Comment mettre en œuvre un système de comptabilité des restaurants

Lorsque quelqu'un décide d'ouvrir un restaurant, en particulier pour la première fois, il est généralement motivé par une passion pour la nourriture associée à un dévouement à l'hospitalité. Cependant, tout en étant un bon chef et avoir une personnalité gagnante sont deux ingrédients clés, ce ne sont pas les seuls. Si une petite entreprise échoue, elle est souvent au cours de sa première année et généralement à cause des mauvaises décisions et pratiques commerciales. Lorsque vous démarrez un restaurant, la mise en place d'un bon système comptable est primordiale pour donner à votre entreprise les meilleures chances de survie possibles.

Le développement d'un système de comptabilité de restaurant est similaire à la mise en place d'un système comptable pour toute petite entreprise, mais il existe des différences importantes à considérer. Les restaurants ont des marges bénéficiaires minces, il est donc essentiel de garder au-dessus de leurs indicateurs de performance clés (KPI).

Comment fonctionne un système de comptabilité de restaurant

Votre système de comptabilité suivra toutes les transactions financières du restaurant, préparera des rapports en fonction de ces transactions financières, rassemblera les informations appropriées pour les taxes et résume les informations pour vous dans un format que vous pouvez comprendre.

En utilisant ces informations, vous pouvez prendre les décisions financières de votre restaurant qui minimiseront vos dépenses, maximiser votre bénéfice et garder vos clients satisfaits. Sans système de comptabilité des restaurants, ce serait un fouillis et vous n'auriez pas les informations à votre disposition pour vous aider à prendre les meilleures décisions.

Suivez ces étapes pour configurer un système de comptabilité de restaurant de base.

Étapes pour mettre en œuvre un système de comptabilité des restaurants

Embaucher un comptable ou un comptable

À moins que vous ne soyez comptable ou comptable avec un chef ou un propriétaire de restaurant, vous aurez besoin d'aide pour créer un système de comptabilité de restaurant. Même les plus petits cafés doivent conserver des dossiers financiers afin qu'ils puissent déposer leurs impôts et prendre de bonnes décisions pour maintenir l'entreprise à flot.

Vous devriez envisager d'embaucher un comptable interne et des services comptables d'externalisation.

Il y a une différence entre la comptabilité et la comptabilité. La comptabilité est le processus d'enregistrement des transactions financières et d'organisation des reçus et d'autres documents. La comptabilité, quant à elle, est la pratique de l'analyse des informations fournies par le comptable et du développement de rapports pour rendre les chiffres compréhensibles à une personne non axée sur les entreprises. Une autre option consiste à faire vous-même la comptabilité et à conserver un comptable. C'est un plus si vous pouvez embaucher un comptable et un comptable familier avec l'industrie hôtelière.

Choisissez un logiciel comptable

Il existe un certain nombre de forfaits logiciels de comptabilité de restauration robustes. Vous souhaitez en choisir un qui est facile à apprendre et à utiliser, mais qui offre des fonctionnalités de rapports et d'analyse financière solides. Vous devez considérer des logiciels qui génèrent des états de profit et de perte (revenus) et autres états financiers. Le logiciel doit également avoir des fonctionnalités de gestion des stocks, et il doit s'intégrer au logiciel de paie si vous faites de la paie en interne.

D'autres fonctionnalités importantes sont la facturation, les comptes débiteurs et la gestion des comptes payables, la planification des employés et la planification de menu pour n'en nommer que quelques-uns.

La complexité de votre restaurant et ses offres devraient aider à dicter le logiciel que vous achetez. Votre comptable ou comptable peut vous conseiller sur le progiciel que vous devez choisir.

La masse salariale du restaurant est compliquée avec différents salaires, conseils et différents horaires de travail. C'est souvent une bonne idée d'externaliser votre paie à votre comptable ou à un service de paie. Si vous faites de la paie en interne, vous devez choisir un logiciel de paie. Il en va de même pour la planification et la préparation fiscales.

Sélectionnez votre méthode de comptabilité

Vous avez des décisions pour que cela va de pair avec le choix de votre logiciel comptable. Tout d'abord, vous devez décider si vous utilisez la tenue de livres à entrée unique ou à double entrée pour organiser vos livres. Étant donné que l'industrie de la restauration implique de tenir des stocks, la comptabilité à double entrée est généralement recommandée.

Vous devez également décider d'utiliser des espèces ou une comptabilité d'exercice. La comptabilité accumulée vous donne la situation financière plus précise car elle enregistre les revenus et les dépenses dès que les transactions se produisent.

Choisissez un système de point de vente (POS) pour la gestion de la trésorerie

Un point de vente (POS) est l'endroit où un client paie pour son repas et tous les autres produits ou services qu'ils ont achetés dans un restaurant. Les restaurants ont besoin de fonctionnalités particulières dans leur logiciel POS, comme le suivi des ventes. Certains forfaits POS peuvent aider à la préparation et au chronométrage des menu pour les employés. Les restaurants ont également besoin d'un logiciel POS qui a de solides fonctions de gestion des stocks à la fois pour le devant de la maison et le back office. Le logiciel peut même aider à préparer la paie.

Le système POS d'un restaurant devrait avoir un clavier au registre en raison du volume des transactions par carte de crédit. Les clients peuvent ensuite utiliser leurs cartes de crédit pour effectuer une transaction sans contact.

