Comment gérer les changements sur les projets

Les chefs de projet passent beaucoup de temps à produire des plans et à établir des objectifs d'équipe. Les sponsors, les parties prenantes et les équipes passent ensuite beaucoup de temps à apporter des modifications à la portée des travaux et au processus de déploiement. Avoir un processus de gestion du changement clair et facile en place et un œil régulier sur la situation dans son ensemble, même si certains détails changent, contribue grandement à maintenir le projet d'avancer et à vous permettre de garder votre sang-froid.

Acceptez que le changement se produit

Des changements se produisent à pratiquement tous les points du cycle de vie de la gestion de projet. Reconnaître que les changements sont inévitables - en effet, souvent bénéfiques - certaines parties du processus permet aux meilleurs chefs de projet d'adopter des approches plus agiles pour la planification et l'exécution. Avoir des stratégies en place pour gérer efficacement les changements à mesure qu'ils se produisent est le moyen le plus rapide de garder l'œil de chacun sur le prix, même face à ce qui peut parfois sembler des changements constants dans la direction.

Un processus de gestion du changement structuré défini est votre livre de jeu d'exécution; Votre stratégie «Bible». Il définira, pour vous, comment réagir au mieux en tant que leader aux suggestions - voire exigence - pour le changement dans le processus de développement. Cela vous aidera à naviguer, gracieusement et avec assurance, parfois des paysages collaboratifs controversés vers la réalisation des objectifs ultimes de toutes les parties.

Le processus de gestion du changement

Le processus de gestion du changement ressemble à ceci:

• Recevoir une demande / demande de changement de processus sur le projet
• Évaluer la demande / demande de changement en mettant l'accent sur le budget du projet concernant:
  • matériaux
  • Toute exigence de permis pertinente
  • homme heures
  • Temps perdu / gagné
• Préparez et présentez aux actionnaires du projet / liaison vos recommandations pour savoir comment procéder à la demande de demande (s)
• Recevoir l'approbation de la décision des actionnaires ou la déclinaison de procéder

Regardons chacune de ces étapes à tour de rôle:

Recevoir une demande / demande de changement de processus sur le projet

Vous recevrez une demande de modification du projet de centaines de manières différentes: lors d'une réunion, par e-mail, au téléphone, dans le couloir lorsque vous vous précipitez du bureau le soir. Idéalement, vous obtiendrez les informations sur un formulaire de demande de changement, mais vous devez savoir que dans la vie réelle, de nombreux intervenants importants pensent que l'achèvement de ce type de paperasse est le travail du chef de projet - et dans votre entreprise, il pourrait être.

Le modèle de demande de changement de projet (plus à ce sujet en une minute) devrait capturer avec précision et succinctement tous les détails de la demande, mais ils vous arrivent de manière informelle. Une fois que vous pensez que tous les détails sont enregistrés avec précision, exécutez le formulaire après l'initiateur de vérification que tous les points ont été entièrement abordés.

N'oubliez pas que les changements pourraient également être de faire un travail. Ne présumez pas toujours que les changements vont se rapporter à la mise en place du travail. Le processus est le même que vous augmentez ou diminuez la portée du projet.

Effectuer une évaluation du changement

Regardez la demande de modification en détail. Vous évaluerez l'impact sur:

• Calendrier
• Documentation
• Travail effectué à ce jour et le travail encore à faire
• Budget
• Mesures de qualité
• Portée
• La disponibilité des ressources

Par exemple, un changement de logiciel peut être estimé à cinq jours. Cela n'ajouterait pas seulement cinq jours au calendrier, car il pousserait une autre tâche et le déplacerait dans un délai où la ressource clé est en vacances. Cette tâche devrait également être déplacée, donc dans l'ensemble, ce changement ajouterait huit jours au calendrier. Cela coûterait 5 000 $ à faire, et les huit jours supplémentaires nous poussent à un autre mois avec le contrat du fournisseur, il y a donc des coûts à considérer là aussi. La qualité reste la même, mais les changements de portée pour incorporer le nouveau changement. Toutes les documents pertinents devraient être mis à jour, y compris le plan de projet et les manuels de formation, qui ont déjà été lancés.

Donc, dans l'ensemble, un simple changement de cinq jours a des effets retentissants. Il est important de considérer tous les facteurs pertinents avant de prendre une décision de mise en œuvre, car avoir l'image complète peut modifier le résultat.

Préparer et présenter des recommandations

Armé d'une compréhension de l'impact complet du changement ou des modifications demandés, présentez vos recommandations concernant la viabilité du quart.

Dans certains cas, les changements ne seront pas mis en œuvre car l'avantage perçu sera inférieur au coût. Dans d'autres cas, il peut être constaté que suffisamment d'avantages pour compenser le coût de la réalisation du travail supplémentaire. D'autres cas, encore, s'avéreront que les changements seront inévitables et hors de votre vol.

La décision

Pour les petits changements qui relèvent de votre limite d'autorisation, la décision d'accepter ou de rejeter des changements vous repose (avec la bonne entrée de l'équipe). Tout ce qui est plus grand devrait être approuvé par le sponsor du projet ou le comité de projet. Termes pour ce qui relève de quelle catégorie est généralement énoncé clairement au début de tout projet.

Quel que soit le résultat, il est important de garder tout le monde impliqué dans le processus informé. L'aliénation des membres de l'équipe à tout moment du développement peut coûter l'intégrité de l'ensemble du projet, ainsi que toute collaboration future également.

