Comment facturer efficacement le temps en tant qu'avocat

Le suivi et le temps de facturation aux clients sont un élément important du travail dans un cabinet d'avocats. Les partenaires, les associés, les parajuristes, le personnel de soutien aux litiges et d'autres chronométreurs facturent leur temps dans six, dix ou quinze minutes, selon les directives politiques et clients de l'entreprise. Si vous ne facturez pas votre temps, l'entreprise ne peut pas facturer le client et l'entreprise n'est pas payée. Ainsi, savoir comment facturer le temps dans un cabinet d'avocats est important pour votre succès et votre cabinet.

À mesure que les frais juridiques augmentent, les clients sont devenus plus soucieux des coûts et de la technologie. Par conséquent, les clients examinent de plus près les factures juridiques et utilisent une variété d'applications de base de données pour trier et analyser électroniquement les données de facturation. Une tendance croissante vers le remplissage électronique (factures électroniques) a soumis des factures juridiques à un examen minutieux, une négociation et un différend.

Que vous soyez nouveau dans le temps de facturation ou un gardien de temps vétéran, les conseils ci-dessous peuvent vous aider à créer des entrées de temps invites, précises et précises.

Artisanat des descriptions de facturation détaillées

Les descriptions détaillées de tâches sont un élément fondamental d'une facture bien rédigée. Il est important que la description de vos efforts contienne suffisamment de détails pour permettre au réviseur d'évaluer la nature et le mérite de la tâche.

Tracer le bon équilibre entre la brièveté et les détails peut être délicat. Une description de la tâche trop longue et verbeuse augmente l'ambiguïté et dilue la compréhension. Une description trop brève rend difficile l'évaluation de la pertinence de la tâche effectuée et du temps passé. Par exemple, des phrases superficielles comme «Revue de fichiers»; «Trial Prep» et «Document Review» ne font pas grand-chose pour raconter l'histoire de ce que vous avez fait et pourquoi vous vous êtes engagé dans une tâche particulière. Au lieu d'une «revue de document», une description meilleure et plus précise est «l'examen du deuxième ensemble d'interrogatoires du demandeur."

Évitez la facturation des blocs

La facturation des blocs est la pratique de l'énumération d'un groupe de tâches dans un résumé de bloc sous une seule entrée de temps. Par exemple: «Projet de demandes interrogatoires; Conférence téléphonique avec DR. Brown Re: Rapport d'expert; résumer le dépôt de M. Forgeron; Examiner et réviser la correspondance à des conseils adverses. 7.3 heures."

Les clients reconnaissent la facturation des blocs comme une stratégie de déguisement de l'inefficacité. De plus, de nombreux tribunaux ne permettent pas la facturation de blocs car elle entrave le remboursement efficace des honoraires d'avocat à la suite d'un jugement. Un moyen de facturation plus efficace consiste à détailler chaque activité indépendante et son temps correspondant.

Enregistrer le temps rapidement

Enregistrer votre temps immédiatement après avoir terminé une tâche est le meilleur moyen d'assurer la précision. Tenter de reconstruire les activités d'une journée (ou d'une semaine ou d'un mois) après le fruits est difficile et encourage le temps de «rembourrage», ce qui est la pratique de gonfler le temps réel passé sur une tâche pour combler les lacunes de temps non comptabilisé pour le temps.

Vous pouvez trouver peu pratique d'entrer chaque tâche dans votre logiciel de chronométrage au moment où vous le terminez. Par conséquent, il est sage de développer un système pour l'enregistrement du temps qui encourage le chronométrage rapide. Certains chronométreurs dictent chaque tâche immédiatement après l'avoir exécuté et la faire transcrire à la fin de la journée. D'autres trouvent plus facile de garder un cahier de temps, d'enregistrer chaque tâche à la main, puis d'y entrer, ou de faire entrer un secrétaire, à la fin de la journée, de la semaine ou de la période de facturation.

Souviens-toi de ton public

Comme tout document que vous préparez pour l'examen d'un autre, il est important de garder votre public à l'esprit lors de l'enregistrement des entrées de temps. Vous connaissez peut-être l'individu examinant vos factures, comme le conseil interne affecté au dossier. Comprenez cependant que l'examen peut ne pas s'arrêter là. Dans de nombreux cas, une facture est traitée par un certain nombre de personnes à différents niveaux à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise, y compris des professionnels du droit, des comptables de la Client Corporation et des auditeurs tiers. En enregistrant votre temps, il est préférable d'éviter les abréviations, l'argot et le jargon complexe. Utilisez la terminologie légale concise, mais gardez à l'esprit que vos feuilles de temps peuvent être examinées par des personnes qui ne sont pas formées à la loi.

Familiarisez-vous avec les politiques de facturation des clients

Chaque client a ses propres politiques et procédures de facturation. Ces politiques sont souvent contenues dans la rétention ou la lettre d'engagement du client. Ces politiques de facturation peuvent énoncer des limitations de personnel, des directives budgétaires, des politiques de décaissement et des directives spécifiques sur le chronomètre. En prenant conscience des règles de base au départ, vous pouvez expliquer plus de manière responsable votre temps et répondre aux attentes des clients.

Les clients d'entreprise utilisent une utilisation accrue de la facturation basée sur les tâches. La facturation basée sur les tâches suit la facturation d'une entreprise par tâche de litige. Chaque activité de fond se voit attribuer un code informatique présélectionné par le client. La facture codée est ensuite triée et analysée électroniquement, permettant une analyse approfondie d'une facture. Une partie de vous familiariser avec les politiques de facturation des clients est l'apprentissage et l'application correcte de la myriade de codes de facturation spécialisés basés sur les tâches uniques à chaque client.