Comment faire un budget à base de zéro pour votre entreprise

La budgétisation à base de zéro ressemble à l'une de ces idées que les entrepreneurs novices introduisent dans une conversation lorsqu'ils veulent impressionner les capitaines d'industrie et les investisseurs providentiels. Mais le concept n'a pas besoin de vous effrayer ou de vous envoyer de brouillage pour l'utiliser à chaque événement de réseautage. Au lieu de cela, comprenez qu'il s'agit d'une approche rudimentaire de la gestion d'entreprise que les entreprises utilisent à chaque échelle, des micro-entreprises aux sociétés multinationales, et cela peut également aider votre entreprise à se développer avec la durabilité.

Budget zéro

À partir d'une «base zéro» (je.e., En l'absence de soldes ni de dépenses reportés), chaque période du calendrier d'une entreprise est entièrement budgétée par rapport aux besoins et aux coûts de cette période. Que ce soit un mois, un quart ou annuellement, une période peut être une mesure du temps qui fonctionne mieux pour votre entreprise.

Au début d'une nouvelle période, les exigences financières et les dépenses justifiées sont les principales contributions du budget de l'entreprise, que le budget soit plus élevé ou inférieur à la période précédente. Lorsque la période suivante commencera, vous revenez à la base zéro et répétez le processus.

Comment ça fonctionne

La budgétisation traditionnelle, ou budgétisation basée sur les coûts, implique la gestion des opérations d'une entreprise en fonction du budget des périodes précédentes. Par exemple, si une entreprise prévoit une augmentation de 5% de la production grâce à l'atterrissage d'un nouveau client, il ajoute simplement 5% au budget par rapport à la période précédente. La budgétisation basée sur les coûts suppose que toutes les dépenses précédentes pour la production et les opérations sont nécessaires et progressent avec le maintien du budget de ces fonctions sans autre analyse.

Dans la budgétisation zéro, chaque dépense doit être justifiée à chaque période, de sorte que les dépenses récurrentes sont examinées, puis approuvées, ajustées ou interrompues en fonction de la nécessité. Et les nouvelles dépenses sont analysées avec la même attention que dans la budgétisation traditionnelle, mais toujours avec la compréhension que les coûts doivent être optimisés pour l'efficacité et la valeur.

Par exemple, si vous êtes un soloprenor qui dirige une entreprise de produits de papier créative hors de votre domicile, vous pourriez décider de mettre en œuvre un budget zéro pour améliorer l'efficacité après avoir décidé de prendre votre entreprise internationale et d'expédier à l'étranger. Un domaine que cela peut affecter est vos coûts d'impression. Après une revue complète, vous avez réalisé que vous pouviez compenser les frais d'expédition supplémentaires et raccourcir le délai d'exécution en achetant deux nouvelles imprimantes et en profitant de l'achat en vrac pour l'encre d'imprimante grâce à un nouveau partenariat avec un fournisseur local. Chaque période, vous passez en revue tous les dépenses ou vos dépenses pour déterminer si le coût est justifié dans votre budget avec un rendement précieux sur votre investissement.

Comment commencer

Les étapes pour lancer une méthode de budgétisation basée sur zéro sont simples:

1. Identifiez votre objectif. Espérez-vous augmenter les revenus de 10%? Voulez-vous réduire les coûts de 2%? Votre objectif doit être mesurable et réalisable dans le délai que vous avez sélectionné.
2. Considérez comment vous pouvez atteindre cet objectif. Qu'avez-vous dans votre arsenal qui peut être utilisé pour ajuster les coûts, l'efficacité ou les ressources pour atteindre votre objectif?
3. Passez en revue vos options à partir de l'étape 2. La mise en œuvre d'une tâche vous aiderait à atteindre votre objectif? Ou avez-vous besoin de mettre en œuvre plusieurs cours d'action? Et si oui, les déplacez-vous individuellement dans le temps ou tout en une seule fois?
4. Priorisez votre nouvelle (s) tâche (s) et documentez les coûts nécessaires à la mise en œuvre.
5. Évaluer tous Les coûts et dépenses nécessaires pour cette période à venir dans tous les aspects de votre entreprise (ou le département que vous prévoyez de vous adapter pour atteindre votre objectif). Inclure les coûts nécessaires pour la ou les nouvelles tâches que vous avez documentées à l'étape 4.
6. Si l'évaluation répond à votre approbation et que toutes les dépenses sont justifiées, engagez-vous et suivez votre budget.
7. À la fin de la période, examinez vos mesures et déterminez si vous avez atteint votre objectif. La mise en œuvre s'est-elle bien déroulée? Si des erreurs ont été commises, voulez-vous s'adapter et avancer avec le processus dans la période suivante? Ou interrompre la ou les tâches?
8. Recommencez à l'étape 1 au début d'une nouvelle période.

Pourquoi cela peut être bon pour vous

En raison de sa structure détaillée, la budgétisation zéro permet aux propriétaires d'entreprise d'incorporer de nouvelles stratégies sur une période de temps sans craindre de perdre la durabilité. Souvent mis en place sur une base vallonnée, le processus offre aux propriétaires d'entreprise la possibilité de plonger en profondeur dans leurs plans de mise en œuvre et d'éviter les augmentations de budget de Carte Blanche qui peuvent ne pas montrer un retour sur investissement pendant de longues périodes.

Un autre avantage de cette méthode de gestion d'entreprise est qu'il peut réduire efficacement les coûts pour les opérations quotidiennes. Les ressources ne sont allouées que lorsqu'elles sont nécessaires, réduisant les déchets et la redondance tout en augmentant la communication entre les départements qui nécessitent une meilleure coordination pour rester au budget.

Pourquoi cela ne vous convient peut-être pas

Il est vrai que la méthode peut entraîner une baisse des coûts d'exploitation pour les grandes entreprises, mais cela signifie souvent que les départements non producteurs de revenus peuvent se réchanger. Lorsque certains domaines de votre budget tels que la production ou les ventes justifieront facilement leurs dépenses, d'autres fonctionnalités nécessaires comme le service client ou la recherche et le développement peuvent avoir plus de mal à justifier leurs dépenses au-delà.

Un autre inconvénient de la budgétisation zéro est que cela peut prendre du temps par rapport à la budgétisation basée sur les coûts ou à une budgétisation basée sur l'activité. Cela est particulièrement vrai pour les grandes entreprises, mais cela sonne également vrai pour les propriétaires de petites entreprises. Passer par chaque élément de ligne à chaque période justifiant sa nécessité peut être à forte intensité de main-d'œuvre et une utilisation inefficace de votre temps.

Où ça peut te prendre

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la budgétisation zéro oblige à examiner de plus près ce qui stimule la valeur de votre processus. Bien que prenant du temps, c'est une méthode, lorsqu'elle est utilisée correctement, cela peut entraîner une plus grande durabilité et une croissance équilibrée.

En fin de compte, chaque entrepreneur qui choisit d'utiliser une budgétisation zéro pour ses opérations apprendra certainement l'importance d'investir du temps et des ressources pour guider l'efficacité et la valeur de leur entreprise.