Outils de gestion du changement

Un certain nombre d'outils de gestion du changement ont été développés pour rendre ce processus plus facile et plus rationalisé. Au cœur de chaque boîte à outils de gestion du changement doit être:

• Une liste de contrôle ou une carte de processus de marche des parties prenantes à travers les étapes appropriées pour augmenter la portée du projet
• Un formulaire de demande de changement de modèle (Note: Si vos projets fonctionnent en ligne à partir d'un flux de travail automatisé, c'est une excellente idée d'avoir ce formulaire inclus dans votre liste de documents)

Développement d'un formulaire de demande de changement de projet

Le formulaire de demande de changement de projet doit inclure:

• Le nom de la personne demandant la modification (le «demandeur»).
• Un identifiant unique, comme un numéro de changement (vous pouvez l'ajouter vous-même plus tard, car il est peu probable que l'une des personnes qui soulève la demande et l'utilisation du formulaire sauront quoi entrer ici).
• Une description du changement proposé, avec autant de détails que possible.
• La catégorie du changement. Idéalement, les demandeurs devraient être en mesure de choisir parmi une catégorie pré-topulée pour cette section afin qu'ils ne devaient cocher la boîte que. C'est un bon endroit pour noter si une demande de changement est relative à la réglementation ou à la conformité interne - si c'est (vraiment), vous pouvez contourner beaucoup des étapes de planification et d'évaluation et simplement continuer.
• Le «pourquoi» du changement. Quelle est la justification pour sa mise en œuvre? Pourquoi le demandeur le veut-il?
• Impact potentiel du changement proposé à différents éléments du projet, y compris le temps, le coût, la qualité et la portée. Le demandeur peut ne pas avoir tous les détails, il peut donc nécessiter que votre aide à remplir ces blancs via l'étape d'évaluation du changement. Le minimum que vous recherchez à ce stade est une clarification de savoir s'il peut augmenter, diminuer ou modifier les paramètres du projet existants.

Les formulaires de demande de modification doivent être complétés avec de l'espace pour que vous puissiez le remplir à mesure que le changement est discuté plus en détail. Un modèle doit également inclure un espace pour:

• Décision de changement: accepter, rejeter ou reporter
• Nom de la personne qui prend la décision (ou le groupe) plus la date à laquelle la décision a été prise et tout commentaire supplémentaire.

Modifications et gestion de la portée du projet

La gestion de la portée du projet est le processus qui filtre et affine les distinctions entre ce qui est nécessaire pour exécuter un projet avec succès et ce qui n'est pas. Lorsque les demandes de changement de projet sont reçues, il est nécessaire de considérer comment ces changements peuvent affecter le projet dans l'ensemble. Votre processus de gestion du changement vous aide à affiner et à définir dans le contexte, pourquoi un changement est ou n'est pas pratique ou nécessaire.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guide PMBOK) - La gestion du changement de projet de la sixième édition mérite d'être mentionnée car elle n'est pas aussi intuitive que vous le pensez. Le "Guide PMBOK"Comprend d'excellentes directives de démarrage sous la forme d'un processus appelé «portée de contrôle» dans la section de gestion de la portée du projet. Cependant, le processus de gestion du changement sur les projets doit être géré de manière plus intégrée, ce qui se reflète dans le texte. Les utilisateurs "Guide PMBOK" devraient également se référer au processus de contrôle de changement intégré Perform car il définit clairement comment tout se relie dans le paysage plus vaste.

Dans le but de devenir PMP, il est important de comprendre comment le "Guide PMBOK" couvre la gestion du changement car il fera partie de votre examen. Mais gardez à l'esprit que le processus de gestion du changement que vous utiliserez réellement sur les projets doit être intégré, facile à suivre et pratique.

Mener votre équipe à travers le processus de changement

L'équipe de projet est essentielle au succès de tout projet, il est donc utile de les engager activement lors de la gestion des modifications du processus.

Voici cinq façons d'aider votre équipe à se réconcilier avec le processus de gestion du changement de projet:

1. Être ouvert sur les changements. Faites savoir à votre équipe que le changement sur les projets est attendu.

2. Être ouvert sur le processus. Le processus de gestion du changement discuté ici ne vient pas naturellement à tout le monde. La plupart des membres de l'équipe ne sauront pas ce que l'on attend d'eux tant qu'ils n'auront pas été informés. Configurez un briefing pour passer par le processus avec eux et informer chacun de son rôle dans son exécution.

3. Rendre facile. Le changement de projet est souvent, au mieux, contrôlé le chaos. Les étapes que vous prenez pour réussir à y naviguer définissent votre courage en tant que chef de projet. Votre équipe peut trouver des changements troublants - en particulier les gros ou ceux qui inversent les décisions considérées comme étant bien réglées et les obstacles considérés comme effacés depuis longtemps. Le calendrier est faux, le budget peut être différent, les exigences sont certainement différentes.

Votre équipe vous regarde pour obtenir des conseils et une stabilisation. Rendre le processus aussi facile que possible pour eux.

4. Être là pour aider. Une nouvelle façon de travailler prend du temps pour réussir à intégrer. Si vous avez déjà géré le changement de projet de manière informelle (ou pas du tout), le passage à un processus formel pourrait prendre un certain temps pour devenir "la façon dont nous faisons les choses ici". Faites savoir à l'équipe que vous êtes là pour les aider s'il a besoin de courir quelque chose devant vous.

5. N'ayez pas peur de dire non. Tous les changements ne sont pas des propositions raisonnables. Faites savoir à votre équipe que si elle se sente fermement qu'un changement ne soit pas la bonne chose pour le projet à ce moment-là, vous les tiendrez dans cette conversation avec le demandeur de changement.

Ne pas gérer efficacement le changement est le chef de la façon dont un projet peut être complètement déraillé, alors faites attention. Armé des bonnes informations et processus, les modifications du projet peuvent être traitées de manière contrôlée, intelligente et bénéfique pour toutes les personnes impliquées.