Compiler le tableau des comptes du restaurant

Le tableau des comptes est une liste des cinq catégories de comptes qui composent le compte de résultat et le bilan. Ces comptes sont des actifs, des passifs, des capitaux propres, des revenus et des dépenses du propriétaire. L'argent entre et hors de ces comptes pendant le cours normal des affaires. Lorsque vous dépensez de l'argent ou gagnez de l'argent, vous débitez et créditez ces comptes de manière appropriée en fonction des principes comptables.

Chacun de ces comptes aura des sous-comptes qui sont spécifiques à l'industrie. Par exemple, un tableau de comptes pour un restaurant sera différent d'un tableau de comptes pour d'autres types d'entreprises. Voir l'exemple ci-dessous:

Si vous investissez dans des logiciels comptables pour les restaurants, cela vous aidera à mettre en place un tableau de comptes approprié pour votre restaurant.

Comment suivre le flux de fonds du restaurant

Il existe des comptes spécifiques dans un tableau de comptes qui sont particulièrement importants pour les restaurants. Gardez un œil sur ce qui suit:

Paie

Le compte le plus problématique des restaurants est peut-être. Les travailleurs de la restauration peuvent être à la fois des travailleurs à temps plein et à temps partiel à différents taux de rémunération. Il est conseillé d'externaliser vos services de paie ou, au moins, d'utiliser un logiciel de paie spécifique pour cette tâche.

Inventaire

Dans un restaurant, votre inventaire comprendra deux grandes classes: la nourriture et les fournitures. Suivez votre inventaire afin que vous n'en aurez pas trop, ce qui finira comme des déchets, ou trop peu, ce qui nuira à vos ventes. Vous souhaitez garder votre inventaire quotidien moyen aussi bas que possible sans faire de pénuries. Votre logiciel POS est inestimable pour vous aider à suivre votre inventaire.

Comptes à payer

Les comptes payables sont ce que vous devez à vos fournisseurs et est répertorié sur votre bilan. Lorsque vous recevez une facture, saisissez-la dans votre logiciel de comptabilité. De cette façon, vous ne paierez pas en retard vos factures. Une bonne relation avec vos fournisseurs et vos fournisseurs aidera votre entreprise.

Des flux de trésorerie

Gardez une trace de la quantité d'argent entre et hors de votre entreprise. Il est utile de connaître votre flux de trésorerie sur une base quotidienne, hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle. Développer à la fois un budget de trésorerie et un état des flux de trésorerie vous aidera à suivre votre flux de trésorerie.

Ventes

Il est important pour un propriétaire de restaurant de savoir combien de vos ventes proviennent de la nourriture et de la quantité de boissons. Vous pouvez davantage décomposer cela en repas de restauration, des repas de transport et même en différents éléments de menu en utilisant votre logiciel de comptabilité.

Coût des marchandises vendues

Le coût des marchandises vendues (rouages) dans un restaurant se compose de toutes les aliments et fournitures utilisés pour fabriquer les articles de votre menu. Vous devez distinguer les rouages ​​des autres coûts de gestion d'une entreprise, comme le loyer et les services publics ou les frais d'occupation. Le tableau des comptes pour un restaurant répertorie tous les frais d'occupation en tant que dépenses tandis que la nourriture et les fournitures sont répertoriées sous COGS.

Quels rapports sont importants pour la comptabilité des restaurants

Il existe des rapports qui sont spécifiques à la comptabilité des restaurants et à d'autres rapports que toutes les petites entreprises devraient maintenir pour les deux impôts et les objectifs de la responsabilité. Les rapports spécifiques au restaurant délimitent vos KPI. Ces rapports peuvent généralement être générés par le logiciel de comptabilité du restaurant et le logiciel POS ::

• Rapport de vente quotidien: Ce rapport vous permet de comparer vos ventes de semaine en semaine ou de mois pour voir comment se porte votre restaurant avant de déduire les dépenses.
• Coûts alimentaires: Vous devez voir combien de nourriture coûte par rapport au total des revenus apportés par la vente de produits alimentaires. Votre système POS fournit ces chiffres.
• Frais d'occupation: Ces coûts, comme le loyer et les services publics, sont vos frais généraux et ne changent pas beaucoup.
• Coûts privilégiés: Ce rapport compare vos coûts de main-d'œuvre plus les rouages ​​à vos revenus. Habituellement, les coûts de main-d'œuvre, qui comprennent la paie ainsi que les avantages sociaux, représentent environ 30% des revenus. Le coût principal dans un restaurant constitue la plupart de vos dépenses. Gardez un œil sur le coût de premier ordre car c'est là que vous pouvez économiser le plus d'argent.
• Dépenses d'exploitation: Ces dépenses ne sont pas couvertes par les dépenses de coût et d'occupation privilégiées, comme, par exemple, les dépenses de marketing et de publicité.

Ce sont les rapports que chaque petite entreprise devrait maintenir:

• Releve de revenue: Le compte de résultat est votre déclaration de profit et de perte. Il montrera vos dépenses sur une période de temps comme un mois ou un quart. Le compte de résultat répertorie vos revenus par rapport à vos dépenses.
• Bilan: Le bilan montre ce que l'entreprise possède (actifs) et ce qu'elle doit (passif), ainsi que les capitaux propres du propriétaire. Si vous devez plus que vous ne devriez prendre des mesures pour augmenter vos revenus et réduire votre endettement.
• État des flux de trésorerie: L'état des flux de trésorerie montre les entrées et les sorties de l'argent au sein de votre entreprise. C'est un outil inestimable pour garder une trace de vos besoins en espèces.