Comment embaucher le traiteur privé parfait pour votre événement

Alors que de nombreux sites d'événements ont un chef exécutif ou un département de banquet du personnel, bon nombre des lieux les plus beaux et uniques du monde n'offrent pas de services de restauration. Alors que le travail supplémentaire de l'embauche d'un traiteur privé ou d'une entreprise de restauration peut être dissuasif pour certains, les grands planificateurs d'événements sont toujours prêts à réserver le lieu parfait même si cela signifie appeler leur réseau professionnel pour le faire. Avant d'embaucher un traiteur ou une entreprise de restauration pour travailler l'événement, il est utile d'avoir des idées initiales sur le menu de restauration et d'avoir ces conseils dans votre poche arrière.

Conseils d'experts sur la planification des menus d'un expert en restauration

"Établissez un bon équilibre avec votre menu", suggère Stacy Ziegler, CPCE, CMP, premier vice-président de la National Association of Catering Executives (NACE) et directeur des ventes chez Bold American Events & Catering. Bold American propose des services de restauration à service complet à des lieux de la ville d'Atlanta, en Géorgie, et organise chaque année plus de 500 événements d'entreprise et sociaux.

«Vous pouvez devenir plus risqué avec vos hors-d'oavres, des plats latéraux et des desserts, mais pour l'entrée principale, vous devez vous rappeler que vous nourrissez un groupe diversifié de personnes. La plupart des gens aiment reconnaître ce qu'ils mangent. Cela ne signifie pas que tout le monde doit être servi du poulet ordinaire, mais soyez prudent avec quelque chose de très exotique."

La saison de l'événement est également importante. Et les planificateurs d'événements tiennent fréquemment des discussions sur les événements futurs au cours d'une saison complètement différente. «Bien que vous discutiez de votre menu en plein hiver, l'événement réel pourrait être en juin. Les côtes courtes et la purée de pommes de terre en janvier semblent fantastiques, mais quand votre événement de juin se déroule, vous voudrez quelque chose de beaucoup plus léger », dit Ziegler. Dans le cas, la planification d'un menu d'événements est bien plus que les choix alimentaires eux-mêmes. Mais la prochaine étape consiste à embaucher le traiteur pour vous aider à le retirer.

Conseils d'experts sur l'embauche d'une entreprise de restauration privée

Peut-être avez-vous déjà des idées pour le menu de restauration à l'esprit, la prochaine étape consiste à embaucher une entreprise de restauration pour votre événement. «Parlez à votre traiteur de ce qu'ils font le mieux», conseille Ziegler. «Ils ont beaucoup d'expérience avec les favoris des foules et savent ce qu'ils peuvent exécuter le mieux."

En plus d'utiliser votre traiteur en tant que consultant alimentaire et boisson ainsi que le fournisseur de services de restauration pour votre événement, Ziegler propose également les conseils suivants pour embaucher un traiteur ou une entreprise de restauration pour les événements:

Échantillonnez la nourriture du traiteur

En échantillonnant la nourriture du traiteur, cela vous donnera une chance de goûter la restauration et aussi de découvrir la façon dont elle sera présentée. C'est aussi le moment idéal pour rencontrer le chef et déterminer à quel point il est flexible. Tous les articles peuvent être ajustés à vos goûts, alors assurez-vous que vos commentaires sont pris au sérieux. Demandez comment la nourriture est préparée.

Astuce pro de la restauration: Demandez si la restauration est terminée sur place ou cuite à l'avance et laissée dans une boîte chaude pour rester au chaud. Ces différentes pratiques auront un grand impact sur la qualité de la nourriture lorsqu'elle sera servie à vos invités.

Vérifier les références

Même si vous recevrez très probablement une liste de clients très satisfaits, il y a encore de bonnes pépites d'informations, vous pouvez apprendre si vous prenez réellement le temps de vérifier les références d'un traiteur. C'est un excellent moyen de mieux comprendre ce que le traiteur fait le mieux. Les bonnes questions pour les références incluent: combien de fois ils ont utilisé le traiteur? Qu'avez-vous le plus aimé dans leurs services de restauration pour les événements? Quelle est une chose que vous changeriez pour leur prochain événement?

Demander des photos de l'événement passé

Les images de restauration vous donneront une bonne idée de l'esthétique du traiteur. Des photos d'événements passés peuvent vous donner un aperçu de la façon dont leurs événements sont généralement mis en place. Posez-vous les questions suivantes: aimez-vous leur service de service, l'utilisation de l'espacement et les touches de finition? Est-ce le style que vous souhaitez pour votre événement? Enfin, voir les photos du travail passé d'un traiteur est également un excellent moyen d'expliquer au traiteur ce que vous aimez avec les références. Qu'aimeriez-vous voir répété à votre événement?

