Comment planifier un festival gastronomique communautaire

Si vous planifiez votre premier événement communautaire, il y a de fortes chances que vous ne visez pas quelque chose comme l'échelle du festival annuel gargantuesque appelé The Taste of Chicago. Là encore, cet événement, l'un des plus grands festivals gastronomiques d'Amérique, a commencé en 1980 comme un événement d'une journée avec 36 vendeurs de nourriture.

Il attire maintenant plus de 3.5 millions sur plusieurs jours et rapporte environ 12 millions de dollars de revenus par an. Le Bureau des événements spéciaux du maire et la Illinois Restaurant Association travaillent ensemble pour planifier et exécuter l'événement.

Si vous souhaitez planifier un festival alimentaire communautaire, quelle que soit la modeste à l'échelle par rapport à celle de Chicago, vous ne pouvez pas vous tromper après leur plan éprouvé dans le temps.

Les tâches principales

Avant de commencer, cela aide à définir les principaux domaines de responsabilité. Les principaux domaines fonctionnels de Taste of Chicago, ou de tout festival de nourriture communautaire, doivent inclure les éléments suivants:

• Opérations
• Vendeurs de nourriture
• La programmation
• Parrainage
• Marketing et relations publiques
• Comptabilité et gestion des contrats

Tout ce qui précède suivra le même calendrier général dans la planification du festival.

Chronologie du festival

La planification d'un festival commence une année complète avant que les tentes ne montent. Ceci est l'horaire que le Bureau des événements spéciaux du maire suit son rôle dans le goût de Chicago de chaque année:

• 12 mois: Identifiez l'emplacement et les dates et créez un croquis approximatif de la carte du festival
• 9 mois: Mettre à jour la carte du festival et identifier les fournisseurs
• 6 mois: confirmer les vendeurs, les sponsors, la programmation et les fournisseurs
• 4 mois: finaliser le divertissement et renforcer la zone fonctionnelle
• 3 mois: Produisez du matériel de marketing du festival
• 1 semaine: gérer le chargement des opérations
• 1 jour: gérer le chargement des fournisseurs
• Conclusion de l'événement: gérer le chargement des opérations
• 1 semaine après: Tenez-vous en combinaison et faites des recommandations

Gestion du festival

En tant qu'agence gouvernementale, le bureau des événements spéciaux du maire est en charge du goût de Chicago et une longue liste d'autres événements qui se déroulent le long du lac de Chicago et dans les nombreux quartiers de la ville. Les revenus du goût paient pour la plupart des autres événements gérés par le bureau.

Depuis que l'agence fait ce travail depuis 1980, la plupart des équipes fonctionnelles du Maire du Maire des événements spéciaux et de l'Illinois Restaurant Association sont très expérimentés dans leurs régions. Il y a un directeur général pour l'événement pour se concentrer sur le maintien du calendrier sur la bonne voie.

En plus des membres du bureau, le directeur général travaille avec au moins 20 bureaux et agences de la ville, notamment la police et les services d'incendie, le ministère de la Santé, les rues et l'assainissement, le district du parc et le Bureau des communications de gestion des urgences.

Un autre domaine fonctionnel important est la comptabilité et la gestion des contrats. Parce qu'il s'agit d'une agence gouvernementale, elle doit suivre le processus d'approvisionnement de la ville et d'autres directives de la ville.

Opérations

Le domaine des opérations est responsable de la préparation, de la scène et de la production du site, du support d'événements et de la sécurité. Il est chargé de s'assurer que l'événement est construit correctement au début, puis démantelé après la fin du festival.

Le travail nécessite une coordination avec de nombreuses agences de la ville au début du processus.

À Chicago, ces processus comprennent les fermetures de rue, la construction de tentes, la menuiserie et les travaux électriques, la sécurité, la logistique pour les camions fournisseurs et bien plus encore.

Considérez ce que votre équipe d'opérations s'occupera et ce qui devrait être sous-traité pour votre événement. Commencez à passer des appels pour trouver les bonnes personnes. Avec quels agences locales votre équipe aura-t-elle besoin pour travailler? Contactez-les dès que possible.

Restaurants et vendeurs

Pour le Taste de Chicago 2015, l'événement s'est associé à plus de 60 vendeurs de nourriture, dont au moins 19 nouveaux restaurants représentant de nombreux quartiers distinctifs de Chicago. Bien sûr, à Chicago, certains articles doivent être au menu, y compris la pizza, les côtes, la crème glacée et le gâteau au fromage.

Dans votre propre planification, vous devrez penser à la nourriture et aux friandises que votre communauté prix.

À Chicago, les spots du festival sont convoités et les vendeurs doivent être capables de gérer le volume et d'avoir un statut complètement propre avec la ville. Ils doivent même terminer un cours de certificat d'assainissement du festival d'été d'État.

Vous devrez réfléchir aux critères dont vous pourriez avoir besoin de vendeurs alimentaires participants et du nombre que vous aimeriez avoir.

Remarque: La première année peut être difficile, mais avec le succès de chaque année, vous constaterez que vous avez de plus en plus de participants volontaires.

La programmation

Au Taste of Chicago, la nourriture attire la foule, mais de nombreuses autres activités gardent les gens là-bas même après leur remplissage. Au fil des ans, l'équipe de programmation a incorporé tous les éléments suivants dans le programme global:

• Concerts gratuits sur plusieurs étapes
• Démonstrations de cuisine avec les top chefs et les auteurs de livres de cuisine
• Un village familial comprenant une scène pour enfants
• Une tente environnementale pour l'éducation verte
• Un pavillon sportif
• Un pavillon de magasinage international
• Les Budweiser Clydesdales et leurs compagnons dalmatiens
• Manèges
• Feux d'artifice

Considérez les autres programmes et activités que vous voudrez peut-être inclure dans votre festival gastronomique.

Parrainage

Le Taste of Chicago a créé plusieurs catégories pour les parrainages, et ils sont devenus une source majeure de financement et de soutien en nature. Les spécialistes du marketing d'entreprise et les planificateurs d'événements d'entreprise participent à des événements communautaires pour renforcer leur marque et gagner en exposition.

À leur tour, ils obtiennent des avantages, comme une tente hôtelière réservée aux sponsors lors de l'événement.

Considérez quels sponsors d'entreprise locaux peuvent être intéressés à financer votre événement communautaire et réfléchir aux types de colis et d'avantages que vous pourriez fournir.

Marketing et relations publiques

Les spécialistes du marketing qui travaillent sur le Taste of Chicago sont dans une position enviable car l'événement attire automatiquement l'attention des médias à Chicago et ailleurs. Le bureau des événements spéciaux du maire n'a pas à dépenser trop pour la publicité traditionnelle pour passer le mot et promouvoir l'événement.

Cependant, c'est le travail des spécialistes du marketing pour s'assurer que toutes les informations pertinentes sur l'événement se trouvent et sont exactes. Ils maintiennent le site Web de l'événement et la présence des médias sociaux et font la promotion du contenu Web aux médias et au public. Comme en tout cas, les changements de dernière minute sont courants.

Au début, il peut être difficile pour les festivals de nourriture communautaire d'obtenir le type d'exposition que les événements plus grands et mieux connus obtiennent. N'hésitez pas à tendre la main aux médias locaux et à les informer de l'événement.

Et rappelez-vous, les festivals de nourriture sont très photogéniques! La publicité de cette année fera du festival de l'année prochaine un succès encore plus grand.