenter et stocker la documentation

Étant donné que la documentation sur les employés est confidentielle et privée à l'employé, vous devez faire attention que toute documentation reste confidentielle pour le gestionnaire, les RH et potentiellement le prochain gestionnaire de l'employé. Ainsi, la mise en place de documentation sur un lecteur d'ordinateur partagé n'est pas recommandée. La documentation manuscrite et la documentation d'un gestionnaire imprimé sont mieux conservés en stockage verrouillé. 

La ligne de fond

Si vous suivez ces directives, lorsque vous vous rendez aux RH pour demander de l'aide pour discipliner, mettre fin ou transférer un employé à un emploi avec un meilleur ajustement potentiel, les RH vous aideront à résoudre le problème ou à améliorer la situation. Lorsque les RH vous disent de documenter, de documenter, de documenter ou ils ne peuvent pas vous aider; Vous devrez avoir toutes vos bases couvertes.

Veuillez noter que les informations fournies, bien que faisant autorité, ne sont pas garanties pour la précision et la légalité. Le site est lu par un public mondial et des lois et réglementations sur l'emploi varient d'un État à l'autre et d'un pays à l'autre. Veuillez demander une assistance juridique ou une assistance aux ressources gouvernementales étatiques, fédérales ou internationales, pour vous assurer que votre interprétation juridique et vos décisions sont correctes pour votre emplacement. Ces informations sont destinées aux conseils, aux idées et à l'assistance.