Discuter des services disponibles

Certains traiteurs sont plus à service complet que d'autres, avec la capacité de fournir des draps, des tables, des chaises, des fleurs et des Evendécor. Vous pouvez leur donner une idée de ce que vous aimez et ils peuvent tout rassembler pour vous et organiser tous les vendeurs. D'un autre côté, certains traiteurs ne fournissent que les services alimentaires et alimentaires de l'événement, et vous serez responsable de la coordination de tous vos autres articles et vendeurs. Quoi qu'il en soit, c'est bien, tant que les services du traiteur correspondent à vos besoins.

Tout examiner en personne

Les réunions en personne ne sont pas seulement un excellent moyen de s'assurer qu'il n'y a pas de mauvaise communication en ce qui concerne les questions importantes comme le menu de restauration prévu et la proposition de restauration, mais ils sont également un excellent moyen de mieux comprendre votre traiteur choisi. Par exemple, les réunions en personne peuvent vous donner une chance de voir l'opération de restauration. Le bureau est-il propre? Êtes-vous accueilli en temps opportun? Si vous avez des hésitations pendant ce processus, assurez-vous de le réparer maintenant et il peut être poursuivi au jour de l'événement.

Assurez-vous qu'ils sont organisés

Si votre proposition est opportune et que votre directeur des ventes est professionnel et flexible, c'est probablement un signe de bonne culture d'entreprise. Ceci est particulièrement important car ces traits se poursuivront très probablement dans l'équipe qui gère votre événement. Mais méfiez-vous: l'inverse pourrait également être vrai. Si votre proposition vous est envoyée après la date promise ou qu'il y a un sentiment général de désorganisation pendant le processus de vente et de planification, cela peut être un signe que la rapidité et l'organisation ne sont pas une valeur importante pour le traiteur.

Lire les petits caractères

Quand il s'agit de signer votre proposition de restauration, il est important de revoir et de comprendre chaque détail. Votre proposition est-elle tout inclusive de tout ce que vous avez demandé? Est-ce TTC? Le prix varie-t-il par personne si votre nombre de clients augmente ou baisse-t-il? Comment le service facture-t-il le travail du travail? Serez-vous responsable de basculer le personnel ce soir-là? Lorsque vous comparez les propositions d'un traiteur à une autre, il est important que vous comparez les pommes aux pommes et que vous comprenez tous vos coûts associés à l'événement proposé.

Vérifiez avec le lieu de l'événement

De nombreux lieux ont une liste de fournisseurs préférés, qui comprendra probablement les traiteurs pour les lieux qui n'offrent pas de services de restauration. Vous devrez peut-être travailler avec l'un des traiteurs répertoriés, mais même si vous ne l'êtes pas, cela peut être à votre avantage. Si vous utilisez quelqu'un sur cette liste, il connaîtra vos lieux d'événement et tout ce qui va avec les règles à la configuration de la salle. Vous pourriez peut-être avoir moins de mésaventures le jour de votre événement. Les vendeurs préférés peuvent également avoir d'autres privilèges qu'ils peuvent vous transmettre. Les traiteurs qui ne connaissent pas un lieu peuvent être moins chers à première vue, mais vous pouvez avoir des charges post-événement de votre lieu parce que le traiteur n'a pas supprimé la poubelle comme requis ou une autre pénalité pour ne pas avoir compris les politiques du lieu.

Renseignez-vous sur les exigences spéciales

Les bons traiteurs travailleront avec vous sur des exigences spéciales. Les grands traiteurs les anticipent. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de demander à votre traiteur comment ils gèrent des exigences spéciales telles que les restrictions alimentaires, les modifications sur place et les ajouts tardifs. Même les meilleurs planificateurs sont généralement confrontés à au moins une surprise sur place. Votre traiteur pourra-t-il rassembler un repas sans gluten? Si le discours de bienvenue va 15 minutes de retard, la cuisine pourra-t-elle rouler avec une nouvelle chronologie? La flexibilité et une attitude de canette de toutes les personnes impliquées dans un événement sont cruciales.

Savoir qui est en charge

La plupart du temps, la personne avec qui vous travaillez pendant les processus de vente et de planification ne sera pas votre principal contact le jour de l'événement. Si vous souhaitez apporter des modifications ou avoir des questions ce jour-là, il est important de connaître votre contact. La profondeur de l'équipe vous donnera une certaine assurance que si une personne manque pendant votre événement en raison d'une maladie ou d'un conflit, il y a encore toute une équipe derrière elle.